Conférence Utilisateurs Yapla 2022

Le 27 octobre 2022, nous avons eu le plaisir d'organiser notre toute première Conférence Utilisateurs Yapla à Montréal. C'était l'occasion pour notre communauté de découvrir les grandes orientations à venir de Yapla et de repartir avec de précieux conseils en matière de croissance et de stratégie digitale d'association. Découvrez le résumé de ce grand rendez-vous de la communauté accompagné de la vidéo replay de l’évènement !

Vision et grands projets à venir de Yapla

Dans cette première partie, Pascal Jarry, CEO de Yapla, vous partage la vision de Yapla ainsi que les grandes lignes directrices des futures évolutions de la plateforme. Voici la retranscription de son discours. 

“ L’an prochain, Yapla fêtera ses 10 ans. Il y a 10 ans, la fédération des Kinésiologues du Québec, plus précisément Valérie Lucia, nous faisait confiance pour leur site web transactionnel. Ils sont toujours clients de Yapla et nous nous parlons régulièrement. Merci !

Ceci dit, sachez que nous vivrons nos 10 ans dans la continuité et dans la poursuite de notre mission. Je rappelle notre mission: Accompagner les associations pour faciliter leur quotidien.

Qu’est-ce que signifie faciliter votre quotidien signifie pour nous ?

• J’ai la ferme conviction qu’un OBNL est encore plus compliqué à gérer qu’une entreprise. En plus des tâches classiques…  Il faut souvent gérer des bénévoles, bien connaître les programmes de subvention ou encore respecter des règles de gouvernances complexes. Les entreprises ont habituellement les moyens d’investir dans le numérique pour augmenter leur productivité… c’est une tout autre réalité pour les OBNL.  C’est ici que nous entrons en jeu, proposer un logiciel spécialisé pour vos besoins et tout aussi performant que les logiciels vendus aux entreprises privées. Yapla est là pour réduire la barrière du numérique pour les associations. 
• Offrir une plateforme technologique avec une structure de prix qui est en adéquation avec la réalité des OBNL est notre défi. Jusqu’à maintenant, nous y sommes arrivés et nous allons poursuivre nos efforts en ce sens. 
• Nous croyons plus que jamais à l’intérêt d'offrir une plateforme tout-en-un. En d’autres mots, vous aidez à limiter le nombre de logiciels que vous devez utiliser. Vous évitez d’apprendre plusieurs technologies. Vous évitez de devoir transférer manuellement les données entre plusieurs logiciels.
• Faciliter votre quotidien signifie aussi vous aider à générer de la valeur pour vos membres, donateurs ou toutes autres parties prenantes de votre organisation. Leur faire aussi gagner du temps, leur donner accès à des services plus facilement ou encore les aider à augmenter leurs chiffres d’affaires.
• Nous développons des solutions qui peuvent aider à votre financement. Notre priorité du moment, mettre à votre disposition des services de paiement en ligne et de comptabilité pour vous rendre plus efficace. Non sans reste, vous offrir des outils marketing pour faire rayonner votre organisation et communiquer facilement avec votre communauté, membres, clients, donateurs, etc. Nous poursuivons nos efforts pour aider à votre financement cette année avec un projet pilote audacieux. Nous avons signé un partenariat avec PNP, Le Père Noël Portable, leader mondial dans la création de vidéos de Noël, où nous vous proposons de vendre à votre communauté des vidéos de la part du Père-Noël (Voir plus d’informations sur ce programme). Plus besoin de vendre du chocolat ou des calendriers porte-à-porte à porte avec Yapla!
• Autre façon de faciliter votre quotidien: Vous donnez accès à une communauté, à la communauté Yapla, à vos pairs, pour vous aider à avancer plus rapidement et à prendre les bonnes décisions.

En résumé, nous travaillons à faciliter votre quotidien pour vous permettre de vous concentrer sur votre mission. 

Les grands projets à venir pour la plateforme

Je vous parle maintenant des grands projets à venir pour la plateforme.

