Organiser un événement pour votre organisation à but non lucratif peut être un excellent moyen de faire connaître la mission de votre organisation et établir un réseau avec d'autres acteurs de votre domaine.
Toutefois, pour assurer d’atteindre vos objectifs de ventes de billets pour vos événements, il est recommandé de développer des petites stratégies marketing intelligentes et faciles à mettre en place. Que vous souhaitez toucher un large public ou une cible de participants très précise, vous devez le promouvoir bien à l'avance et sur plusieurs plateformes.
Avant toute chose, fixez un prix réaliste pour les billets de votre événement. Il s’agit de la pierre angulaire de toutes les autres actions que vous entreprendrez pour augmenter vos ventes de ticket d’entrée.
Pour trouver le juste milieu, commencez par fixez un prix d'équilibre minimum auquel vous ne perdrez pas d'argent. Pour ce faire, calculez tout simplement :
Prix minimum du billet = Coût total de l'événement / nombre de participants attendus.
Par exemple, si vous organisez un gala qui coûte 15 000 euros et que vous attendez 600 participants, alors le prix minimum d’entrée est de 25 euros.
Pour effectuer ce calcul, vous devez avoir une bonne vue d'ensemble de vos dépenses et une estimation approximative du nombre de personnes susceptibles de venir. Vous connaissez maintenant le prix d'équilibre, mais le prix réel de votre billet dépendra du bénéfice que vous souhaitez réaliser (le cas échéant) ainsi que vos autres recettes potentielles liées à cet événement (subventions, sponsor, partenaires, buvette, etc.)
À ce stade, il est essentiel de garder à l'esprit votre position concurrentielle, pour cela vous pouvez vous posez ces différentes questions :
En répondant à ces questions, vous saurez à quel niveau vous pouvez fixer le prix du billet.
Maintenant que vous avez déterminé le prix standard, vous pouvez envisager une tarification différenciée. En résumé, il s'agit de proposer différentes offres de billets.
Par exemple, vous pouvez proposer 3 types de tarifs :
Soyez créatif et identifiez les petits plus pertinents pour votre événement. Si un groupe populaire se produit lors de votre événement, vous pouvez demander un supplément pour les places au premier rang. Si vous organisez un dîner, vous pouvez proposer une option "boissons comprises" plus chère. Et ainsi de suite…
Les avantages de la tarification différenciée, tant pour vous que pour vos clients, sont assez évidents. Vous vous assurez que la plupart des gens peuvent se permettre d'assister à votre événement, tout en obtenant des revenus supplémentaires des invités qui sont prêts à payer plus.
Le cycle de vente de billets ressemble généralement à ceci :
En principe, un grand nombre de personnes tend à acheter son ticket d’entrée dès la mise en vente de ceux-ci. Puis le reste des billets sont généralement vendus dans les deux semaines qui précèdent votre événement. Entre les deux, vous connaîtrez très probablement une petite baisse des ventes.
Vous ne voulez pas compter sur les ventes de billets de dernière minute pour savoir si vous atteignez vos objectifs de vente. C'est pourquoi vous devez avoir un plan pour maintenir le pic tout au long de la période de vente.
Voici quelques façons de créer des "mini-pics" tout au long de vos ventes :
L'essentiel ici est de maintenir l'élan et de s'assurer que votre événement reste en tête des préoccupations des gens. S'il est bien fait, votre cycle de vente peut maintenant ressembler à ceci :
Au-delà des prix différenciés et des offres à durée déterminée, vous pouvez parfaitement imaginer des remises pour récompenser les personnes de leurs actions qui vous aident à promouvoir votre événement.
Par exemple, vous pouvez encourager les participants à inviter leurs proches et amis en proposant des réductions de groupe ou en leur donnant des codes d'accès spéciaux pour avoir recommandé d'autres acheteurs de billets. Vous pouvez également proposer un prix spécial aux membres actifs de votre organisation.
Quelle que soit la stratégie de réduction que vous choisissez, assurez-vous de pouvoir suivre facilement les différentes offres et de les rendre claires pour les acheteurs de billets. Vous ne voulez pas vous retrouver à énumérer des dizaines de types de billets différents sur la page de votre événement, ce qui risque de perturber les participants potentiels.
Chez Yapla, nous proposons justement une fonction vous permettant de créer des codes de réduction sur vos billets.
Yapla vous permet aussi de mettre en place la tarification différenciée évoqué plus tôt. Ainsi créer un tarif préférentiel pour les membres de votre organisation est très facile. Dans le cadre d'un évènement ouvert à tout public, cette pratique valorisante pour les membres est toujours très appréciée et contribue à fidéliser votre communauté.
