Comment tenir une assemblée générale à distance ?

La pandémie nous a obligé à prendre de nouvelles mesures réglementaires afin de permettre aux associations de maintenir des temps de réunions associatives à distance. Rassurez-vous, il est possible de s’organiser, de se rassembler et de voter autrement grâce à de nouveaux outils technologiques. Découvrez comment digitaliser le rendez-vous incontournable de l’assemblée générale à travers ce nouvel article !

Mon association peut-elle réunir son assemblée générale à distance ?

En premier lieu, regardez les statuts de l’association. Si ceux-ci prévoient expressément la possibilité de réunir une assemblée générale à distance, il n’y a pas d’autre question à se poser, appliquez tout simplement les règles posées par vos statuts. 

Que faire dans le silence des statuts ou bien si ceux-ci interdisent une réunion à distance ? 

En temps normal, si les statuts sont muets ou interdisent de tenir une assemblée générale à distance, les membres doivent obligatoirement se réunir physiquement. 

Pour faire face à la pandémie que nous traversons, des mesures dérogatoires permettant aux associations de poursuivre leur vie institutionnelle, ont été prises. Ainsi, les modalités de réunion à distance des assemblées générales ont été assouplies. 

En synthèse, lorsqu’une mesure administrative empêche l’assemblée générale d’une association de se réunir, l’ordonnance du 25 mars 2020 permet de l’organiser à distance et ce même si les statuts de l’association l’interdisent ! Les mesures administratives visées sont par exemple un confinement ou une limitation du nombre de personnes pouvant assister à une réunion sur le territoire. 

Cette possibilité est ouverte aux assemblées générales se tenant entre le 12 mars 2020 et le 1er avril 2021, étant précisé que ce dispositif pourra être prorogé. 

Attention, les règles sont différentes s’agissant des conseils d’administration ou autres organes de direction. 

Je peux réunir mon assemblée générale à distance ! Quelle est la marche à suivre ?

Étape 1 : Préparez vos convocations

Les règles statutaires applicables à la convocation doivent être scrupuleusement respectées, de la même façon que pour une assemblée générale dont les membres se réuniraient physiquement. 

Si les statuts imposent une convocation par voie postale, les règles dérogatoires applicables en temps de pandémie permettent, par exception, une convocation par voie électronique.

La convocation doit préciser les modalités de connexion à la réunion ainsi que les modalités de vote. 

L’auteur de la convocation ou le représentant légal de l’association est chargé de l’ensemble des aspects techniques. Pour optimiser votre temps sur cette étape, vous avez la possibilité d’envoyer cette convocation à tous vos membres en quelques clics grâce à Yapla Newsletters.

Étape 2 : Organisez la réunion en ligne

L’assemblée générale est en principe l’organe souverain de l’association et est dotée des compétences lui permettant de prendre les décisions les plus importantes de la structure. 

Afin de garantir son fonctionnement démocratique, il est courant que les statuts précisent un quorum à atteindre (nombre minimum de membres devant être présents, voire représentés). 

Si un membre ne peut pas assister personnellement à la réunion en visioconférence ou téléconférence, il peut adresser son mandat par e-mail.

Il existe une multitude de solutions pour se rencontrer en ligne. Vos critères de sélection peuvent varier en fonction de vos besoins. Le nombre de personnes que vous souhaitez réunir vous aidera dans votre choix.

Alors que Zoom vous permet de réunir jusqu’à 1000 personnes, Google Meet et Skype vous permettent d’être jusqu’à 250 personnes maximum. Plus le nombre de membres est élevé, plus les solutions sont complexes et coûteuses. 

Retrouvez plus d’outils pour organiser votre assemblée générale en ligne dans notre article Comment réinventer vos événements.

Étape 3 : Gérez les votes à distance

Deux modalités de vote sont ouvertes : le vote par correspondance, en amont de la réunion et le vote en séance, au cours de la réunion. 

Vote par correspondance

Le vote par correspondance désigne le mécanisme par lequel les membres adressent un bulletin de vote, éventuellement électronique (vote électronique), en amont de la réunion de l’assemblée générale. 

Les membres reçoivent, annexés à la convocation, par courrier ou e-mail : 

• le texte des décisions qui sont à l’ordre du jour de la réunion ; 

• un bulletin de vote ;

• les documents précisant notamment le délai dans lequel les membres devront faire parvenir leur bulletin de vote (au moins 3 jours avant la tenue de la réunion).

Si les bulletins sont envoyés par voie postale, le kit doit comprendre les différents bulletins et une enveloppe de retour pré affranchie avec un espace au dos dédié à la signature du votant.

Vote en séance

Il est également possible d’organiser le vote au cours de la réunion. Dans cette hypothèse, si les votes ont lieu à bulletin secret, une solution doit être mise en place pour garantir la confidentialité des votes. S’il est d’usage dans l’association que les votes aient lieu à main levée, la retransmission de la voix des différents participants permet à chacun d’exprimer son vote. 

Framaforms, Google Forms (gratuits) ou encore Typeform et SurveyMonkey (payants) sont des outils qui vous permettent de créer votre propre questionnaire. Assurez-vous que le formulaire ne puisse être rempli qu’une seule fois par personne. 

Vous avez aussi la possibilité de gérer les votes en adoptant des outils élaborés par des prestataires externes comme easyQuorum ou encore V8te. Cette option sera probablement plus onéreuse.

Étape 4 : L’après réunion

Le procès-verbal de la réunion qui a eu lieu devra mentionner les circonstances liées à la crise sanitaire et le fait qu’une réunion à distance a ainsi été proposée aux membres, via l’usage d’un vote électronique ou d’un vote par correspondance. 

Découvrez comment Yapla
peut aider votre association

M'inscrire au webinaire découverte

Solène, chargée marketing