Avant de rentrer dans les détails, il est important de savoir que nous désirons ardemment maintenir et améliorer notre offre pour les petits et très petits OBNL, tout en améliorant Yapla pour les OBNL employeurs qui ont de plus grands besoins.  La version gratuite de Yapla, Décollage, est très riche fonctionnement… c’est grâce aux plus grandes organisations qui payent des frais mensuels…. 

Rentrons dans les détails. Rapide explication, dans le jargon des éditeurs logiciels, nous nommons la liste des évolutions possibles le “Backlog”. Notre backlog contient des milliers de demandes, que nous tentons de prioriser afin d’avoir le plus grand impact possible sur la communauté Yapla. Mon objectif cet après-midi: Vous donner de la visibilité.

Protection des données personnelles, conformité, sécurité et haute disponibilité du service

• Nous maintenons notre volonté de toujours niveler vers le haut notre politique de protection des renseignements personnels à travers nos marchés.
• Il y a le RGPD en France, la loi 25 au Québec. Nous nous assurons bien entendu de respecter les lois de chacune des juridictions, mais aussi de les appliquer de façon homogène sur l’ensemble de nos marchés. 
• La sécurité de vos données est critique. Les meilleures pratiques sont appliquées, tant au niveau de nos infrastructures que de nos pratiques internes.
• Nous ciblons la disponibilité de Yapla à 99,9%. 

Les fonctions de paiements

• Nous centralisons la gestion des paiements à l’intérieur de Yapla. Progressivement, nous allons cesser de supporter l’utilisation de plateformes externes comme Paypal. Cette initiative nous permet d’offrir plus de fonctionnalités et une meilleure expérience pour nos utilisateurs.
• Les évolutions à venir sont:
  • L'amélioration des fonctions de remboursements et de facturation.
  • Faciliter la récurrence des paiements (adhésions, dons) sans actions humaines.
  • Réduire les délais des virements vers les comptes bancaires

Les communications

• Les fonctions de communications sont stratégiques à nos yeux. C'est en améliorant sans cesse ces services que nous pouvons vous faire gagner encore plus de temps.
• Les évolutions à venir sont:
  • L’application infolettre sera renouvelée - Plus précisément, un nouvel éditeur d’infolettre sera proposé l’année prochaine.
  • Ajout de communications automatiques. Pour la fonctionnalité Données entre autres.
  • Améliorer les fonctions de communications manuelles.
  • Nous réfléchissons à un projet pilote pour évaluer l’intérêt d'envoyer des messages textes (SMS). Le rappel d’un événement par exemple.

Intégrations à des systèmes externes

• D’importants travaux ont été réalisés dans les dernières années pour intégrer des systèmes externes à Yapla. Autrement dit, permettre d’échanger des données vers d’autres logiciels. Nous avons des Webhooks, un API et le dernier arrivé, Zapier.
• Nous allons poursuivre nos efforts pour vous permettre de réutiliser vos données. Nous ne voulons pas emprisonner nos clients, bien au contraire, il y a une tendance lourde vers le partage des données dans l’industrie du logiciel… Nous y croyons profondément. D’ailleurs, nos partenaires ici présents peuvent en témoigner.

La gestion des membres
Pour ceux et celles qui se souviendront de memboGo… la gestion des membres et de leurs adhésions a été les fondements de Yapla. La fonctionnalité Membre est toujours et reste le cœur de Yapla. Nous allons préserver notre avance technologique sur cette fonctionnalité.

Événements et formations        
Nous avons de nombreux clients qui utilisent la fonctionnalité Événements pour vendre et gérer des formations. Plusieurs nouvelles fonctions sont apparues dans les derniers mois, il est maintenant possible de gérer un référentiel de formateur ou encore de gérer les présences de façon beaucoup plus précise. Bonne nouvelle, dans les prochains mois, vous verrez apparaître des fonctions permettant de gérer les ateliers d’un colloque. Un nouveau module dans le CMS permettra de générer la programmation des ateliers automatiquement.

