Organiser un événement : 5 astuces pour surmonter les imprévus

L'organisation d'un événement associatif demande une logistique bien huilée pour garantir sa réussite. Cependant, même avec une planification minutieuse, des imprévus de dernière minute peuvent surgir. Que ce soit un changement de météo, un équipement qui tombe en panne ou encore des désistements de bénévoles, ces imprévus peuvent rapidement causer du stress et mettre en péril le succès de l'événement. Voici donc quelques astuces pour vous aider à anticiper et à faire face aux imprévus pour garantir une expérience mémorable à vos participants, vos bénévoles mais aussi à votre équipe organisatrice !

1. Il n'y a pas de problème, il n'y a que des solutions : restez positif !

Avant toute chose, quel que soit l’imprévu auquel vous devrez faire face, n’oubliez pas de garder une attitude positive et de faire preuve de flexibilité pour trouver des solutions optimales.

Gardez en tête qu’il y a toujours une voire plusieurs solutions. Aucun plan ou programme ne déroule comme prévu à la lettre. Avec l'aide des bénévoles disponibles et en adaptant l'organisation de l'événement en conséquence, vous réussirez à garder le cap !

En adoptant une approche proactive, vous pourriez même transformer les imprévus en opportunités pour améliorer votre évènement. Dans tous les cas, votre évènement sera une belle expérience riche d’apprentissages pour votre organisation.

2. La sécurité, une priorité absolue lors de vos évènements associatifs

La sécurité de vos participants doit être votre priorité absolue lors de l'organisation de votre événement associatif. Il est essentiel d’anticiper les imprévus liés à la sécurité et mettre en place des solutions pour y pallier. Voici quelques idées d’actions faciles à mettre en place pour renforcer la sécurité de votre événement.

Protéger les participants et son équipe

De nombreux imprévus liés à la sécurité peuvent survenir : blessures, incendie, intrusion, vols… Il est important de garder en tête qu’en tant qu’organisateur de l'événement, vous êtes responsable de la sécurité des participants et des équipes organisatrices sur place. Il est donc important de mettre en place des solutions pour anticiper et gérer au mieux ces imprévus. Voici quelques solutions à considérer :

• Prévoir une voire plusieurs trousses de secours : sur chacun de vos évènements associatifs, assurez-vous d’avoir toujours une trousse de secours à portée de main. Celle-ci doit contenir à minima des fournitures médicales de base, telles que des pansements et des compresses. Vous n’en avez pas prévu ? Rendez-vous à la pharmacie la plus proche pour vous équiper du nécessaire.
• Anticiper un plan de secours : Vous devez élaborer un plan de secours en cas d'urgence. Il doit inclure des procédures claires pour les situations d'urgence.
  • Identifiez les risques potentiels pour votre événement (incendie, blessures, etc), 
  • Désignez une personne ou un groupe responsable de la mise en place le plan de secours le jour J,
  • Déterminez les rôles et responsabilités de chaque membre de l'équipe en cas d’urgence,
  • Renseignez-vous sur le plan d'évacuation du lieu de votre événement et assurez-vous que tous les participants et le personnel sont informés de la procédure.

• Recours à des vigiles de sécurité : Engager des vigiles de sécurité peut être une solution efficace pour prévenir les intrusions et les vols, et assurer la sécurité des participants. Les vigiles doivent être formés pour gérer les situations d'urgence et doivent être en mesure de communiquer efficacement avec les participants et le personnel.

Protéger votre association avec une assurance

Pour couvrir les risques liés à l'organisation de votre évènement, il peut être judicieux de souscrire à une assurance associative. Votre assurance peut par exemple couvrir les dommages corporels ou matériels, les pertes financières et les responsabilités légales qui peuvent survenir lors de votre évènement. 

3. Gérer le manque de bénévoles et de personnel le jour-J de votre évènement 

Des désistements de dernières minutes dans l’équipe bénévole peuvent arriver pour diverses raisons. Pour garder le cap, il est important de savoir gérer le manque de bras pour garantir le succès de l'évènement ! 

Recruter des bénévoles en dernière minute

En utilisant la fonctionnalité newsletter de Yapla, vous pouvez envoyer un message à tous vos contacts ou à une cible particulière au choix pour solliciter des bénévoles supplémentaires. 

Par ailleurs, plusieurs plateformes en ligne, telles que Benevolt, peuvent vous aider à trouver rapidement des bénévoles prêts à donner de leur temps pour des évènements associatifs. 

Vous pouvez également contacter d'autres associations ou groupes de bénévoles pour demander de l'aide. 

À l’arrivée des nouvelles recrues, n'oubliez pas de bien donner des instructions claires aux bénévoles afin de leur expliquer leurs rôles et responsabilités.

(Re)prioriser les tâches à faire

En cas de manque de personnel, il est important de revoir les priorités des tâches à accomplir lors de l'évènement. Il faut identifier les tâches essentielles pour le bon déroulement de l'évènement et les tâches moins prioritaires qui peuvent être effectuées plus tard ou simplement abandonnées si nécessaire. 

Il est également important de déléguer les tâches en fonction des compétences de chacun et de ne pas surcharger les bénévoles disponibles.

