Comment bien démarrer sa nouvelle année associative ?

Ça y est, une nouvelle année nous tend les bras ! C’est l’heure de souhaiter vos meilleurs vœux à votre communauté et de vous pencher sur l’organisation des prochains mois. Quels objectifs se fixer ? Que souhaitez-vous améliorer cette année dans l’association ? Dans cet article, nous vous proposons justement quelques pistes de réflexion afin de préparer et démarrer votre année associative du bon pied. Bonne lecture !

Posez-vous et prenez du recul ! 

Faites le point sur l’année écoulée

Avant de parler de nouvelles résolutions et de fixer de nouveaux objectifs, il peut être intéressant de faire un petit bilan sur l’année passée. 

En équipe ou de façon individuelle, vous pouvez répondre à une série de questions comme par exemples :  

• Quels objectifs aviez-vous fixés l’an passé ? 
• Les avez-vous atteints ? 
• Comment avez-vous géré vos adhésions en l’an dernier ? (Paiement en ligne ? Bulletin d’adhésion papier ?)
• Avez-vous reçu les paiements d’adhésions de tous vos membres ou reste-t-il des impayés ? 
• Quel a été le projet ou l'événement le plus réussi de cette année ?
• Et le moins réussi ?
• Avez-vous manqué de bénévoles sur vos différents projets ?
• Dans le cas où vous éditez des reçus lors de campagne de dons, combien de temps avez-vous passé à éditer vos reçus fiscaux ?
• Quels défis avez-vous rencontrés ? 
• Comment les avez-vous gérés ? 
• Que changeriez-vous dans la gestion de ces défis ? 
• Quelles ont été les nouveautés de l’année ? (projet, recrutement, partenaires…)

L’objectif de cet exercice est d’identifier les obstacles rencontrés dans la gestion de votre association mais également les réussites dont vous êtes fiers. C’est un bon moyen de savoir où vous en êtes, d’apprendre de vos erreurs, pour finalement vous guider dans la définition de vos nouveaux objectifs. N’hésitez pas à sonder également vos membres pour recueillir leur point de vue par la même occasion ! 

Faites le tour des sujets importants à traiter en début d’année 

En début d’année, il y a souvent un tas de choses à penser. Voici une petite check list non-exhaustive de sujets auxquels on est traditionnellement confrontés en début d’année. 

• Les renouvellements d’adhésions

“Nouvelle année” rime avec “renouvellement d'adhésion” ? Alors au lieu de simplement rappeler à vos membres que c’est l’heure pour eux de payer à nouveau leur adhésion de l’année, réfléchissez à une forme un peu plus ludique qui donnera envie à vos membres de vous suivre à nouveau cette année. 

Par exemple, vous pouvez adresser un message de rappel déguisé en remerciements, et dans lequel vous invitez vos membres à renouveler leur adhésion pour la nouvelle année. Mettez en avant l’impact concret de leur implication dans la vie de l’association (x projets réalisés grâce à vous, x € de dons collectés, x personnes accompagnées…), puis invitez-les à poursuivre avec vous dans cette belle mission qui vous unie ! 

D’ailleurs, ça peut être une belle occasion de songer à l’automatisation de vos renouvellements d’adhésion si ce n’est pas déjà fait !

• Envoyer vos reçus fiscaux de l’année passée

Si vous n’avez pas encore opté pour l’automatisation des envois des reçus fiscaux, ou encore si vous avez choisi de consolider vos reçus d’une année à l’autre, alors pensez bien à transmettre les reçus à vos donateurs. 

• Clôture comptable et nouvel exercice financier

La clôture comptable est nécessaire pour figer les comptes de l’exercice écoulé afin de lancer le nouveau sur des bases saines. S’il n’y a pas de règle officielle concernant la période de début et de fin des exercices comptables des associations, ces derniers durent généralement 1 an et suivent souvent soit l’année civile soit l’année scolaire. 
Dans le cas où vos exercices comptables sont calqués sur l’année civile, alors c’est en ce début d’année que votre clôture comptable devrait se réaliser. 
Plus d’informations sur la réglementation comptable officielle sur le site du gouvernement : https://www.associations.gouv.fr/119-comptabilite-association.html
 

• Préparer les budgets de l’année

Le début d’année est aussi parfois la bonne période pour se lancer dans la réflexion des budgets à allouer à vos différents projets. 

Se fixer de nouveaux objectifs, par où commencer ?

Vos objectifs devraient découler de votre petit bilan de l’année écoulée. Il s’agit de ce que vous souhaitez réaliser comme par exemples : 

• Accueillir au moins 50 membres
• Récolter 1000€ de dons
• Recruter 10 bénévoles

Chaque objectif que vous fixez doit pouvoir être mesuré grâce à un indicateur : nombre d’adhésion, montant de dons collectés, etc. Ces indicateurs aideront à prendre des décisions adaptées et vous serviront de référence pour suivre l’atteinte de vos objectifs.

Par exemple, si vous avez pour objectif d'accueillir 50 membres de plus que l’année passée, alors le nombre d’adhésion à votre association est un bon indicateur à suivre. Puis, si vous observez que le nombre de membres n’augmente pas comme vous le souhaitez, alors vous pouvez imaginer des solutions telles que la mise en place du paiement en ligne (si ce n’est pas encore fait), ou encore la mise en place d’offres promotionnelles ponctuelles (via un système de parrainage et de codes rabais par exemple)

Fixez-vous des objectifs SMART !