Site Web
À propos de la fonctionnalité Site Web, qui est au cœur de notre stratégie tout-en-un. Nous finalisons en ce moment même, une évolution particulièrement intéressante où nous ajoutons le module Espace connecté. Non seulement les membres pourront se connecter à votre site web, mais aussi tous vos contacts, par exemple vos donateurs, qui pourront télécharger leurs reçus.

Message aux agences web et travailleurs autonomes qui proposent Yapla à leurs clients.
Nous croyons fermement que nos partenariats avec les agences web et les travailleurs autonomes sont bénéfiques pour la communauté Yapla.  L’utilisation de Yapla dans le cadre d’une stratégie numérique pour un OBNL est un incontournable et source d’économie importante. Nous poursuivons nos efforts pour améliorer le CMS de Yapla, notre chantier prioritaire sur ce dossier est l’amélioration des fonctions SEO pour dynamiser l’indexation des sites web qui tourne sur notre technologie.

Voilà les grandes lignes de notre roadmap. Nous vous écoutons, nous sommes agiles, nous sommes là pour faciliter vos quotidiens. D’ailleurs, nous avons consacré notre semaine à réfléchir aux grandes orientations que nous voulons donner à Yapla, nous nommons cette grande réunion Vision 2023. Ce qui en ressort… mettre nos clients au centre de nos décisions.

Merci pour votre écoute. “, Pascal Jarry, CEO de Yapla.
 

Générer de la croissance pour votre association avec le digital

Nous avons le plaisir d’inviter Jean-François Dommerc, président de Riposte, et Alexandre Sagala, président de Pertinence Média, deux de nos partenaires, experts sur le sujet : “comment générer de la croissance pour votre association avec le numérique”. 

En effet, Riposte accompagne les associations pour valoriser leur présence digitale : “Nous sommes une agence créative de stratégie numérique. On aide les gestionnaires d'associations à intégrer une approche stratégique structurée pour travailler tous les aspects de la vie de leur communauté.”Jean-François Dommerc.

Pertinence Media accompagne les associations pour définir leur stratégie digitale et gérer toutes les technologies qui en découlent : “Nous sommes spécialisés en performance numérique, l’agence aide les associations à développer une présence numérique et à la faire performer, diffuser votre message pour vous aider à lever des dons ou encore chercher des nouveaux membres. Nous sommes spécialisés en publicité, référencement et tout ce qui est analytique.” Alexandre Sagala.

Quels sont les défis que rencontrent les associations ?

Jean-François Dommerc et Alexandre Sagala accompagnent des centaines d’associations au quotidien. Les principaux défis communs sont les suivants : 

• Les associations sont en complète transformation des problèmes de recrutement et de changements au niveau des politiques de gouvernance. 
• Il y a un besoin d’être toujours plus pertinent, d’être découvert et de démontrer sa valeur ajoutée à sa communauté.
• Il y a de plus en plus d’enjeux de financement et de fidélisation.

“Les défis des associations sont assez similaires aux défis des entreprises privées, la différence c’est la culture de marketing qui est beaucoup moins présente chez les associations.” Jean-François Dommerc.

Comment le digital aide les associations à solutionner ces enjeux ? 

Jean-François Dommerc explique qu’il est essentiel de prendre le temps d’analyser sa présence numérique et de comprendre qu’elle peut être un véritable outil de cohésion sur les équipes, elle peut favoriser la valeur de votre marque employeur pour acquérir, satisfaire et fidéliser vos membres, vos donateurs, vos partenaires, vos bénévoles, etc. 

“Il est important de porter un regard global au numérique, et non pas de voir le numérique comme des projets en silo. Le numérique ne se résume pas à la refonte d’un site web ou la mise en place d’une campagne d’infolettre.” Jean-François Dommerc.

Le numérique est un allié pour les associations au niveau de différents piliers, voici quelques exemples concrets: 

• Les processus métiers : le numérique permet d’automatiser et de démocratiser ses processus métier de son association. Cela permet de tirer profit des données fournies par ces processus métiers, essentiel pour bâtir une bonne stratégie de communication et de mise en marché. 
• En matière de fidélisation : le numérique vous dote d’une capacité de ciblage et de création d’audience importante pour mieux faire passer vos messages, mieux interagir avec votre communauté et ainsi mieux la fidéliser.
• En matière de visibilité et de financement : il existe le programme Google Ad Grants qui est gratuit et donne jusqu’à 10 000€ de fonds publicitaires par mois.

