6 conseils pour gérer votre association (plus) sereinement

Quelle que soit la taille de votre association, gérer une association est une responsabilité importante qui n’est pas à négliger. Aujourd’hui, nous vous proposons de découvrir quelques conseils faciles à appliquer afin de simplifier la gestion de votre association au quotidien. C’est parti !

1. Définir des rôles clairs pour chaque membre de l'équipe

Chaque membre d'une association joue un rôle crucial dans la réussite d'un projet collectif. Assurez-vous que chaque personne connaisse précisément ses responsabilités en créant des fiches de postes détaillées. Cela facilite la communication interne et permet à chacun de savoir qui contacter pour obtenir des informations spécifiques.

2. Former et accompagner les nouvelles recrues

Comme dans une entreprise, il arrive que de nouvelles personnes rejoignent l’association ou encore que d’autres se voient attribuer de nouvelles responsabilités. L'accueil et la formation des nouveaux membres sont essentiels pour maintenir la dynamique de votre organisation. Vous pouvez par exemple :

• Organiser des sessions de passation
• Désigner des mentors ou parrain / marraine pour accompagner efficacement les nouveaux arrivants
• Envisager des collaborations avec d'autres associations pour échanger des expériences et des pratiques bénéfiques

3. Maîtriser l'art de la délégation

Qui n’a jamais entendu ce fameux dicton : “seul on va plus vite, ensemble on va plus loin” ? Et oui, savoir déléguer et travailler en équipe n’est pas toujours évident et pourtant, c’est crucial.
Essayer de tout faire seul, c’est impossible, voire risqué. Ne pas déléguer, c’est prendre le risque d’être surmené, d’exclure les membres, et, in fine, c’est prendre le risque de ne pas atteindre les objectifs de l’association.  Commencez par distinguer clairement les tâches qui nécessitent votre attention de celles qui peuvent être déléguées. Encouragez la collaboration en confiant des responsabilités précises à d'autres membres, ce qui réduit le risque de surmenage et favorise un engagement accru.

4. Documenter ses procédures internes

Il est essentiel de documenter vos processus pour garantir que chaque membre puisse travailler de manière autonome et efficace. Ces procédures écrites facilitent grandement les passations de rôles et assurent une continuité sans faille, même en cas de changement fréquent au sein de votre équipe.

Documenter les procédures permet à tous les membres de comprendre rapidement les étapes à suivre pour chaque tâche spécifique, de l'organisation d'événements à la gestion financière. Cela aide également à standardiser les pratiques au sein de l'association, réduisant ainsi les erreurs et augmentant la productivité. En investissant dans cette structure documentée, vous renforcez les capacités de votre équipe et améliorez l'efficience de votre association.

5. Prioriser ses tâches

La gestion du temps est cruciale : commencez par lister et prioriser les tâches. Utilisez des outils numériques pour organiser votre emploi du temps et fixer des échéances claires, ce qui vous aidera à rester concentré et productif.

6. S'équiper d'un outil qui simplifie la gestion au quotidien

Pour optimiser la gestion de votre association, il est crucial de choisir un outil qui centralise toutes vos activités en un seul endroit. Yapla est une solution tout-en-un qui simplifie considérablement la gestion quotidienne de votre association. Accessible gratuitement, cette plateforme vous permet d’encaisser des paiements pour les adhésions, les dons, et les événements sans frais.

Yapla offre une suite complète d'outils de gestion et de communication, incluant la création de sites web, l’envoi de newsletters, la gestion de la comptabilité, et un CRM pour suivre et engager vos membres. En utilisant Yapla, vous réduisez la complexité administrative et augmentez l'efficacité de votre communication, ce qui vous permet de vous concentrer davantage sur les objectifs de votre association.

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Solène, chargée marketing