Pourquoi les données de votre association sont votre meilleur atout

Dans le secteur associatif, nous entendons de plus en plus parler des données: le big data, le data philanthropy … Dans un monde où le financement public est de plus en plus difficile à accéder, les associations et fondations doivent typiquement se tourner vers des solutions d’auto-financement ou encore vers des donateurs privés qui souvent demandent d’abord à étudier l’impact des organisations.
Les données de votre association peuvent vous aider à faire face à ces enjeux : en vous permettant par exemple d’identifier des opportunités ou encore à prouver l’importance de vos initiatives.

Qu’est-ce que la donnée et comment la définir pour mon association ?

Le terme de ‘’données’’, que ce soit pour des organismes privés, publiques ou encore à but non lucratif, fait référence à tous les faits chiffrables et les statistiques collectés au sein d’une organisation. Tout est donc potentiellement une ‘’donnée’’ : le nombre d'emails que vous échangez, la valeur moyenne des dons que vous recevez, le nombre de participants à vos formations…

Pour pouvoir faire le tri entre toutes ces statistiques, la première étape est donc de définir quelles sont les données d’importance et quelles sont leurs unités. Par exemple, pour une association professionnelle, on regardera sûrement le nombre d’adhésions vendues en dollars sur une année alors que pour une fondation on regardera plutôt le nombre de dons en dollars fait en moyenne sur une vie. Il s’agit donc de traduire la mission en des valeurs quantifiables et objectives. Ainsi, quelque ce soit le secteur de votre association, les caractéristiques des données sont que ces dernières sont fiables, impartiales et viennent en volume.

Pourquoi les données sont un atout ?

Dans le secteur privé, un des enjeux du 21ᵉ siècle est de devenir une organisation ‘’data-fluent’’. Ce terme signifie qu’au niveau organisationnel, de la décision la plus opérationnelle à la plus stratégique, le choix est fait en fonction de ce que les données indiquent.

Un exemple concret : Devons-nous vendre des glaces en hiver ? La réponse peut paraître intuitive. Cependant, les données, grâce à leur volume, ont l’avantage de représenter la réalité impartiale d’une organisation alors qu’un esprit humain s’attache souvent aux exceptions ou à ce qui lui semble naturel. Ainsi, un glacier français fait son plus gros chiffre d'affaires durant l’hiver grâce à son image de marque et ses campagnes marketing ciblées. Sans avoir étudié la différence de revenus entre les saisons, le glacier aurait pu ne pas s’en rendre compte.

Dans le cadre d’une association, les données sont aussi un enjeu, et pas seulement pour les décisions de haut niveau.

Éthique et sécurité

Tout d’abord, de nombreuses associations gèrent les informations personnelles de leurs donateurs, participants ou encore adhérents. Ainsi, même si votre association n’a pas les structures en place pour tirer profit de ses données, il y a tout de même un enjeu d’éthique et de sécurité à prendre en compte. Par exemple, si vous recueillez des dons ou des paiements en ligne, assurez-vous que votre site web a un certificat SSL (si vous hébergez le site sur Yapla, ne vous inquiétez pas, le certificat est inclus gratuitement). Ce certificat permet d’assurer aux visiteurs de votre site que les paiements en ligne sont sécurisés.

Autre exemple, assurez-vous que votre base de données ou ordinateur est protégé par un mot de passe difficile à trouver. De plus, si un employé ou un bénévole quitte votre organisation, fermez son compte ou changez le mot de passe. Encore une fois, il s’agit de préserver le lien de confiance entre votre association et les personnes qui vous soutiennent en protégeant au maximum leurs données personnelles.

Prendre les meilleures décisions, au quotidien

Savoir exploiter et analyser ses données est un vrai atout au quotidien et au niveau opérationnel, et ce, quelle que soit la taille de son association. Ainsi, les analyses de vos données vous permettent de répondre à n’importe quelle question. Par exemple : un adhérent vous demande un rabais, mais vous ne souvenez plus vraiment s'il ou elle est assidu ? En gardant et analysant l’historique de ce membre, vous ne pourrez pas vérifier si l’adhérent mérite vraiment un rabais. Autre exemple : quel est le meilleur moment pour envoyer ma newsletter et m’assurez que le plus de destinataires possibles la lisent ?

Identifier les opportunités et les menaces, et ce, à l'échelle du secteur

Les données remontent des détails qui vous permettent de mieux opérer sur le terrain. Mais elles vous aident aussi à prendre de meilleures décisions stratégiques. Si votre association doit prendre un grand virage, étudier ses données vous permettra de dévoiler des modèles qui se répètent, des pièges à éviter, et des opportunités jusqu’alors ignorées. Lors de telles réflexions, n’hésitez pas à lire les rapports sur votre milieu : ces derniers vous aideront à mieux comprendre les évolutions du secteur et à vous positionner face aux autres acteurs.

Finalement, vos données vous seront utiles lorsque vous communiquez sur votre impact. Toutes les associations doivent échanger avec un conseil d’administration, et des chiffres et des statistiques soigneusement recueillis et analysés vous aideront lors des discussions.

Que faire pour tirer profit de ses données ?

Les données sont une mine d’or pour répondre à tout type de question, que ce soit des interrogations sur votre impact, sur votre marketing, ou encore sur vos relations avec les personnes qui vous soutiennent.

L’importance de la culture organisationnelle de votre association

Il s’agit maintenant de mettre en place dans votre organisation des procédures et des outils qui feront que vous tirez vraiment profit de vos données. À l’interne, il faut créer une culture professionnelle, où il ne s’agit pas de ‘’deviner’’ mais d’appuyer ses décisions sur un réel savoir. Pour servir cette culture, il faut les outils qui recueilleront, rendront facilement disponibles et mettront en valeur les données.

Quels outils mettre en place ?

Ceci dépend évidemment de la taille, des ressources et du type d’association que vous gérez. Si votre organisation part vraiment de zéro, une première étape simple peut être de faire un effort constant de rassembler les informations dans des feuilles Excel. Même si c’est un outil basique, Excel vous permettra facilement de faire des premières analyses.

Mais il existe aujourd’hui de nombreuses solutions qui sont moins chronophages (il en faut du temps pour entrer manuellement toutes les informations dans Excel !) et surtout qui prennent meilleur soin de vos données, que ce soit sur leur traitement ou encore de la confidentialité. C’est d’ailleurs la mission de Yapla: automatiser les tâches administratives et ainsi la collecte, le stockage et l’analyse des informations qui sont précieuses à votre organisation (valeur des dons, dates des adhésions, professions des participants …) pour rendre votre association performante et ainsi l’aider à atteindre ses objectifs.

Lorsque vous considérez des outils pour votre organisation, interrogez-vous sur les point suivants :

• Est-ce que l’outil m’aidera à collecter, stocker ou analyser mes données ?
• Est-ce que mes données sont sécurisées avec cet outil ?
• Puis-je contrôler qui a accès à quel type d’information au sein de l’outil ?
• Est-ce que je devrais récupérer les données manuellement et les transférer manuellement dans ma base de données (ou autre outil de stockage des données) ou mon outil d'analyse ? Est-ce que l’outil peut se lier facilement aux autres outils ?
• Est-ce que mon outil de stockage est personnalisable pour faire remonter les informations qui m’importent ?

À force de travailler avec de nombreuses organisations, dont des fondations, des associations professionnelles, des organismes de charité, nous sommes fiers de notre plateforme qui répond à tous ces critères (vous pouvez en apprendre davantage en naviguant les différentes sections de notre site web) !

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Solène, chargée marketing