Un écosystème technologique centralisé est essentiel 

Tout d’abord, il est important d’avoir conscience que les données sont un véritable actif pour votre association. Il existe différents types de données qui sont importants de suivre et d’analyser en tant qu’organisation : les données professionnelles (données sur vos travailleurs, vos bénévoles, vos membres, etc), les données d’engagement et les données de performance. 

Yapla permet notamment de compiler les données d’engagement. Il s’agit de toutes les données qui ont rapport avec des conversions : les inscrits à une activité, une formation, à votre newsletter, toutes les personnes qui ont rempli un formulaire de demande d’information sur votre site web. Yapla permet d’emmagasiner des données puis avec Yapla de les utiliser pour créer des audiences et des synergies. C’est en partie la raison pour laquelle Riposte a fait le choix en 2019 d’intégrer la solution Yapla chez tous ses clients : “La raison est simple, pour réussir une transformation numérique, il faut être capable d’activer, de faire croître sa base de données, de comprendre son écosystème.” 

Il est essentiel de simplifier l'accès à ces différentes données. Cela permet aux gestionnaires de lire ces données et de déterminer quelles actions sont les plus efficaces et les plus rentables afin de guider les prises de décision. Cela implique de limiter les espaces technologiques où ces données sont présentes. 

En résumé, centraliser ses données est devenu incontournable pour toutes les organisations, même les entreprises privées pour plusieurs raisons : 

• Avoir un accès rapide, et une meilleure performance
• Répondre aux exigences légales émergentes en matière de protections de données
• Assurer une pérennité dans le transfert des données et assurer la continuité de nos opérations 

“Les associations qu’on accompagne et qui ont le plus de succès sont celles qui ont compris depuis longtemps que leurs données est une mine d’or qu’il faut exploiter”, Jean-François Dommerc.

Retours d'expérience clients

Nous vous proposons à présent un résumé du panel de discussion réalisé avec Benoît Cormier, président du CVDM, Harriet Kerr, présidente du club de patinage du plateau Mont-Royal et Adrien Boussaroque, Chef de projets et analyste senior depuis 4 ans chez Yapla. L'objectif de cet échange est de vous apporter différents exemples d’utilisation et d’implémentation de Yapla que ce soit en tant qu’association professionnelle ou qu’association de bénévoles. 

Une meilleure satisfaction des bénévoles et des membres du club de patinage du plateau Mont-Royal 

Le club de patinage du plateau Mont-Royal rassemble 200 membres et offre des cours privés et de groupe pour les enfants de 3 à 18 ans. Chaque année le club organise également un spectacle. 

“Avant Yapla, en début de saison, le club organisait 2 soirées d’inscription avec des formulaires papiers, la file d’attente, et des parents pas contents. C’était beaucoup de papiers, du cash d’un côté, des paiements par chèque de l’autre, c’était beaucoup de temps pour s’y retrouver.“ Harriet Kerr.

En 2017, plusieurs membres actifs du club dont d’Harriet ont poussé l’idée qu’il fallait automatiser les processus grâce au digital. Une idée qui n’a pas fait l’unanimité tout de suite au sein de l’équipe. Puis, Yapla a été testé et approuvé progressivement en interne, finalement tout le monde s’y est vite retrouvé. 

“Avec Yapla, on a remplacé le cash par la carte de crédit, c’est plus facile pour les bénévoles qui n’ont désormais plus besoin de se déplacer à la banque.” Harriet Kerr.

