9 modalités à savoir sur l’assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle est un évènement notoire au sein des associations. Pour bien réussir l’organisation d’une assemblée, il est important avant tout de comprendre ses règles et son fonctionnement.
Pour ce faire, nous vous avons résumé 9 modalités à savoir sur l’assemblée générale annuelle, qu’elle soit en format présentiel, virtuelle ou hybride !

 

Quelle est l’utilité d’une assemblée générale annuelle ?

Mis à part son obligation pour une grande majorité des associations, l’AGA reste tout de même un moment décisif chaque année. C’est un moment démocratique pour tout organisme.

Tenir une assemblée générale annuelle permet la prise de décision importante au fonctionnement de l’association. Elle permet aux associés d’échanger sur le bilan de l’année passée ainsi que des activités de l’année à venir.

Somme toute, l’assemblée générale permet de :

• Valider les résultats et donner le portrait financier annuel;
• Voter le renouvellement éventuel et prendre des décisions;
• Réélire les membres du conseil d’administration;
• Fixer les cotisations en fonction d’un budget prévisionnel;
• Faire évoluer l’association dans ses objectifs et sa mission.

Est-ce obligatoire de tenir une assemblée générale annuelle ? 

Selon la Loi 1901 en France, il n’est pas obligatoire de tenir une assemblée générale annuelle (AGA). 

Cependant, son utilité en soi conduit généralement à l’inclure dans le statut d’une association. La plupart du temps, les statuts, soit les règlements intérieurs de l’association, mentionnent que les comptes sont approuvés annuellement.

Si c’est le cas, l’assemblée devient alors obligatoire annuellement et doit être tenue durant les 6 prochains mois après la fin d’exercice financier. 

De plus, les associations reconnues d’utilité publique, bénéficiant de subventions publiques, agréées par des ministères, membres de fédérations sportives ou les associations de culte sont l’exception à la Loi. Ils doivent systématiquement faire une assemblée chaque année.

Quelles sont les modalités d’une assemblée générale annuelle ?

Nous savons qu’une assemblée générale permet la communication et la prise de décision entre les membres et les dirigeants. Cet évènement peut devenir convivial et constructif s’il tient compte aussi des modalités.

La bonne conduite d’une assemblée est régie par les règles statutaires, c’est-à-dire les règlements intérieurs de l’organisme associatif.

C’est avec ces règles que vous pouvez déterminer convenablement le mode de convocation, les participants, le quorum, le mode de scrutin, les conditions de vote et tout autre détail important.

Où doit avoir lieu la convocation ?

Les associés se réunissent habituellement en personne. Cependant, si ce n’est pas possible pour tous et que les statuts de la société l'autorisent, il est possible de prendre les décisions par écrit ou de se réunir de manière virtuelle ou même en mode hybride.

Si votre AGA se fait en ligne, les règles statutaires doivent être scrupuleusement respectées, de la même façon que pour une assemblée générale dont les membres se réuniraient physiquement. 

Qui peut être convoqué ?

Il faut d’abord connaître la personne responsable de la convocation. Celle-ci est habituellement désignée dans les règlements intérieurs de l’association. Il peut s’agir d’un membre du bureau comme d’un président, un secrétaire ou un membre du conseil d’administration.

Ensuite, les personnes autorisées à participer à l’assemblée sont aussi déterminées dans les statuts. En revanche, il arrive qu’il n’y ait aucune clarification à ce sujet. Il faudra alors convoquer tous les membres de l’association sans distinction.

D’autres personnes peuvent également être convoquées à des fins pratiques comme le commissaire aux comptes par exemple.

Quelle est la structure de la convocation ?

La convocation est envoyée 8 à 15 jours avant la date de l’évènement et doit contenir :

• Le nom de l’association
• La date et l’heure de la convocation
• Le lieu ou le lien URL de la réunion virtuelle
• Le représentant de la tenue de l’assemblée générale
• L’ordre du jour et les résolutions
• Le nom et la signature de l’auteur de la convocation

 

Que l’assemblée générale soit en présentiel ou en ligne, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de réunions comme Beenote pour créer un ordre du jour structuré ou utiliser leur modèle d’ordre du jour pour les assemblées générales. Ainsi, l’ordre du jour peut être suivi en temps réel ou être projeté sur un écran durant la réunion.

 

Comment se déroule une assemblée générale annuelle ? 

Avant toute chose, il faut faire signer une feuille de présence par les participants. Cela permet de connaître le nombre de personnes présentes et votantes afin de respecter le quorum établi. Si le nombre de participants est fortement réduit, la réunion doit être suspendue.

L’introduction de l’assemblée commence la plupart du temps par un discours du président de l’association. Ensuite, les rapports moraux et financiers sont normalement présentés puis le moment de délibérer en suivant soigneusement l’ordre du jour.

 

L’assemblée générale peut se dérouler ainsi :

1. Prise de présence par l’ensemble des membres présents
2. Présentation du président et du secrétaire de séance
3. Lecture des différents points figurant à l’ordre du jour
4. Vote de chaque point de l’ordre du jour dans le respect des règles de quorum figurant dans les statuts
5. Rédaction et signature du procès-verbal 
6. Clôture de la réunion

Quelles sont les formalités du vote ?

Normalement, les résolutions sont inscrites à l’ordre du jour sur lesquelles il nécessite un vote pour prendre des décisions. 

Comme mentionné plus haut, ce sont les statuts qui définissent la formalité du quorum, donc des personnes admissibles au vote ainsi que le mode de scrutin. Il existe deux formes de vote: le vote à main levée ou à bulletin secret. 

Si votre assemblée est à distance, il est possible de faire des votes par correspondance en dehors de la réunion ou des votes en séance durant la réunion.

Chaque participant avec un droit de vote dispose en principe d'une seule voix, ce qui permet de respecter le principe démocratique. Les conditions de majorité sont aussi établies en fonction de l’importance des décisions.

• Majorité relative : la décision est adoptée lorsque les votes favorables l'emportent sur les votes défavorables, quel que soit le nombre de votes.
• Majorité absolue : la proposition doit obtenir au moins la moitié des voix.
• Majorité qualifiée : elle nécessite, par exemple, les deux tiers ou les trois quarts des votes autorisés.
• Unanimité : elle crée un droit de véto au profit de n'importe quel membre.

 

Comment rédiger le procès-verbal ?

La rédaction d’un procès-verbal est indispensable! Les décisions prises doivent avoir été incluses au procès-verbal lors de l’assemblée. Ainsi il ne reste plus qu’à le réviser et le faire signer. 

En produisant un ordre du jour avec une solution de gestion de réunions comme Beenote, vous allez automatiquement créer un procès-verbal à la fin de votre réunion duquel inclus les notes, les décisions prises durant l’assemblée et gagner 80% du temps de rédaction. 

Or, le document doit comprendre les éléments de la convocation, les présences, les points de l’ordre du jour incluant les décisions. Dans certains cas, on doit y inclure une déclaration en préfecture pour déclarer des modifications plus importantes de l’association.

Somme toute, le procès-verbal permet aux absents de savoir quelles décisions ont été prises et aux participants d'avoir une base juridique à laquelle se reporter en cas de contestation. Ce document important doit être accessible à tous les associés et conservé dans un endroit sécurisé. 
 

 

Article écrit en collaboration avec Beenote. 

 

 

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Solène, chargée marketing