Optimiser la rentrée avec un bulletin d'adhésion en ligne

La rentrée arrive et c’est bientôt l’heure de vous occuper des inscriptions à l’association, de retrouver vos anciens membres ou encore d’en accueillir de nouveaux. Pas de temps à perdre, cette année, optons pour l’efficacité et la simplicité ! 

L'importance de la préparation de la rentrée associative

La rentrée est un moment pivot pour chaque association, marquant le début d'une nouvelle année d'activités et d'engagements. Il est primordial d'être bien préparé pour accueillir efficacement les nouveaux membres et renouveler les adhésions. Avez-vous pensé à tout ? Votre bureau est-il prêt, l'Assemblée Générale planifiée, et les communications de rentrée envoyées ? Excellent ! Mais n'oubliez pas un élément crucial : le bulletin d'adhésion.

Tout savoir sur le bulletin d'adhésion

Le bulletin d'adhésion est plus qu'un simple formulaire, c'est le document qui officialise l'entrée des membres dans votre association. En le remplissant, l'adhérent accepte les conditions de votre association et en devient membre officiel. Ce document est essentiel pour recueillir les informations importantes des membres, qu'ils soient nouveaux ou revenants.

Nécessité du bulletin d'adhésion

La loi n'impose pas systématiquement l'usage d'un bulletin d'adhésion, sauf mention contraire dans les statuts de l'association. Cependant, ce document reste un outil précieux pour gérer efficacement les adhésions, maintenir à jour les données des membres, et faciliter la communication.

Avantages de l'utilisation des bulletins d'adhésion

Utiliser un bulletin d'adhésion structuré permet de :

• Collecter rapidement les informations nécessaires,
• Garder un suivi organisé des membres,
• Faciliter les renouvellements d'adhésions et mises à jour annuelles,

Informations cruciales à inclure dans le bulletin d'adhésion

Les informations à demander dépendent du type et des besoins spécifiques de votre association. Cependant, certaines informations sont généralement indispensables, telles que :

• Identité : nom, prénom, date de naissance
• Coordonnées de contact : adresse email, numéro de téléphone, etc.
• Adresse postale 
• Montant et date de la cotisation

Informations supplémentaires utiles

Selon l'activité de votre association, vous pourriez également demander :

• Contacts d'urgence
• Niveau d'expérience dans l'activité proposée par l'association
• Historique de la pratique
• Informations permettant d'accéder à des réductions (quotient familial, etc.).
• Autorisation parentale pour les mineurs
• Certificats médicaux pour les activités physiques

Simplifier le parcours d’inscription à votre association grâce au numérique

Pour bien démarrer l’année, notre conseil n°1 est de faire le point sur le processus d’inscription actuellement en place. L’objectif est de lister les étapes nécessaires pour devenir membre à votre organisation afin de savoir si le parcours est plutôt complexe ou plutôt efficace. Plus il y a d’étape à suivre, plus c’est complexe et vous risquez de passer à côté d’adhérents qui préfèrent renoncer à s’inscrire face à la complexité et la longueur du processus. 

L'adoption de l'adhésion en ligne offre de nombreux avantages :

• Simplification de la gestion pour vous
• Meilleure expérience pour vos adhérents 
• Sécurisation des paiements
• Modernisation de l'image de votre association

Comment mettre en place un système adhésion en ligne ?

Avec Yapla, pas besoin d’être un expert en informatique pour pouvoir gérer votre collecte de cotisations sur votre ordinateur. Cela vous fera gagner beaucoup de temps, en plus, ce sera aussi plus pratique pour vos membres ! 

La bonne nouvelle, c’est que votre association n’a pas besoin de disposer d’un site internet pour se lancer. Avec Yapla, votre page d’adhésion est automatiquement générée. Vos adhérents peuvent alors payer leur cotisation directement, en quelques clics. Paiement par carte bancaire, chèque, espèce, voire même par chèque vacances, les possibilités sont nombreuses ! 
 