Le club de patinage du plateau Mont-Royal utilise aujourd’hui Yapla pour gérer différents aspects de la vie du Club : 

• L’application membres permet de gérer les inscriptions des membres en ligne avec la distinction du payeur qui est bien souvent le parent et le membre qui est l’enfant
• La fonctionnalité évènements pour les inscriptions aux évènements
• Les newsletters pour communiquer sur les différentes actualités du club auprès de la communauté 
• L’application données est puissante, elle permet par exemple au club de faire des sondages pour anticiper le nombre de personnes qui viendront à leur fête de Noël. C’est aussi avec cette fonctionnalité que le club d’Harriet a mis en place sa boutique en ligne et vend des produits du club (chandail, gants, patins, etc.)

Harriet a constaté au moins deux impacts concrets depuis la mise en place de Yapla : 

• Pour l’équipe du club : les bénévoles peuvent gérer le club à distance facilement. Pas besoin d’être au bureau et de fouiller dans les papiers pour être capable de répondre aux questions des membres reçues par email.
• Pour les patineurs : ils ont la possibilité de garantir leur place pour la saison suivante grâce à un système de pré-inscription mis en place, cela assure une meilleure satisfaction et donc fidélisation des membres.  

Faire rayonner ses membres et les aider à générer du business en tant qu’association professionnelle  

Au Québec, on compte environ 13 000 manufacturiers et le Centre des Valorisation des Données Manufacturières offre le plus grand répertoire permettant de trouver, d'échanger et de collaborer entre manufacturiers. Le CVDM rassemble aujourd’hui 5000 membres sur Yapla et leur offre une véritable vitrine afin de leur simplifier la vie dans leur processus de croissance d'entreprise et de leur générer du business. 

En d’autres termes, le CVDM soutient les manufacturiers du Québec grâce à l’exploitation des données manufacturières et de la coopération en transformation numérique. Le CVDM vise aussi à optimiser la prise de décision des manufacturiers et à générer des projets de valorisation des données manufacturières dans un cadre collaboratif et de mutualisation.

“ On remarque qu’un des enjeux de nombreuses associations professionnelles, c’est faire rayonner ses propres membres, de leur donner la capacité de générer du lead et d'interagir avec des clients potentiels. On le voit avec l’exemple du CVDM, avec Yapla, il existe des techniques vraiment efficaces à explorer. ” Pascal Jarry. 

En résumé, Yapla permet au CVDM  de collecter des opportunités d’affaires qui sont redistribuées aux membres de l’organisation. L’équipe des Services Professionnels de Yapla aide justement les associations à réaliser ce type de projets. 

Les services professionnels, une équipe dédiée à l’accompagnement des associations sur Yapla

Les services professionnels donnent avant tout accès à des conseils personnalisés et à une stratégie d’implémentation de Yapla. Lorsqu’une association fait appel aux services professionnels de Yapla, elle est accompagné par un chef de projet comme Adrien Boussaroque : “ Les services professionnels, c’est une équipe d’experts multidisciplinaires : conseils, design, intégration, support… Mais c’est aussi et avant tout, une équipe de passionnés. Je suis moi-même issu d’une association, et c’est toujours un plaisir de découvrir de nouvelles associations qui s’intéressent à Yapla, de comprendre leur réalité, leurs besoins, leurs process. C’est ce qui nous permet d’accomplir notre mission de conseiller les associations pour configurer et exploiter au mieux toute la puissance de Yapla pour elles.”

Conseils et pièges à éviter pour passer le cap du numérique

Voici un résumé de conseils partagés par Harriet, Benoît et Adrien : 

• Démarrer étape par étape : on ne peut pas tout révolutionner d’un coup, il faut y aller petit à petit, travailler en itération. Par exemple, vous pouvez commencer par créer votre base de membres et de contacts, puis bâtir tranquillement votre site web et passer graduellement au paiement en ligne.
• Penser à organiser et structurer votre association et votre façon de travailler, essayer d’avoir des processus simples pour faciliter la transmission et le roulement entre bénévoles
• Toujours mesurer ses projets et ses initiatives, tirer des conclusions et mettre en place des actions concrètes
• Ne pas minimiser le temps nécessaire pour réaliser sa transformation numérique
• Ne pas minimiser non plus l’impact sur toutes les personnes au sein de l'association : “Tout le monde va mieux s’adapter et la plateforme et surtout, la plateforme répondra mieux aux besoins de tout le monde” Adrien Boussaroque
• Comprendre les données que l’on va mettre dans Yapla : identifier toutes les données que l’on possède, les comprendre, se demander si on en a besoin? Comment on va les traiter pour les mettre dans Yapla? Et surtout, qu’est-ce qu’on veut faire de ces données? 