Un système d'inscription rapide et facile est essentiel pour attirer les clients et les inciter à participer le jour de l'événement en direct. Faites en sorte que le processus d'inscription soit une expérience sans faille.
C'est là que le choix de la bonne plateforme de gestion d'événements, avec une suite complète de fonctionnalités de marketing événementiel, peut faire la différence.
Par exemple, avec la plateforme Yapla, vos participants peuvent s'inscrire à votre événement en moins de 5 minutes. La plateforme a été conçue pour vous permettre de construire des événements sur-mesure, à votre image. Ateliers, stages, tombola, conférences, formations, concerts, festivals... Avec Yapla, vous pouvez gérer tout type d'événement.
Une multitude de possibilités et d'options s'offrent à vous, de la création de l'événement, jusqu'au bilan de ce dernier.
C’est pour cette raison que des milliers d’associations telles que Camfrout Nature VTT, Pommeraye Sport Auto ou encore Blendys Class ont choisi Yapla pour lancer leur billetterie en ligne.
Une fois que vous avez défini votre stratégie de tarification, vous pouvez vous concentrer sur la page de l'événement elle-même.
La page de l'événement est souvent le premier et le seul endroit où les gens découvrent votre événement et décident d'y participer. Vous devez faire en sorte qu'elle soit à la fois informative et attrayante.
Votre page d'événement doit répondre à toutes les questions clés concernant l'événement : où, quand, quoi, qui, etc. En écrivant simplement "La meilleure fête de la ville", vous ne donnez pas grand-chose aux gens. Ils voudront des détails et des raisons de participer.
En règle générale, votre page d'événement doit :
Vous ne savez pas par où commencer ? Consultez notre petite vidéo tutorielle sans plus attendre :
On vous donne tout le détail de la configuration et les différentes options ici : Créer et configurer un événement avec Yapla.
Un email d’invitation est le meilleur moyen de lancer une campagne d'emails marketing pour votre événement. Vous pouvez aussi opter pour un envoi de carton d’invitations classiques mais gardez en tête que cette technique coûteuse pour votre association et pas très écologique.
Dans le cadre d’un grand événement, afin de donner le temps à vos invités de s’organiser et de planifier, il vous est recommandé d’envoyer vos invitations 6 à 12 mois à l’avance. En revanche, pour des plus petits événements tels qu’une soirée de danse, un petit cocktail ou encore un tournoi sportif, envoyer vos invitations 1 mois ou 2 à l’avance suffit.
Votre invitation doit être concise et claire, contenant juste assez d'informations pour que votre public comprenne l'essentiel de votre événement :
Après avoir annoncé les détails de votre événement, vous devez vous assurer que vos invités puissent vous joindre facilement. Pensez donc à ajouter vos coordonnées ainsi que des boutons ou des liens vers le site web et les réseaux sociaux de votre organisme.
Avec la fonction Newsletter de Yapla, vous pouvez configurer facilement votre contenu d’invitation et l’envoyer à l’ensemble de vos contacts en quelques clics. L’avantage avec Yapla c’est que votre base de contacts est déjà consolidée et à jour. Ainsi vous ne risquez pas d’oublier certains mails dans votre liste d’envoi !
Si vous optez pour des invitations papiers, pensez à intégrer un QR code qui renvoie vers votre billetterie en ligne.
Le marketing par email est un autre moyen d'attirer l'attention sur l'événement de votre association. Après l'envoi de votre invitation, n’hésitez pas à rappeler à votre communauté que votre événement approche. Donnez de nouvelles informations, de nouveaux détails intéressants qui pourraient les convaincre de prendre leur place si ce n’est pas déjà fait.
L'aspect le plus important de la campagne d’email doit être de diriger votre audience vers le canal d’inscription à votre événement que vous avez choisi. De la même façon que pour votre email d’invitation, pensez à inclure au moins un bouton d’appel à l’action qui redirige vers cette billetterie ou votre page d’événement si vous en avez une.
Lorsque vous préparez votre campagne, n’oubliez pas de prévoir des emails de confirmation et de remerciements à vos participants. Ce point n’est pas à négliger car il impactera la qualité de l’expérience de vos participants et cela jouera sur leur envie de participer à nouveau à la prochaine édition.
