Changement des membres du bureau d’une association : comment faire ?

En qualité d'association, vous êtes tenus de déclarer chaque changement qui survient dans l'administration de votre structure. Cette déclaration se fait dans un délai maximum de 3 mois à compter du changement, auprès du service de greffe des associations. Il peut s'agir d'une modification de dirigeants ou encore d'un changement d'adresse de siège social. Autant de modifications possibles qui doivent être renseignées au plus vite. Comment procéder en cas de changement du bureau d’une association ? On vous dit tout dans cet article.

Quels membres composent le bureau d'une association ?

Le bureau d'une association assure le bon fonctionnement de la structure au quotidien et prend des décisions importantes. Sur le plan juridique, changer la constitution du bureau est un événement marquant qui doit se conformer à la législation en vigueur. 

Dans la pratique, trois membres composent généralement le bureau d'une association. Ces derniers endosse un rôle bien précis :

• Le président, qui est le représentant légal de l'association.
• Le trésorier, qui accompagne le président au quotidien. Son rôle est de garantir le bon fonctionnement financier de la structure associative. Il vérifie notamment les comptes bancaires et l'encaissement des recettes. Il présente également les comptes au moment de la tenue annuelle de l'Assemblée générale,
• Le secrétaire de l'association, qui s'occupe des registres associatifs. Il se charge des formalités administratives et est donc notamment amené à rédiger les procès-verbaux des assemblées générales et des conseils d'administration.

Pour garantir une gestion optimale de la structure, le bureau de l' association peut compter des membres supplémentaires comme un vice-président, trésorier adjoint, etc.  

Les motifs d'un changement du bureau d'association

Pour quelles raisons est-on amené à modifier les membres d'un bureau d'association ? Parfois, ce changement est prévu dans les statuts de l'association, parfois il s'agit d'un événement exceptionnel qu'il faut savoir gérer en interne.

Une nouvelle élection après la fin du mandat

Lorsque le mandat d'un dirigeant arrive à sa fin, il y a lieu d'organiser de nouvelles élections. Les statuts de l'association prévoient ce cas de figure et donnent des directives claires sur la manière de tenir une nouvelle élection du bureau.

Parfois, il arrive que des associations prévoient un mandat à durée indéterminée afin de garantir une pérennité et éviter ce type d'élection.

Un membre du bureau révoqué

Le bureau d'une association peut être amené à évoluer si un de ses membres est révoqué. Cela peut avoir lieu pour plusieurs raisons, notamment après un conflit entre le membre du groupe et les autres acteurs en présence. En effet, il arrive parfois que le président soit en désaccord avec les membres du bureau de l'association. Dans ce cas, il est possible de révoquer le dirigeant si le désaccord est irrémédiable. 
Toutefois, les dispositions prévues dans les statuts de l'association doivent être respectées afin d'éviter tout risque d'abus. En règle générale, la révocation est effectuée par l'assemblée générale de l'association.

Une démission par un membre du bureau de l'association

À côté de la révocation, la démission figure parmi les causes les plus courantes d'un remaniement du bureau associatif. En effet, chaque membre peut librement démissionner sans avoir à avancer de motif particulier, ce qui requiert alors le renouvellement du bureau. Toutefois, le processus de démission doit suivre les dispositions édictées par les statuts.

Quelles démarches pour assurer le changement des membres du bureau de votre association ?

Opérer un changement du bureau d'une association implique de réaliser certaines démarches au préalable.

Une déclaration de modification à la préfecture de l'association

Conformément à la loi du 1er juillet 1901 relative au contrat d'association, toute modification apportée au bureau d'une association doit être déclarée à la préfecture du lieu où se situe la structure associative. Il convient donc de faire une déclaration auprès du service de greffe des associations en respectant un délai maximal de 3 mois à partir du jour de l'événement. 
Pour réaliser cette démarche légale il faut remplir le formulaire Cerfa n°13972*03 en modification du bureau de votre association. La déclaration doit être accompagnée du procès-verbal (une copie) actant cette modification et peut être réalisée en ligne pour plus de praticité. Vous pouvez également choisir de l'envoyer par courrier recommandé avec un accusé de réception afin de vous constituer une preuve en cas de difficulté juridique.
Dans tous les cas, seule la déclaration effective rend le changement opposable aux tiers. Légalement, les anciens dirigeants sont donc toujours pleinement responsables tant que cette déclaration n'est pas réalisée.

Un transfert des pouvoirs bancaires

Au moment de modifier le bureau de l'association, il faut s'adresser à la banque afin de réaliser certaines démarches. En effet, les anciens dirigeants doivent transférer leurs pouvoirs bancaires vers les nouveaux, ce qui permet d'assurer un suivi dans l'utilisation des moyens de paiement. En règle générale, la banque demande à vérifier que la déclaration préalable de modification ait bien été faite en préfecture. On vous conseille donc de commencer en premier lieu par la déclaration puis de poursuivre par le transfert des droits bancaires entre les membres sortants et entrants.

Bon à savoir : en plus des démarches plutôt techniques et administratives, il est important de prendre conscience qu'une telle modification du bureau de l'association nécessite un temps d'adaptation. Une période de transition est respectée dans ce cadre, ce qui inclut des temps d'échange entre les membres.

Les clés pour assurer une bonne passation de bureau

Garantir un changement de bureau d'association pleinement réussi ne s'improvise pas. Au-delà des procédures administratives, il est essentiel d'assurer une bonne passation entre les membres du bureau sortant et entrant afin de garantir une continuité efficace dans la gestion de l'organisation. Une transition réussie implique une transmission fluide de l'information, des responsabilités, et une compréhension approfondie des enjeux spécifiques à l'association.

Des outils tels que Yapla peuvent jouer un rôle structurant dans ce processus de passation de bureau. Yapla offre notamment des fonctionnalités permettant une gestion transparente des membres de l'association avec : 

• Une centralisation des données qui permet un accès rapide à l'historique nécessaire à la nouvelle équipe. 
• L’automatisation des processus liés aux adhésions qui simplifie la prise de relève.

En conclusion, pour garantir le succès d'un changement de bureau, il est impératif d'adopter une approche holistique, combinant des outils technologiques modernes, des processus administratifs efficaces, et une communication transparente entre les équipes successives.
 

Solène, chargée marketing