Des astuces pour mieux gérer les membres de son association

Entre la mission et les revenus, bien gérer son programme adhérent est capital. Mais quelles approches de la gestion des membres sont vraiment efficaces et font la différence ? Comment les mettre en place sans rendre la gestion plus compliquée ? Nous avons fait le tour des stratégies utilisées dans le monde associatif et partageons les meilleures avec vous !

1. Investissez du temps à consolider vos relations avec vos membres

Pourquoi : Chronophage et complexe à entretenir lorsqu’il y a un fort roulement de personnel au sein de l’association, créer des relations fortes avec ses membres est tout de même payant. Au fil des conversations avec vos membres, vous renforcez le sentiment de communauté et la valeur associée à l’adhésion ainsi qu’au réseau. Que du plus pour votre image de marque !

Comment : Pour ne pas passer trop de temps à coordonner les conversations avec les membres, les gestionnaires soucieux d’efficacité automatisent les communications. L’idée est de passer moins de temps à orchestrer les conversations et plus à effectivement discuter.
Par exemple, si vous invitez des membres pour une rencontre, automatisez le courriel de rappel pour ne pas perdre de temps à faire un suivi individuel avec chaque invité.

2. Impliquez vos membres dans les décisions

Pourquoi : Il est parfois difficile de prendre des décisions stratégiques, notamment lorsque l’on manque de données sur les opportunités et besoins futurs. Demandez à vos membres ce qu’ils en pensent ! La collaboration avec ses membres, surtout au niveau de la stratégie, permet de faire remonter de nouvelles idées, mais aussi de recevoir plus de soutien dans les décisions ainsi qu’est une preuve que votre organisme se dédie concrètement à leurs besoins.

Comment : Beaucoup de gestionnaires préfèrent avoir ce genre de discussion lors d’événements, où les membres et les gestionnaires se rencontrent en personne. En plus d’avoir un côté « humain», l’approche est intéressante, car l’événementiel permet parfois de générer du revenu additionnel. D’autres gestionnaires se sont tournés vers le web, notamment en partageant des sondages en ligne via les newsletters. L’avantage, en plus du gain de temps, est que des outils d’analyse sont intégrés, comme par exemple avec l’outil de newsletter Yapla.

3. Communiquez régulièrement et personnellement

Pourquoi : Entretenir les relations et les personnaliser permet de vous assurer que vos efforts précédents pour créer ces relations ont été efficaces. Mais comment le faire sans y passer trop de temps ?

Comment : Communiquez par email et utilisez les mots clefs dynamiques pour les personnaliser automatiquement et non manuellement. Yapla Newsletter a aussi cette option de mots clefs dynamiques. Pour en apprendre plus sur l’automatisation et la personnalisation d'emails.

4. Gardez du temps pour innover

Pourquoi : Chez Yapla, nous avons remarqué que nos utilisateurs sont souvent à l’origine d’initiatives qui dynamisent leur secteur et leur permettent d’apporter plus de services à leurs membres. Pour pouvoir instaurer de telles nouveautés, ils prennent le temps d’explorer les opportunités et les nouvelles tendances du milieu.

Comment : Pour faire en sorte d’avoir effectivement du temps à consacrer à de telles recherches, nos utilisateurs ont su faire travailler notre plateforme pour eux : moins de temps et d’argent passés sur les tâches administratives de l’association permet d’en passer plus à réfléchir !

5. Connectez vos différents acteurs

Pourquoi : Une fois que vous avez rapproché vos membres de votre organisation, introduisez-les à vos autres interlocuteurs ! Particulièrement intéressante pour les chambres de commerce, les associations professionnelles et les organismes de développement, cette approche préconise de rapprocher vos partenaires, votre conseil d’administration, vos bénévoles et autres interlocuteurs à vos adhérents. L’idée est d’augmenter la valeur du réseau et le partage de connaissance. De plus, en cassant les silos, vous favorisez l’innovation et les nouvelles opportunités.

Comment : Comme expliqué dans la stratégie # 2, les associations ont tendance à utiliser les événements pour ce genre d’approche. Sachez qu’il est possible d’atteindre le même résultat tout en prenant moins de temps: une plateforme de collaboration a pour but de faire en sorte que tous les acteurs d’un projet échangent, tout en rendant ces échanges plus faciles. Yapla a par exemple mis en place pour Chambre Régionale Économie Sociale et Solidaire Provence-Alpes-Côte d'Azur et pour l’Université de Montréal des plateformes privées de collaboration où les membres peuvent échanger des documents, nouvelles et autres. L’idée est d’aider les gestionnaires d’association à rassembler tous les interlocuteurs sur un réseau privé virtuel.

6. Faites contribuer davantage vos membres à votre mission

Pourquoi : Engagez vos membres davantage au-delà de leur contribution à travers une adhésion. Chaque membre qui s'investit plus dans vos activités ou votre mission créée un effet de réseau supplémentaire et vous permet de démultiplier votre impact.  

Comment : Le crowdfunding est l’approche la plus utilisée. Elle consiste à demander un don à son audience, pour pouvoir répondre à un besoin spécifique. Dans le contexte d’un nouvel adhérent qui s’inscrit comme que membre, il peut être intéressant de proposer un don optionnel en plus de l’achat de l’adhésion, pour encourager les membres avec des moyens supérieurs à soutenir davantage votre organisme.

Une autre approche consiste à utiliser les actualités, articles de blog ou tout autre médium de vos membres. Cette stratégie a le double avantage de les mettre en avant tout en libérant de précieuses ressources de votre côté, puisque que vous n’avez pas besoin de communiquer autant. La Chambre de commerce d’Industrie Française au Canada a par exemple utilisé cette approche pour mettre son site web à jour automatiquement, grâce à Yapla.

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Solène, chargée marketing