Automatiser la gestion de son association

Pour faire évoluer votre organisation, certaines tâches répétitives et manuelles doivent être automatisées. D’ailleurs, les principales fonctionnalités de Yapla vous permettent justement en tant qu'association d'améliorer l'efficacité de la gestion de vos membres, des dons ou encore de vos événements.

Vous avez peut-être besoin et envie d’aller plus loin et d’automatiser d’autres processus dans vos activités ? Recherche de financement, de bénévoles, de candidats pour vos offres d’emplois… C’est pour répondre à ce type de besoin spécifique et propre à votre organisation que nous avons développé la fonctionnalité Données dans Yapla. 

Parfois méconnue des utilisateurs, cette fonctionnalité est pourtant puissante car elle permet à votre équipe de consacrer son temps à d'autres tâches à plus forte valeur ajoutée. Si vous êtes heureux d'apprendre que cet outil ne nécessite pas d'être informaticien et de savoir écrire du code, alors cet article devrait vous plaire ! 

Quelques étapes clés pour réussir l’automatisation de vos tâches et processus répétitifs 

1. Identifier les tâches et les processus à automatiser

La première étape de l'automatisation de vos activités consiste à identifier et exprimer clairement vos besoins en matière d’automatisation des tâches. 
Pour cela, posez-vous les bonnes questions et n’hésitez pas à vous poser à l’écrit pour y répondre. Par exemple, vous pouvez vous demander : 

• Qu’est-ce qui me prend le plus de temps au quotidien quand je travaille pour l’association ? 
• Est-ce qu’il m’arrive de saisir des informations en double ? Si oui, lesquelles ?
• Suis-je amené(e) à approuver manuellement des demandes, des candidatures, des dossiers… ?

Cette étape vous permettra d’identifier les différents processus et tâches répétitives, que vous souhaiteriez améliorer et qui sont susceptibles d'améliorer votre efficacité au quotidien !

Maintenant que vous savez ce que vous souhaitez automatiser, nous vous suggérons de poser dans le détail, les différentes étapes et actions à entreprendre pour réaliser les tâches et processus que vous avez identifiés ! 

2. Prioriser vos projets d’automatisation

Une fois que vous disposez de votre liste de tâches et processus qui présentent des possibilités d'amélioration. La hiérarchisation de cette liste est essentielle ! 
Que souhaitez-vous automatiser en priorité ? Quels facteurs doivent être pris en compte lors de la hiérarchisation des processus à automatiser ? À vous d’en décider en fonction des impacts pour votre équipe, et pour vos différentes parties prenantes de façon générale, mais aussi de la faisabilité d’un point de vue financier et d’un point de vue de délai de réalisation.

3. Transformation digitale

Inutile de dépenser des millions d’euros dans un logiciel de codage personnalisé piloté par l'IA pour automatiser vos processus. Il existe des logiciels et plateformes comme Yapla, qui ont été spécialement conçues pour les associations, fondations et fédérations ! 

Numériser les processus de son association avec Yapla

Si Yapla est souvent utilisé pour simplifier la gestion de ses membres, la plateforme donne accès à de nombreux autres modules, comme la fonctionnalité Données qui vous permettent d'automatiser vos processus grâce à la création de web formulaires sur-mesure et à l’efficacité des workflows de validation de données.

Qu’est-ce qu’un formulaire web ?

Un formulaire web est un support qui permet à vos visiteurs d'entrer en contact avec vous et de vous envoyer des informations.
Les formulaires sur votre site internet peuvent être de différente nature, telles que des formulaires de : 

• contact,
• inscription à la newsletter de votre organisation, à des concours, 
• demande d’accréditation,
• satisfaction,
• candidature…

Sur Yapla, vous pouvez créer vos formulaires sur-mesure, on peut tout imaginer en fonction de vos besoins. Vous pouvez inclure des champs divers et variés tels que des : 

• Zones de texte, 
• Cases à cocher, 
• Listes déroulantes, 
• Champs cachés, 
• Téléchargement de fichiers,...

Astuces - les erreur à éviter dans ses formulaires

Quel que soit le formulaire que vous créez, il y a quelques erreurs à éviter. Soyez vigilant aux questions illogiques et inappropriées qui pourraient facilement nuire à l'image de votre organisme. 
Par exemple, si vous souhaitez ajouter un formulaire de contact à votre site web, inutile de demander une adresse de domicile. Cela pourrait non seulement créer de la confusion, mais aussi de la méfiance et, il y a de fortes chances que votre visiteur finisse finalement par passer son chemin. 

