Rentrée association : 5 étapes clés pour être prêt en septembre

La rentrée associative approche déjà ! Profitez donc du calme de l’été pour préparer tranquillement votre association à la reprise. Beaucoup de choses sont à penser : Comment allez-vous donner envie aux adhérents de renouveler et à de nouveaux de faire partie de l’association ? Comment (re)mobiliser et fédérer votre équipe après l’été ? Quels outils allez-vous utiliser ? Nous avons pensé à vous et avons préparé une liste de 5 étapes afin de vous assurer d’être dans les starting-blocks pour la rentrée ! 

1- Créez un plan de bataille de votre rentrée associative 

Pour préparer la rentrée, la première chose dont vous avez besoin, c'est un plan clair et précis de ce que vous allez mettre en place. 
Pour cela, rien de tel qu’établir votre stratégie pour les 12 prochains mois. Il s’agit tout simplement de définir les d’objectifs que vous souhaitez atteindre. Ça peut être par exemple : 

• Augmenter de x% le nombre d'adhérents à l'association, 
• Collecter x€ de dons pour financer un projet, 
• Mettre sur pied un nouveau projet associatif que vous souhaitez développer… 

Votre stratégie vous aidera à mettre en place les actions nécessaires pour atteindre vos objectifs et remplir la mission de votre association. Suivez le guide pour mettre en place la stratégie marketing de votre association.

Voici quelques éléments que vous pourriez intégrer dans votre plan stratégique de rentrée associative :

• Mettre en place ou optimiser les inscriptions et le paiement en ligne pour offrir plus de flexibilité aux adhérents
• Création d’un calendrier des événements que vous devez organiser : vous pouvez commencer par un petit événement convivial de rentrée ! :)
• Création ou ajustement de la ligne éditoriale de votre association avec le calendrier de vos publications sur votre site web et vos réseaux sociaux.

Suivez nos conseils pour vous fixer vos nouveaux objectifs 

2 - Donnez envie aux adhérents de renouveler et à de nouveaux de faire partie de l’association 

Une fois votre stratégie établie, faites appel à ceux qui font déjà partie de votre communauté pour dépasser ce niveau de cercle. Faites de votre communauté actuelle des ambassadeurs de votre organisation, mettez-les au courant de vos activités par email, sur les réseaux sociaux et encouragez-les à partager vos actualités !

Voici quelques idées de bonnes pratiques à tester en fonction de votre association : 

• Proposez de nouvelles offres attrayantes : parrainage, offres familiales, rabais sur les renouvellements d’adhésions
• Mettez en place des journées, ateliers ou cours d'essais en fonction de votre activité
• Communiquez sur les activités et événements attractifs que vous avez prévus pour l’année : stages, ateliers, voyages, compétitions… 
• Proposez aussi des moments de rencontre et d’échanges afin que vous puissiez collecter des retours et être au plus près des besoins de votre public. C’est aussi un bon moyen de (re)motiver les membres de votre association ou de recruter des potentiels bénévoles.
• Simplifiez le parcours d’adhésions au maximum en offrant la possibilité de s’inscrire à votre association en ligne 

Vous pouvez aussi tester nos 7 astuces pour développer le nombre d’adhérents de votre association.

3 - Simplifiez-vous la vie avec des outils digitaux

On ne le dira jamais assez, chez Yapla, nous pensons que les outils digitaux peuvent être une ressource incroyable pour les associations.

Que ce soit pour communiquer ou gérer votre association. Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils simples à utiliser pour gérer vos projets, communiquer, collaborer, mesurer et analyser vos performances.

Et si cette année était l’année du digital pour votre association ? Avez vous pensé à créer ou à refondre votre site web pour le rendre plus efficace ? Pourquoi ne pas lancer ou approfondir vos campagnes d’emailings et communiquer régulièrement sur les réseaux sociaux ? 

4 - Re-mobilisez votre équipe associative et participez aux forums associatifs 

Dynamisez et fédérez votre équipe après l’été

Après les vacances d’été, il n’est pas toujours évident de remettre rapidement tout le monde dans le bain. Alors pour donner un coup de boost à votre équipe et lancer une bonne dynamique, vous pouvez par exemple : 

• N’oubliez pas de remercier votre équipe et valoriser l’impact de leur engagement
• Demandez à vos membres et bénévoles ce qu’ils aimeraient améliorer dans les mois à venir, impliquez-les dans la définition des objectifs de l’association tel que nous avons mentionné plus haut
• Proposez un événement convivial de retrouvailles et d’intégration : pique-nique, ateliers, olympiades, gala… 

Participez au Forum des associations de votre ville

N’oubliez pas d’aller faire un tour au forum des associations de votre ville. C’est un événement que les habitants attendent en général et qui vous donnera l’occasion de promouvoir vos activités de l’année et pourquoi pas de recruter des adhérents. Consultez le site web de votre mairie pour savoir quand sont prévus ces forums.

Nous adorons rencontrer des associations, nous nous déplaçons dans beaucoup d’événements associatifs autour de la France. Le Forum National des Associations ne déroge pas à la règle.

Comme chaque année, l'équipe Yapla sera présente pour venir à votre rencontre ! Rendez-vous le 20 octobre 2022 au Palais des Congrès à Paris. Restez à l’affût pour en savoir plus et peut-être obtenir des invitations gratuites.
 

5 - Faites le tour de toutes vos activités associatives et listez toutes les choses à faire avant la rentrée !

Pour être sûr de ne rien oublier, n’hésitez pas à faire le tour de toutes vos activités associatives et listez tous les points qui nécessitent une action de votre part. Pour vous aider, voici quelques idées de questions à vous poser.

Gestion des membres de votre association

• Les prix ou les dates de vos adhésions, ont-ils changé ?
• Avez-vous pensé à automatiser les renouvellements ?
• Y a-t-il de nouveaux avantages à devenir membre de votre association ?

Organisation d’événements associatifs

• Avez-vous défini le calendrier des activités de l'année ?
• Ce dernier est-il affiché sur le site web ?
• Est-ce que vous avez défini des prix spéciaux pour les premiers inscrits ? Membres et non-membres 

Collecte de dons

• Vos campagnes de dons de l'année sont-elles prêtes ?
• Savez-vous si vous allez plutôt proposer des dons récurrents, des dons ponctuels ou bien les deux ?
• Comment comptez-vous vous organiser pour effectuer le suivi des donateurs ?
• Si vous êtes éligible à l’émission des reçus fiscaux, avez-vous automatisé leur envoi ?

Communications auprès de votre communauté

• Quel type d’email souhaitez-vous envoyer pour confirmer les inscriptions à votre association ?
• Allez-vous créer une ou des newsletters pour renforcer le lien avec votre communauté ?
• Est-ce que vous allez émettre des factures ou autres pièces dans vos communications ?

Comptabilité

• Pouvez-vous émettre des factures automatiquement aujourd’hui ?
• Quels sont les modes de paiements que vous acceptez ? 
• Comment allez-vous suivre les transactions en ligne et hors ligne ?

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Solène, chargée marketing