Il existe différents outils sur le marché pour gérer des campagnes d’emails marketing. Certaines solutions comme Yapla sont 100% adaptées aux organisations de type association, fondations, fédérations…
Par exemple, l’association Pommeraye Sport Auto utilise Yapla pour vendre ses billets. Dans leur billetterie, ils ont configuré des communications automatiques pour que tous leurs participants reçoivent automatiquement la confirmation de leur achat de billet avec leur billet en pièce jointe :
Et pour fidéliser leurs participants, ils ont également pensé à configurer une communication de remerciements qui est envoyé à tous leurs participants 5 jours après que l’événement ait eu lieu :
Les réseaux sociaux sont un outil essentiel dont chaque organisation a besoin pour maintenir l'attention de ses sympathisants et obtenir de nouveaux soutiens.
Si votre organisme n'est pas encore présent sur les médias sociaux, la veille d'un événement n'est pas le meilleur moment pour commencer à zéro. Il vaut peut-être mieux attendre et se concentrer sur le développement de votre présence sur les réseaux sociaux après l'événement, dans le cadre de la stratégie marketing globale de votre organisation..
En revanche, si votre association est déjà présente sur les réseaux sociaux, alors d'innombrables possibilités de promouvoir votre événement s’offrent à vous !
Dans les mois qui précèdent votre événement, veillez à partager régulièrement des photos et du contenu sur votre événement.
Des idées de contenus pour promouvoir votre événements sur les réseaux sociaux :
Les possibilités sont infinies, laissez l’âme créative qui sommeille en vous s’emparer de cette belle mission de création de contenu !
Voici quelques exemples de communications :
Pour éviter d'être submergé, créez un calendrier de contenu qui indique vos objectifs pour chaque semaine et programmez tout le contenu qui correspond à vos objectifs. Parmi les outils qui peuvent vous aider à programmer du contenu sur plusieurs plateformes de médias sociaux il existe Hootsuite, Monday ou encore Meet Edgar. Tous ces outils proposent des options gratuites ainsi que des services payants d'analyse et d'information.
Pour développer encore plus votre visibilité, n’hésitez pas à contacter la presse locale. Cette dernière aura certainement la possibilité de parler de vous. C’est ce qu’à fait l’association Camfrout VTT Nature qui a eu son article dans le Télégramme :
Vous pouvez généralement trouver des sponsors pertinents qui non seulement couvriront une partie de vos dépenses mais seront également disposés à promouvoir l'événement en votre nom. En fait, ils ont tout intérêt à vous aider à vendre plus de billets. Après tout, si votre événement est un succès, ils bénéficient d'une meilleure exposition.
En outre, pensez à vous associer avec des acteurs et des entreprises susceptibles de bénéficier de votre événement. Si vous organisez un festival de musique à proximité d'un bar, vous mettez aussi beaucoup de clients potentiels assoiffés dans les environs du bar. Voyez si le bar est prêt à proposer une offre spéciale aux invités du festival et aidez à faire passer le message.
Vous pouvez trouver de nombreuses opportunités gagnant-gagnant si vous les cherchez.
Le bouche-à-oreille est souvent ce qui a le plus d’impact sur la décision des personnes à participer à un événement ou non.
Cela signifie que les participants existants sont probablement vos plus grands défenseurs et peuvent contribuer à augmenter les ventes de billets pour votre événement. Ils ont juste besoin d'un coup de pouce et de la bonne incitation.
Voici quelques moyens éprouvés d'encourager les participants à passer le mot :
Vous pouvez également donner à tous ceux qui achètent un billet un code d'accès spécial qui permet à leurs amis d'obtenir un meilleur prix sur leur billet. Il s'agit d'une manière subtile et non agressive d'encourager le bouche-à-oreille.
Toutes ces tactiques sont particulièrement utiles si vous avez déjà organisé des événements réussis dans le passé. Activez vos anciens participants avec des concours exclusifs et des récompenses pour qu'ils parlent de votre prochain événement.
Une autre stratégie efficace pour augmenter les ventes de billets consiste à créer un teaser vidéo pour l'événement. La vidéo doit être courte (il ne s'agit que d'un teaser) et couvrir l'essentiel :
L'objectif d'un teaser vidéo est double. Premièrement, elle communique tous les détails essentiels de la manière la plus concise possible. Deuxièmement, elle établit un lien personnel en montrant les personnes qui organisent l'événement.
Vous n'avez pas besoin d'être un pro de la vidéo. Il existe de nombreux modèles qui permettent à n'importe qui de créer un teaser assez rapidement.
Il existe de nombreuses façons d’attirer des participants. Cet article recense un certain nombre de bonnes pratiques que vous pouvez suivre mais il n’est pas exhaustif. Voici les idées clés à garder en tête :
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