Organiser un webinaire pour son association

Pourquoi organiser un webinaire pour votre association ou fondation ?

Facile à mettre en place, ‘’réutilisable’’ grâce aux enregistrements, moins coûteux et touchant un plus grand public qu’un événement traditionnel, le webinaire un outil marketing intéressant pour atteindre les objectifs de votre association.

Organiser et promouvoir le webinaire de votre association

TROUVER UN SUJET, UNE DATE ET UN CONFÉRENCIER

La première étape est de déterminer un sujet précis qui intéressera votre audience : envoyer un sondage en amont vous assure de sélectionner un thème pertinent et de piquer la curiosité des futurs participants (voir comment créer un sondage avec Yapla).

Il faut ensuite structurer le webinaire : l’enjeu est d’inciter la présence des participants (plutôt que de consulter un enregistrement) pour favoriser les interactions et donc l'intérêt de l’événement. Il est alors conseillé d’organiser un court webinaire (une heure ou moins), sur des heures optimales, par exemple sur l’heure de la pause-déjeuner. ​

Enfin, il vous faut trouver un conférencier. Le webinaire est l’occasion d’inviter un spécialiste que votre audience n’aurait pas l’occasion de rencontrer autrement. Les membres de votre association peuvent ainsi échanger avec un expert pour discuter des enjeux du sujet sur lequel porte le webinaire. Pour trouver votre conférencier, une simple recherche LinkedIn ou dans votre réseau fait souvent l’affaire ; la plupart des conférenciers acceptent de participer gratuitement. Pensez aussi à inviter vos commanditaires : un webinaire est une bonne tactique pour activer un partenariat.  ​

LA PROMOTION​

Il y a trois grands types de médias suggérés pour promouvoir un webinaire :

• Votre newsletter, même si elle est seulement destinée à vos membres. Cela vous permet de démontrer le dynamisme de votre association.
• Vos médias sociaux. Facebook s’y prête particulièrement bien avec la fonctionnalité ‘’Événements’’. Lorsqu’un de vos abonnés indique qu’il va participer, l’action est publiée sur son mur, atteignant ses amis Facebook. Voilà donc de la promotion gratuite qui fait connaître votre association et ses initiatives auprès de son réseau !
• Votre site web. Utilisez le module Événements de Yapla avec l’option ‘’Ne pas permettre les inscriptions en ligne’’ pour en faire la promotion même si vous n’êtes pas encore prêt à recueillir les inscriptions et ‘’Tarif pour les membres’’ s’il n’est pas ouvert au grand public.

La majorité des webinaires étant gratuits, il est conseillé de structurer la promotion de façon à inciter à la fois les inscriptions, mais aussi la présence des participants. En effet, lors d’un événement gratuit, le pourcentage d'absents est souvent plus haut que lors d’un événement payant. Pour ce faire, envoyez des rappels (voir les communications automatisables avec Yapla) aux inscrits, postez dans l’événement Facebook régulièrement ou encore, ajoutez une invitation calendrier dans les communications.
Si votre webinaire est payant, ces astuces sont bien sûr aussi pertinentes pour augmenter votre taux d’inscription.

Le webinaire de votre association

SÉLECTIONNER LA PLATEFORME

Tout d’abord, il faut bien sûr trouver la bonne plateforme de webinaire. Chez Yapla, nous utilisons Livestorm, mais il existe bien d’autres plateformes. Un certain nombre de critères vous aidera à trouver le parfait outil;

• La fréquence à laquelle vous pensez organiser des webinaires,
• Pour combien de participants,
• Si vous souhaitez rendre les inscriptions payantes,
• Si vous souhaitez utiliser un chat intégré pour échanger avec les participants…

Nous vous conseillons de vérifier les fonctionnalités suivantes, car elles sont particulièrement utiles:

• La possibilité de faire un test avec enregistrement pour vous écouter et jauger de la qualité de votre système de son. Très important, car dans un webinaire, vous ne pouvez pas voir la réaction des participants, ce qui donne l’impression de ‘’parler dans le vide’’ et peut-être très déstabilisant !
• La possibilité de poser des questions avant, pendant et après le webinaire. Utile pour rendre le webinaire encore plus pertinent en recueillant des questions et pour recevoir des retours qui vous permettront d’améliorer les prochains.
• La possibilité d’enregistrer le webinaire pour l’envoyer a posteriori aux participants et pour pouvoir le réutiliser plus tard comme matériel marketing.

Vous trouverez une sélection des meilleures plateformes de webinaire en ligne de Appvizer.

LE DÉROULEMENT DU WEBINAIRE

Si vous invitez un conférencier, nous vous conseillons de jouer le rôle de modérateur. Ainsi, vous pourrez introduire le thème et l’invité, mais aussi établir les règles. Souvent, celles-ci consisteront à ne pas interrompre le webinaire (les participants resteront en ‘’mute’’) mais plutôt de garder les questions et commentaires pour la fin. Avant de lancer officiellement le webinaire, il est aussi suggéré de vérifier la qualité du son. 

Pendant le webinaire, vous ne pouvez voir la réaction des participants. Assurez-vous de leur engagement (et satisfaction !) en le rendant interactif : par exemple en posant des questions ou même en utilisant la boîte de chat pour faire un sondage n temps réel. Vérifiez de temps en temps que le nombre de participants en ligne est stable : un taux élevé de personnes quittant prématurément le webinaire est évidemment mauvais signe.

CONCLURE LE WEBINAIRE

Suite à votre webinaire, prenez le temps de remercier les participants. Comme mentionné plus haut, c’est aussi l’occasion de recueillir leurs avis et suggestions. Si vous offrez ce webinaire gratuitement, c’est aussi le moment pour faire référence à votre programme membre ou votre campagne de dons : une action marketing doit toujours servir votre mission et vos objectifs.

La plupart des plateformes de webinaires offre aussi des statistiques intéressantes : le nombre d’inscrits, le nombre de participants réel, le temps moyen passé en ligne, les questions posées… Toutes ces données vous permettront non seulement d’améliorer vos prochains webinaires, mais aussi de vous assurer que c’est le bon médium pour accomplir votre mission.

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Solène, chargée marketing