Comment les organisations institutionnelles se professionnalisent avec Yapla ?

L’Institut de développement urbain au service de l’essor des villes du Québec
 

Yapla accompagne tous types d’organismes à but non lucratif à travers le monde dans leur transformation numérique. L’Institut de développement urbain du Québec (IDU) est un bel exemple de réussite. 

Créé en 1987, l’IDU est le représentant de l’industrie immobilière commerciale au Québec. 

Sa mission ? Contribuer à l’essor de la ville en stimulant la réflexion, la coopération et le rapprochement entre l’industrie immobilière et son écosystème, favorisant ainsi le développement de projets immobiliers structurants et responsables qui façonneront les aires urbaines de demain.

Au total, l’IDU regroupe pas moins de 300 organisations membres : grands propriétaires institutionnels, les plus importants promoteurs et gestionnaires immobiliers, ainsi que des professionnels de l’industrie tout comme des entreprises œuvrant dans des secteurs connexes. 

Avec une équipe de 6 salariés, l’IDU représente ses membres de plus en plus nombreux auprès de différentes instances institutionnelles et propose de nombreux contenus utiles (veille immobilière, études, actualités…) ainsi que de nombreux événements.

Louis-Philippe Pelletier est le directeur des opérations de l’IDU, c’est lui qui orchestre la gestion des différentes activités de l'organisme. Nous avons échangé avec lui pour comprendre comment Yapla accompagne l’IDU de l'autre côté de l'atlantique dans sa professionnalisation et sa gestion de +300 organisations membres. 

Les défis de l'IDU

En tant que Directeur des opérations, Louis-Philippe a une vision globale des enjeux de l’IDU, des flux de travail de l’équipe et aussi des besoins de ses différents partenaires.

Une surcharge de tâches chronophages pour l’équipe

Auparavant, sans véritable outil de gestion en place, les adhésions et les inscriptions aux nombreux événements de l’IDU étaient gérées sur des PDF et des tableaux Excel difficiles à garder à jour.

L’équipe travaillait de longues heures pour saisir les informations d’inscription, pour émettre les factures une par une et pour réconcilier les paiements.

Toutes ces tâches répétitives laissaient peu de temps à l’équipe pour développer les communications de l’organisme, les contenus des événements ainsi que d’autres initiatives à fort impact.

Événements, adhésions et renouvellements limités par une gestion non automatisée

L’IDU propose différentes catégories d’adhésion à ses membres. En effet, chaque tarif d’adhésion dépend de la valeur de l'actif immobilier de ses membres. Plus l’entreprise membre a un grand portfolio, plus le prix de l'adhésion est élevé.

Même avec beaucoup de rigueur et d'organisation, la gestion manuelle rendait complexe la gestion des échéances des adhésions de tous les membres. Entre les différents types d’adhésions et les dates de début et de fin d’adhésion qui n’étaient jamais les mêmes pour personne, le suivi demandait un investissement en temps important.

Puis, c’était le même constat à chaque événement que l’IDU organisait : qui a déjà payé ses billets et qui est en attente de paiement ? Quelle organisation a inscrit combien de ses membres et lesquels ? Compte tenu du nombre important de participants et de la notion d’organisation membres, il était facile de s'emmêler les pinceaux et de perdre un temps précieux pour retrouver les informations. 

Le système global de gestion des opérations n’était pas optimal pour les équipes, mais aussi pour l’image de marque renvoyée par l’IDU de façon générale.

Un site web vitrine vieillissant

L’IDU est un acteur au cœur d’un large écosystème en croissance, où le progrès et l’innovation sont au cœur des enjeux. Il est essentiel pour l’organisme de disposer d’un site web vitrine qui intègre des contenus et des services de qualité tels que l’inscription et le paiement en ligne. Se posent alors deux questions : Comment rendre son site web transactionnel ? Et comment rendre son site web évolutif dans le temps ?

La solution apportée par Yapla

Répondre aux besoins émergents d’une communauté professionnelle croissante et lui offrir les meilleurs services possibles, c’est ce qui a poussé l’IDU à prendre le virage du digital avec Yapla en 2017.

Un système de gestion des membres efficace

Pour devenir membre et renouveler son adhésion à l’organisation

Louis-Philippe et son équipe ont vu en Yapla une formidable opportunité de professionnaliser leur système de gestion et leurs services. Mais surtout, ils ont trouvé un partenaire de long terme, capable de leur apporter tous les outils et les conseils nécessaires pour se libérer des tâches administratives répétitives et chronophages.

En adoptant Yapla, l’IDU a mis en place de nouveaux mécanismes d’inscriptions plus modernes. L’objectif premier était de simplifier la gestion administrative de l’équipe. Plus besoin d’éditer des centaines de PDF et de passer des heures à faire de la saisie manuelle sur l’ordinateur ! Tout ce travail est délégué aux membres qui remplissent leurs informations et payent leur adhésion directement en ligne.

Finalement, ce système est aussi beaucoup plus simple pour les membres ! Il n’ont plus besoin d’imprimer le formulaire d’adhésion, de le remplir à la main pour l'envoyer ensuite par fax. Un navigateur internet et quelques clics suffisent aux membres pour payer leur adhésion ou leur renouvellement d’adhésion via leur espace membre connecté dédié.

