CRM pour associations : préparer votre transition en 6 étapes

Vous êtes une association et vous souhaitez mettre en place un CRM pour gérer efficacement votre communauté et vos activités ? La rédaction d'un cahier des charges est la première étape clé de votre projet. En effet, ce document détaillé et structuré permettra de définir clairement vos besoins et vos attentes vis-à-vis de votre futur CRM. 

Dans cet article, nos chefs de projets ont mis leur années d’expériences de réalisation de projet CRM d’association à profit et vous expliquent étape par étape comment rédiger un cahier des charges efficace pour votre projet CRM association !

Identifier les besoins de votre association 

Avant de rédiger votre cahier des charges pour votre projet d’implémentation d’un nouveau CRM, il est essentiel de faire un état des lieux. L’objectif est d'identifier vos besoins et vos processus internes en termes de gestion de communauté et d'activités. 

Pour cela, vous pouvez vous poser les questions suivantes et formuler les réponses avec précision à l’écrit :

Quels sont les objectifs de notre association ? Souhaitez-vous par exemple augmenter le nombre d'adhérents de 15% ou encore vendre plus de tickets d'entrée aux événements ? Voici un exemple d’objectif : "Notre objectif est d'augmenter le nombre de donateurs de 20% au cours de l'année en cours, pour nous aider à financer de nouveaux projets".

Quelles sont les fonctionnalités dont nous avons besoin pour atteindre ces objectifs ? Souhaitez-vous par exemple permettre à vos adhérents de renouveler leur adhésion depuis un espace privé sur votre site web ? Ou encore, avez-vous pour ambition de développer la stratégie de communication digitale de votre association ? Par exemple : "Nous avons besoin d'une fonctionnalité de collecte de paiements en ligne pour nos adhésions et nos dons, ainsi que d'une fonctionnalité de gestion d'événements pour organiser nos événements annuels et les réunions de membres."

Quels sont les besoins spécifiques de notre association ? Par exemple, avez-vous besoin de permettre à plusieurs utilisateurs d'utiliser le logiciel tout en limitant l'accès à certaines fonctionnalités pour des raisons de sécurité des données ? Si tel est le cas, alors cela pourrait se formaliser de cette façon : "Nous avons besoin de permettre l'accès à notre logiciel CRM à plusieurs membres de notre équipe tout en limitant l'accès à certaines fonctionnalités sensibles pour protéger la confidentialité des données de nos membres."

En identifiant clairement vos objectifs, les fonctionnalités nécessaires et vos besoins spécifiques, vous pourrez rédiger un cahier des charges complet et précis pour votre projet CRM association. Nous entrons justement à présent dans le vif du sujet ! 

Rédiger le cahier des charges pour le projet CRM de votre association

L’heure est à la rédaction du cahier des charges ! Gardez toujours à l’esprit que l’objectif du cahier des charges est de permettre à n’importe quel prestataire d’analyser vos enjeux afin qu’il vous propose la solution la plus adaptée possible à vos besoins et à vos exigences. 

1. Présentez votre association et votre mission

Dans cette première partie, vous devez présenter votre association et son environnement. Vous pouvez inclure des informations sur votre histoire, votre équipe, votre communauté, vos services et vos activités ou encore vos partenaires, etc. Cela permettra à votre prestataire de mieux comprendre vos spécificités et vos enjeux.

2. Détaillez vos objectifs et enjeux

 À cette étape, vous devez expliquer pourquoi vous souhaitez mettre en place un CRM et ce que vous attendez de ce dernier. Vous pouvez mentionner les bénéfices que vous espérez obtenir en termes de gain de temps, d'efficacité, de fidélisation de vos membres, etc. Soyez le plus précis possible et surtout, assurez-vous que les objectifs que vous avez définis sont réalistes et atteignables. Évitez les demandes excessives ou irréalisables.

3. Décrivez les fonctionnalités attendues

Vous avez très certainement déjà une idée des différentes fonctionnalités que vous attendez de votre futur CRM. Décrivez chacune d'entre elles en les classant  par thème ou par importance si vous pouvez. 

Par exemple, vous pouvez préciser que vous souhaitez une fonctionnalité de gestion des adhérents, une fonctionnalité de suivi des événements, une fonctionnalité de gestion de site web et de contenu, etc. N'oubliez pas de spécifier les conditions d'utilisation de ces fonctionnalités, notamment en termes de sécurité des données.

4. Identifiez les contraintes techniques de votre organisme

L’objectif de cette quatrième étape est de préciser les contraintes techniques liées à l'implémentation de votre CRM. Par exemple, vous pouvez préciser que votre association utilise un autre logiciel ou une application et que le nouveau CRM devra être compatible avec ce dernier. Vous pouvez également spécifier les exigences en termes de sécurité des données, d'hébergement, de sauvegarde, etc.

5. Définissez un délai et un budget

L’implémentation d’un nouveau CRM est un projet à part entière. Il est nécessaire de préciser les délais et le budget que vous souhaitez allouer à votre projet CRM. 

Vous pouvez décrire les différentes phases du projet et les délais attendus pour chacune d'entre elles. Vous pouvez par ailleurs indiquer le budget global ainsi que les modalités de paiement. D’ailleurs, n'oubliez pas de tenir compte des coûts d'implémentation, des frais de maintenance, de l'hébergement, des mises à jour, etc. 

6. Déterminez les critères d'évaluation pour choisir le meilleur prestataire

Les critères d'évaluation sont très importants. C’est ce qui vous permettra de sélectionner le meilleur prestataire pour votre projet. Vous pouvez préciser les critères de sélection en termes de compétences, d'expérience ou encore de références. 

En rédigeant votre cahier des charges avec soin et en prenant en compte tous les éléments clés, vous pourrez vous assurer de trouver le prestataire le plus adapté à vos besoins. Vous pourrez également vous assurer que le projet CRM sera mené à bien dans les délais et le budget impartis.

Conseils pour une rédaction efficace de cahier des charges

Tout d’abord, assurez-vous d’être toujours clair et précis dans ce que vous écrivez. Le cahier des charges doit être facilement compréhensible pour tous les prestataires qui le liront. Évitez donc les termes trop techniques ou les abréviations peu courantes. Utilisez un langage simple et des phrases courtes pour faciliter la lecture et la compréhension.

Plus vous serez précis et exhaustif, plus les prestataires pourront facilement comprendre vos besoins et vous proposer des solutions adaptées. N'oubliez pas de détailler toutes les fonctionnalités que vous attendez de votre CRM, ainsi que toutes les contraintes techniques de votre organisation. 

Enfin, restez ouvert aux suggestions ! Même si vous avez une idée précise de ce que vous attendez de votre CRM, restez ouvert aux propositions des prestataires. En tant qu’experts, ils pourront vous apporter des idées novatrices ou des fonctionnalités que vous n'aviez pas forcément envisagées et qui pourraient pourtant bien faire la différence ! 

Conclusion sur le cahier des charges pour votre association

En somme, la rédaction d'un cahier des charges efficaces est une étape essentielle pour réussir son projet de CRM. En suivant nos différents conseils, vous pourrez rédiger un cahier des charges clair et précis qui répondra à vos besoins et attentes.

Si vous souhaitez bénéficier d'une aide personnalisée pour la rédaction de votre cahier des charges, je vous invite à prendre rendez-vous avec les experts des Services Professionnels de Yapla. Ils sont à votre disposition pour vous guider dans votre projet de CRM et vous aider à faire les meilleurs choix pour votre organisation. 

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Solène, chargée marketing