Comment profiter de la communauté Yapla pour parfaire vos connaissances numériques 

Dans cette avant-dernière partie, Catherine Thibault, Directrice Succès Client chez Yapla, vous partage des conseils pour tirer parti du produit et de la communauté de Yapla. 

Chez Yapla, on vous propose de nombreuses ressources pour vous accompagner dans votre expérience avec Yapla : des centaines d’articles, des vidéos, des webinaires sans oublier les rendez-vous avec l’équipe de support au besoin. L’équipe des services professionnels que nous avons présentée précédemment est également disponible pour vous accompagner. 

Aujourd’hui, nous avons le plaisir de nous partager une nouvelle composante à ajouter à votre éventail de ressources : la page des échanges de la communauté Yapla. Il s’agit d’un environnement disponible dans le centre d’assistance en ligne, où pourront naître de nouvelles idées, des partages de bonnes pratiques. 

Vous avez notamment à disposition une section vous permettant de nous partager vos besoins et idées de nouvelles fonctionnalités. 

 
World café Yapla 2022 : enjeux et réussites numériques des associations

Pour clôturer cette conférence en toute convivialité, nous avons organisé un moment d’échange et de partage d’expérience entre associations. C’est pourquoi, nous avons décidé d’organiser un World Café pour discuter ensemble de deux sujets majeurs : vos enjeux ainsi que vos grands succès numériques. Par cet atelier, nous souhaitions vous permettre de vous exprimer et d’apprendre de vos expériences respectives. Que ce soit pour vous inspirer, vous éviter de reproduire les erreurs des autres, ou au contraire tenter de répéter les succès de vos pairs. Découvrez sans plus attendre le résumé de ces discussions aussi inspirantes qu’intéressantes !

Quelle est la problématique ou l’enjeu le plus important que votre organisation a rencontré dans son utilisation du numérique ?

Il était très intéressant d'entendre des associations de toutes tailles et issus de secteurs d'activité différents parler de leurs enjeux. Voici les grandes tendances qui en sont ressorties.

• Faciliter les processus métiers au sein de son association pour pouvoir se concentrer sur la raison même de l’existence de l’organisation.
• Réussir à mettre en place un système fiable et qui a de la valeur. 
• Faire face à la résistance au changement au sein de l’organisation, convaincre de l’utilité du digital.
• Démocratiser le numérique et former les équipes avec pédagogie au sein de l’organisation. Réaliser des procédures en interne sur l’utilisation des outils. 
• Trouver son critère déterminant par rapport à une offre très concurrentielle : Comment se positionner stratégiquement pour se concentrer sur un sujet et créer l’effet d’attraction du fait de cette expertise ? 
• Enrichir son offre de service et générer plus de valeur pour ses membres et sa communauté : proposer du contenu exclusif, espace dédié aux membres, etc.

Quel est le plus grand succès de votre transformation numérique ?

À l’unanimité, le digital est devenu un incontournable qui contribue à la croissance et au développement des associations. De quelle manière et sur quels aspects ? Voici quelques exemples qui ont été cités.

• La mise en place des inscriptions et paiements en ligne avec Yapla pour les membres, événements, formations… Tout est regroupé au même endroit, beaucoup de temps de gagné, le suivi est facilité. 
• L’automatisation de l’édition et de l’envoi des factures est un gain de temps précieux
• Le repositionnement stratégique grâce à l’accompagnement de Riposte ainsi que la qualité des sites web qui en découle
• La centralisation, automatisation et modernisation des process grâce à la migration vers une solution tout-en-un
• Obtention de subventions
• Capacité d’avoir des formations virtuelles accréditées 
• Beaucoup d’opportunités pour l’international

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Solène, chargée marketing