Un workflow de validation, qu’est-ce que c’est ?

Les workflow sont des processus de validations qui permettent de collecter des données et de les traiter.

Si le concept peut paraître complexe à première vue, les workflows sont devenus un incontournable pour de nombreuses structures.

Traitement automatisé de candidatures pour une offre d’emploi, traitement automatisé des demandes d’accréditation d’activité, ou encore d’ajout de documentation dans une bibliothèque en ligne… En fait, c’est ce système de workflows qui permet de faciliter la gestion quotidienne de son association et d’enrichir son offre de service !

Comment ça fonctionne dans Yapla ? 

Yapla propose deux modes de fonctionnement, les workflows personnalisés et les workflows systèmes. Il existe présentement quatre workflows systèmes : Validation simple, Soumission, Paiement et Validation avec révision. Pour les besoins plus spécifiques, le workflow personnalisé permet de définir soi-même les différents statuts.

Grâce à la fonctionnalité Yapla Données, vous pouvez créer autant de formulaires sur-mesure que vous le souhaitez. Les informations collectées via ces formulaires sont directement transmises à votre base de données. 

L’avantage, c’est que vous avez la possibilité d’être notifié par email, à l'adresse électronique de votre choix, llors du changement de chaque statut si vous le souhaitez. Vous exploitez ainsi plus facilement et plus rapidement les données collectées pour en tirer encore plus de valeur ajoutée.

Cette fonctionnalité vous permet donc de collecter des informations mais vous pouvez aussi vous en servir pour offrir de nouveaux services à votre communauté. 

Des exemples pour vous inspirer

La ressourçothèque du Pôle de Ressources en Éducation Thérapeutique du Patient d’Ile de France (ETP)

Le Pôle de Ressources en ETP aide les professionnels de santé et associations de patients à mettre en place des activités éducatives. L’organisme a choisi Yapla pour moderniser son site web et pour développer une ressourçothèque coconstruite avec sa communauté. 

Principe et fonctionnement de la ressourçothèque

Sur son site web, le Pôle de Ressources en Éducation Thérapeutique du Patient d’Ile de France propose une vaste base de ressources en Education Thérapeutique des Patients à ses utilisateurs. Il s’agit d’une ressourçothèque, ou encore médiathèque numérique qui met à disposition des documents, des vidéos, des images, des textes ou encore des outils.  

Cette médiathèque est enrichie avec le temps par ses propres utilisateurs. En effet, n’importe quelle personne dans la communauté peut proposer de partager une de ses ressources via un formulaire. 

L’organisme garde tout de même le contrôle sur les ressources qui sont proposées sur son site web grâce au workflow de validation que nous pouvons schématiser comme ceci : 

Qu’est-ce que cela signifie ? Une fois la nouvelle ressource envoyée par l’internaute, l’organisme peut examiner le contenu proposé par l’internaute et décider si la ressource peut être publiée ou pas sur son site internet. Ce n’est qu’une fois que l’organisation a validé la ressource que celle-ci est publiée sur le site web. 
D’ailleurs, pour faciliter la gestion et le suivi des ressources, l’organisme a la possibilité d’ajouter des statuts personnalisés aux ressources en base de données :  “Ressource à vérifier”, “Ressource en cours de validation” ou encore “Ressource publiée”. 

À chaque statut personnalisé, l’organisme peut programmer une communication automatique pour ses équipes en interne mais aussi pour sa communauté. Ainsi, si l’organisation le souhaite, elle peut programmer une communication qui prévient son équipe qu’une nouvelle ressource est à valider, au même titre qu’elle peut configurer un message pour prévenir sa communauté lorsqu’une nouvelle ressource vient d’être ajoutée à la médiathèque.

Cet exemple de ressourçothèque peut être facilement appliquée à n’importe quel(s) autre(s) cause, secteur, domaine. 

Automatisation des tâches : on peut tout imaginer avec Yapla !

Page emploi / carrière / bénévolat sur laquelle on peut postuler directement : vous pouvez parfaitement disposer d’une page sur laquelle vos candidats peuvent postuler directement et joindre leur CV et lettre de motivation. 

Plateforme de mise en relation : La fonctionnalité Yapla Données permet de mettre facilement en relation des parties prenantes liées à votre cause comme :  

• Professeur de soutien - élèves en difficulté ; 
• Producteurs locaux - restaurants locaux 
• Associations locales - bénévoles locaux… 

Quelle que soit la direction que vous décidez de prendre, l'automatisation de vos processus peut vous aider à économiser beaucoup de ressources et à développer votre organisation. 

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Solène, chargée marketing