La méthode SMART permet de spécifier davantage les objectifs que l’on se fixe. Elle est utilisée dans différents domaines et peut parfaitement s’appliquer à votre organisation. 

“SMART” est un acronyme qui signifie : 

• S pour “spécifique” : Précisez votre objectif, par exemple si vous souhaitez augmenter votre base de membres, fixez un nombre d’adhérents à l’association à partir vous serez satisfait. Ou bien si vous souhaitez que vos membres soient davantage impliqués dans l’association, précisez à quel niveau ? Est-ce au nombre de membres présents aux réunions ? Sur les événements ? 
• M pour “mesurable” : Cela signifie que vous devez avoir la possibilité de suivre l’atteinte de votre objectif en tout temps grâce à un indicateur. Dans le cas de notre exemple sur l’augmentation de la base de membres, le nombre d’adhésion est l’indicateur qui permet de mesurer l’objectif. Pour l’exemple de l’implication des membres, vous pouvez utiliser le nombre de participants aux réunions ou aux événements par exemple.
• A pour “atteignable” : Ne mettez pas la barre trop haute ! Un objectif trop ambitieux peut générer de la frustration si vous ne parvenez pas à l’atteindre. Pour vous savoir si votre objectif est atteignable, vous pouvez vous demander si vous disposez des capacités et des moyens nécessaires pour l’atteindre ? Sinon que pouvez-vous faire pour vous en donner les moyens ? 
• R pour “réaliste” : La pertinence des objectifs est aussi importante à considérer. Inutile de vous fixer des objectifs qui n’apporteront rien voire qui pourraient nuire à votre association. Est-ce qu'augmenter la base de membres de votre association a du sens ? Est-ce que l’association sera prête à accueillir plus de monde ? Êtes-vous équipés d’outils qui vous facilitera l'accueil d’un plus grand nombre de personnes ?
• T pour “temporellement défini” : L’un des pire ennemis des objectifs est très probablement la procrastination. Fixer une date ou période clés d’accomplissement de vos objectifs est donc primordiale. Comme le dit si bien Cyril N. Parkinson, toutes tâches “s'étalent de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement”. 

Pour résumer, selon cette méthode, un “bon objectif” est un objectif “SMART”.  C’est un objectif que l’on peut qualifier de spécifique, que l’on peut mesurer, qui est atteignable, pertinent et délimité dans le temps. Sachez qu’il existe de nombreux autres modèles que le modèle SMART, à vous de choisir celui qui vous convient le mieux ! 

Vecteur de cohésion au sein de l’association, fixer les futurs objectifs à atteindre en équipe est un bon moyen d’impliquer chacun des membres dans la vie de l’association. En fonction de la taille de la structure, et de l’intérêt de chacun.

Communiquez les objectifs à votre équipe !

Atteindre de vos objectifs fraîchement fixés commence déjà par bien communiquer ces derniers en interne. 

Les moyens pour le faire sont nombreux : annonce officielle lors d’un événement interne, de vive voix de la prochaine assemblée générale ou encore par email… D’ailleurs, d’une pierre deux coups, vous pouvez profiter de transmettre vos vœux pour présenter les nouveaux objectifs de l’année dans la foulée par le biais d’une newsletter dédiée par exemple. 

En communiquant vos objectifs de façon officielle, vous marquerez davantage dans l’esprit de chacun, l’engagement et la volonté de l’organisation de les atteindre. 

Suivez et adapter vos objectifs au file de l’année

Pour suivre l’atteinte de vos objectifs au cours de l’année, garder un œil régulièrement sur les indicateurs que vous avez définis. De façon hebdomadaire, mensuelle ou trimestrielle, à vous de définir le temps que vous souhaitez accorder au suivi de vos objectifs. 

Si vous utilisez une plateforme de gestion d’association comme Yapla, alors vous disposez déjà de nombreux indicateurs sur votre plateforme-même. Le suivi de vos objectifs est donc simplifié !

Si vous souhaitez aller plus loin et que vous êtes un adepte des tableaux excel, vous pouvez aussi créer un tableau de bord pour suivre vos objectifs au cours de l’année. Pour ce faire, nous vous avons préparé un petit modèle à personnaliser.

Le suivi de vos objectifs vous permettra lors de prochains conseils d’administration et des assemblées générales de faire le point sur l’avancée. Vous pourrez alors facilement prendre des décisions pour adapter les actions à mettre en place !

La conclusion !

Pour bien démarrer cette nouvelle année : 

• Vous pouvez commencer faire un petit bilan de l’année écoulée
• Réfléchissez à ce que vous souhaitez accomplir cette année et fixez-vous vos nouveaux objectifs avec la méthode SMART pour vous guider par exemple.
• Communiquez avec votre équipe ! On ne communique jamais trop, surtout quand il s’agit d’indiquer la direction dans laquelle on souhaite mener l’équipe.
• Suivez vos objectifs et n’hésitez pas à adapter vos actions en cours d’année.

Nous espérons que cet article vous a été utile pour la suite de vos aventures. Il ne nous reste plus qu’à vous souhaiter beaucoup de réussite ! 

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Solène, chargée marketing