Optimiser l'organisation avec les personnes disponibles

Lorsque vous avez moins de personnel que prévu, il est plus que jamais essentiel d'optimiser l'organisation de l'événement avec les personnes disponibles. Il est important de communiquer avec les membres de l'équipe pour déterminer leurs compétences et leurs disponibilités, puis de les affecter à des postes où ils peuvent être le plus utiles.

Il est également important d'adapter l'organisation de l'événement en fonction du nombre de personnes disponibles. Par exemple, si vous avez moins de personnel pour la billetterie, vous pouvez envisager d’inciter davantage vos participants à prendre sur votre billetterie en ligne en amont de l’évènement ou via un QR code à l’entrée. Cela vous permettra de libérer des bénévoles à l'accueil de votre événement.  

4. Ajuster le programme de l’évènement à la dernière minute

Communiquer les changements de programme à votre équipe

Face aux imprévus qui peuvent survenir lors d'un événement, il est souvent nécessaire d’ajuster le programme en conséquence. Il est important de trouver des manières agiles d'ajuster le programme de façon à garder la meilleure expérience possible pour les participants. 

Les imprévus peuvent parfois nécessiter d’ajuster le programme de façon plus ou moins conséquente. Il est donc important de prévenir l'équipe organisatrice dans la mesure où cela impacte leur mission et qu’ils devront donner de nouvelles informations aux participants. 

Informez les participants du nouveau programme

N’oubliez pas que les changements mineurs peuvent passer inaperçus auprès des participants, et il est préférable de se concentrer sur les changements majeurs qui auront un impact sur leur expérience globale. Mais dans le cas d’un gros changement de programme que vous jugez nécessaire de faire connaître aux participants, il est important de prévoir une communication claire et efficace : cela peut être par email si le changement intervient avant le jour J, ou par une prise de parole si le changement intervient pendant l'évènement. 

Il peut également être intéressant de prévoir une compensation si l'imprévu altère l'expérience des participants, comme une boisson offerte ou une réduction pour le prochain événement. Par exemple, si vous organisez un festival de musique et qu'un artiste doit annuler sa prestation à la dernière minute, cela peut avoir un impact important sur la satisfaction des participants qui ont payé pour voir cet artiste. Dans une telle situation, il pourrait être utile de trouver un moyen de compenser les participants. Vous pourriez offrir une boisson gratuite à chaque participant, ou leur donner une réduction pour le prochain événement que vous organisez. 

Si vous avez choisi Yapla pour vendre vos billets d’entrée, vous pouvez utiliser la fonctionnalité newsletter pour prévenir vos participants des changements. 

5. Faire face aux pannes d’équipements de dernière minute

Vous avez probablement prévu du matériel technique pour le jour J tel que des systèmes de sonorisation, des lumières, des ordinateurs ou encore des appareils de projection. Malheureusement, il arrive parfois que ces équipements tombent en panne au dernier moment. Il est donc crucial de prévoir un plan B pour faire face à ces imprévus. 

Prévoir des équipements de secours en cas de panne

Dans la mesure du possible, nous vous recommandons de prévoir des équipements de secours pour pallier les pannes de dernière minute. 

Cela peut inclure des microphones de rechange, des projecteurs de secours, des enceintes supplémentaires, etc. 

Il est également important de s'assurer que ces équipements de secours soient testés et prêts à être utilisés en cas de besoin.
 

Faire un inventaire des équipements avant l'événement

Il est important de faire un inventaire complet de tous les équipements nécessaires à l'événement avant le jour J. Cela permettra de repérer d'éventuels manques et de les combler avant le début de l'événement. 

Garder des outils de bricolage et de réparation rapide sous la main 

En plus des équipements de secours, il peut être utile de prévoir des outils pour la réparation rapide en cas de panne. Cela peut inclure des tournevis, des câbles de rechange, des fusibles, etc. Ces outils permettront de résoudre rapidement les problèmes mineurs qui peuvent survenir pendant l'événement.

En prévoyant des équipements de secours, en faisant un inventaire complet avant l'événement et en prévoyant des outils pour les réparations rapides, vous serez mieux préparé pour faire face aux pannes d'équipements de dernière minute et assurer le succès de votre événement associatif !
 

En résumé, tenez vous prêts à faire face aux imprévus pour mieux les appréhender et les gérer

De façon générale, l'organisation d'un événement nécessite une logistique efficace et une planification minutieuse pour garantir la réussite de celui-ci. Cependant, il est également important de rester ouvert aux imprévus qui peuvent survenir malgré tous les efforts de préparation. La sécurité des participants et de l'équipe organisatrice doit être une priorité absolue ! 

Il est également crucial d'anticiper et de gérer les éventuelles pannes de matériel ou les manques de personnel qui pourraient survenir le jour de l'événement. Cela peut être fait en veillant à bien s'entourer d'une équipe compétente et en ayant un plan d'action solide en cas d'urgence.

Mettre en place une billetterie en ligne vous aidera à limiter les imprévus en matière de vente de billets et d'assurer une gestion efficace des entrées.

En fin de compte, la clé de la réussite d'un événement réside dans l'esprit positif et l'agilité avec lesquels les éventuels imprévus sont traités. Nous espérons que cet article vous a été inspirant pour l'organisation de vos prochains évènements. 

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Solène, chargée marketing