Pour participer à un événement de l’IDU

Les événements étant au cœur des activités de l’IDU, il était nécessaire d’améliorer le processus d'inscription.

Le nouveau système d’inscriptions aux événements de l'organisme est aussi simple que celui des adhésions et il présente même plusieurs avantages non négligeables ! 

Il permet par exemple de proposer des tarifs préférentiels aux membres et de suggérer aux non-membres d’adhérer à l’IDU durant leur parcours d’inscription à l’événement. De quoi fidéliser ses membres actuels et accroître sa base de membres plus facilement ! 

Par ailleurs, le parcours d’inscriptions aux événements est adapté à chaque typologie de participants : Membre direct de l’IDU, personne issue d’une organisation membre de l’IDU ou d’une organisation non membre de l’IDU.

Grâce au mode « responsable d’inscription », l’IDU offre la possibilité à une personne qui ne participe pas à un de ses événements d’inscrire d’autres personnes en son nom. Le responsable peut ainsi inscrire et payer pour plusieurs participants. 

Ce système s’avère très utile lorsqu'une personne chargée de l'administration d'une organisation membre s'occupe des inscriptions pour d'autres employés ! 

Un système de gestion des membres efficace

L’IDU a mis en place le système d’inscription et de paiement en ligne dès 2017. C’est cette même année que l’organisme a créé son premier site web, transactionnel, riche et professionnel via la plateforme Yapla. Par exemple, les membres ont maintenant accès à un répertoire de contacts automatiquement alimenté et mis à jour par la plateforme Yapla.

Fort de ses premières années d’expérience et de transition digitale avec Yapla, l’IDU souhaite mettre à jour son site internet, entre autres pour proposer un contenu stratégique, plus épuré, plus simple à consulter en un coup d'œil.

Le CMS (Content Management System) et tout le système sur lequel repose le site web de l’IDU est tel que toutes les modifications de structure et de contenu peuvent être réalisées facilement, sans qu’une refonte complète ne soit nécessaire.

L’expertise de l’équipe Yapla au service de l’IDU : l’exemple de l'annualisation des adhésions

Au-delà des nouveaux outils et de leur efficacité pour tout l’organisme, l’IDU a bénéficié de l'accompagnement des services professionnels de Yapla.

Un exemple bien concret de l’intérêt de cet accompagnement est l'annualisation des adhésions de l’IDU. L’organisme souhaitait que toutes les adhésions confondues, qui ne démarraient jamais à la même date jusqu’alors, débutent toutes au 1er septembre de chaque année.

Suite à l’analyse du fonctionnement en place et à l’identification des besoins propres à l’organisme, à son activité, à ses enjeux ou encore à ses types de membres, l’équipe Yapla a poussé la réflexion pour effectuer cette transition le plus efficacement possible.

En plus d’un réel impact en matière de suivi pour l’équipe, l’annualisation des adhésions constitue un réel levier marketing pour l’organisme, qui ne s’en prive pas !

Les efforts marketing de l’IDU en matière de campagne d’adhésion, qui étaient auparavant dispersés tout au long de l’année, sont désormais tous concentrés vers la fin de l’été. De cette façon, l’IDU peut lancer une véritable campagne marketing visant à susciter un maximum d’engouement autour des adhésions et de leur renouvellement. Rien de mieux pour assurer un bon taux de renouvellement et pour agrandir sa communauté de membres !

Une nouvelle organisation propice au développement d’initiatives à forte valeur ajoutée

La transition digitale avec Yapla a permis à l’équipe d’optimiser les processus d'affaires et de libérer plus de temps à l'avancement des objectifs stratégiques de l'organisation.

En plus de l’implémentation de l’inscription et du paiement en ligne, l’équipe de Louis-Philippe s’est très vite appropriée tout le système de communications automatiques, d'édition et d’envoi des factures, ou encore d’automatisation de la comptabilité. C’est grâce à ces nouveautés dans le quotidien de l’équipe que les rôles de chacun ont commencé à pivoter. 

Les résultats observés par l'organisme

« L’équipe a désormais le temps de se concentrer sur des missions et initiatives à plus forte valeur ajoutée comme créer des newsletters ou encore développer des contenus pertinents pour nos membres. Par exemple, nous avons 3 cibles et nous avons à présent le temps de les segmenter et d’adapter le contenu de nos communications pour chacune d'elles, ce que nous ne faisions pas avant. » - Louis-Philippe, Directeur des opérations de l’IDU.

• La notoriété de l’IDU se développe : De nouvelles organisations deviennent membres sans avoir été sollicitées ou démarchées par l’équipe auparavant, ce qui n’arrivait pas il y a quelques mois encore.
• Le gain de temps et d’efficacité permet à l’IDU de développer de nouvelles initiatives : création de contenu, lancement de tables rondes, création d’étude et de rapports officiels, etc.
• Le tout-en-un et la richesse des fonctions de la plateforme permettent à l’organisme de centraliser la majorité de ses outils en un seul et même endroit.
• Les tâches administratives sont automatisées : Plus besoin de formulaires papiers et de tableaux excels qu’il faut sans cesse mettre à jour à la main. Les missions de l’équipe ont évolué pour plus de valeur ajoutée.