Avec ce fonctionnement, fini les allers-retours à la poste pour envoyer et recevoir leur bulletin d’adhésion, ou encore les allers-retours à la banque pour déposer des chèques de cotisation. Plus besoin de perdre du temps sur vos tableaux Excel difficiles à tenir à jour chaque année…

“Aujourd’hui, Yapla c’est un gain de temps énorme ! Dès qu’un adhérent paie son adhésion, la plateforme lui envoie son bulletin d’adhésion par mail avec un petit mot de bienvenue et, son paiement est automatiquement enregistré dans la partie comptabilité de la plateforme.” - Christelle de SDTB, Notre bataille
 

Voici un petit exemple de monopage d’adhésion que vous pouvez créer vous-même en 2 minutes, à peine :  

N’hésitez pas à personnaliser votre formulaire d’adhésion en fonction des informations que vous souhaitez collecter sur vos membres. Si vous êtes un club sportif, vous pouvez par exemple ajouter un champ document “certificat médical” afin que vos adhérents vous transmettent leur certificat lors de leur inscription en ligne.

Dans un second temps, vous pouvez configurer vos différents types et tarifs adhésions.

Une fois le parcours terminé, vous aurez alors accès à davantage d'options pour personnaliser votre campagne à l’image de votre association, avec votre logo et les couleurs de votre association !

Retrouvez plus d’informations sur la configuration de votre campagne d’adhésion en ligne dans notre article juste ici.

Diffusez votre page d’adhésion et gardez vos membres informés pour la suite ! 

Une fois votre campagne d’adhésion terminée, vous pouvez effectuer quelques tests et procéder à des ajustements si nécessaires. Lorsque tout est prêt, diffusez votre campagne en copiant le lien et en le partageant par email ou sur vos différents réseaux sociaux par exemple.

Maintenant que vous savez comment lancer votre campagne d’adhésion en ligne, vous allez pouvoir aller plus loin et découvrir tout ce que Yapla vous offre en plus. Grâce à un tas de fonctionnalités connectées entre elles, et à votre base de données centralisée, vous allez pouvoir communiquer plus facilement et tisser des liens plus forts avec votre communauté ! 
 

Profitez de la puissance des communications automatiques

Avec votre compte Yapla, vous avez accès à de nombreuses communications automatiques. Il s’agit tout simplement d'emails et rappels qui se déclenchent en fonction de contextes que vous déterminez, vous pouvez même insérer des pièces jointes ! 

Par exemple, une communication peut être configurée pour vous permettre de rappeler automatiquement à vos membres de renouveler leur adhésion lorsque celle-ci va arriver à échéance. De quoi éviter de relancer vos membres un par un manuellement, et surtout, c’est un bon moyen de vous assurer un bon taux de renouvellement ! 
 
“Nous n’avons jamais eu un taux de renouvellement aussi important que depuis que nous utilisons Yapla” - Daniel de Rézo’Fêt’Art
 
Ou encore, vous pouvez configurer une communication automatique pour vous tenir informé lorsqu’une nouvelle personne prend son adhésion. Vous avez la possibilité de joindre la facture associée par la même occasion : 
 

Par défaut, Yapla vous propose des communications toutes prêtes et 100% personnalisables. Vous avez donc une carte à jouer avec cette fonctionnalité ! 

Ajoutez votre touche personnelle, profitez de cette fonctionnalité pour décrire à vos membres les avantages qu’ils retirent à renouveler leur adhésion ! Vous ferez ainsi la différence et cela contribuera à renforcer les liens avec vos membres facilement. 
 

Renforcez le lien avec vos membres 

Quoi de mieux pour la reprise que d’organiser un petit événement convivial pour bien démarrer l’année ? En plus de la fonctionnalité Membres que nous venons de vous présenter. Votre compte Yapla vous donne accès à la fonctionnalité Événements. 

La prise en main de ce module est très simple et vous permet de gérer vos inscriptions. Laissez-vous guider par le petit parcours événement que nous vous avons concocté. 

Petite astuce : Avec votre compte, vous allez pouvoir découvrir des fonctions comme les codes rabais qui vous donnent la possibilité d’offrir des avantages particuliers à vos adhérents. C’est un petit geste facile et toujours apprécié ! 
Vous pourrez profiter de votre fonctionnalité Événement autant que vous le souhaitez pour organiser tous vos événements associatifs de l’année ! 
 
“Le suivi des inscriptions est rapide, et en quelques clics, nous pouvons faire une synthèse après l’événement. Le mail de remerciement envoyé automatiquement à la fin de l’événement aux participants est très apprécié !” - Sandrine de Contre le cancer J’y vais
 

Offrez un espace personnel à vos membres

La digitalisation de la gestion de vos membres vous permet de leur offrir un espace personnel. C’est à cet endroit qu’ils pourront mettre à jour leurs informations, renouveler leur adhésion ou encore trouver tous les documents qui leur sont destinés : factures, carte de membre, etc…
 

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Solène, chargée marketing