9 pratiques pour produire vos newsletters plus efficacement

Si les newsletters sont considérées comme une des tactiques marketing les plus abordables pour les associations, il n’en reste pas moins que les produire est un processus long et complexe. En effet, la newsletter est le moyen le plus chronophage pour 39% des responsables des communications.

1. Préparez le calendrier éditorial de votre association

Une telle planification vous assure :

• D’éliminer le travail superflu en prenant le temps d’identifier et donc de vous concentrer uniquement sur les sujets qui intéressent vos lecteurs et servent les objectifs de votre association;
• D'être cohérent entre les différentes communications;
• D’anticiper la charge de travail;
• D’éviter les urgences de dernière minute.

2. Automatisez la gestion des listes d’envoi

La gestion des contacts est souvent l’étape où les associations perdent le plus de temps. Il s’agit de s’assurer que le référentiel et les listes sont en tout temps à jour.

À force de constater les difficultés de nos utilisateurs, nous avons donc développé deux fonctionnalités qui leur font gagner un temps précieux :

La synchronisation automatique des contacts

Cette fonctionnalité vous fait gagner de nombreuses heures en vous évitant la tâche fastidieuse d’ajouter de nouveaux contacts.
Ainsi, les contacts des différentes applications Yapla MC (Membres, Événements, Dons, Congrès, Formulaires personnalisés) sont regroupés dans l’application XRM, puis automatiquement ajoutés au référentiel de l’application newsletters.

La synchronisation automatique des groupes

Si vous ciblez vos newsletters en fonction de groupes (bénévoles, donateurs, membres actifs…), vous savez que les mettre à jour est aussi complexe. Par exemple, un membre qui est actif ce mois-ci pourrait ne plus l’être le mois prochain. À votre demande, nous allons donc ajouter progressivement la synchronisation automatique des groupes, et avons déjà commencé avec celui des membres actifs. Vous pouvez activer cette fonctionnalité dès maintenant en suivant ce guide !

3. Utilisez des contenus externes

Gagnez du temps en essayant par exemple;

D’adopter la veille médiatique
Tactique efficace pour positionner votre organisation comme chef de file dans son secteur, la veille consiste à relayer les dernières actualités d'intérêt ainsi qu’à les commenter à travers votre loupe d’expert.
Pour ne pas perdre de temps dans la sélection, utilisez des outils gratuits comme Google Alerts qui vous notifient et filtrent les nouvelles pour vous.

D’externaliser la création
Impliquez davantage votre communauté en leur demandant de participer à la production des newsletters. Proposez-leur de rédiger un article d’opinion, un témoignage ou encore de partager des vidéos et des photos. En plus de minimiser votre charge de travail, vous leur offrirez une visibilité appréciée et l’image de votre organisation profitera grandement de leur contribution. 

4. Produisez des newsletters plus courtes

La tendance générale est connue : notre capacité d’attention est de plus en plus courte. Certains experts conseillent ainsi de limiter une newsletter à trois contenus, tandis que d’autres estiment qu’il faudrait seulement 5 min pour en consulter une.

Au final, une newsletter courte vous permettra de vous concentrer sur le message essentiel et donc d’éviter de perdre du temps sur des informations moins intéressantes.

5. Publiez seulement les introductions de vos articles

Cette pratique vous aidera beaucoup à raccourcir vos newsletters mais aussi à gagner du temps. Lors de la promotion d’un événement ou d’un article dans la newsletter, affichez seulement un texte et une image d’introduction qui amèneront le lecteur à lire la suite sur votre site.

Cette pratique a deux avantages majeurs :

Augmenter le nombre de visites sur votre site, ce qui contribue à améliorer votre référencement dans les moteurs de recherche;

Vous éviter les copier-coller répétitifs.

Si vous utilisez l’application newsletters de Yapla MC, la fonctionnalité newsletter intelligente vous permettra de gagner encore plus de temps : elle synchronise les nouvelles et les événements affichés sur votre site directement avec votre newsletter.

6 . Prenez réellement avantage de votre gabarit  

Un gabarit de newsletter est son squelette visuel. Il crée automatiquement pour chaque newsletter une structure prédéfinie avec les éléments essentiels : les couleurs, le style, le nombre de zones, le logo, l’adresse… Configurer le premier gabarit peut prendre du temps, notamment parce qu’il faut le tester pour tous les types d’écran (ordinateur, tablette, mobile), mais vous fera assurément gagner de nombreuses heures par le suite.

Si vous vous trouvez à :

• Changer la structure ou ajouter des zones;
• Ajuster le style et le design;
• Modifier les mêmes informations d’une newsletter à l’autre,

c’est que votre gabarit doit évoluer. Mettez-le à jour une bonne fois pour toute ou créez-en d’autres qui sont plus adaptés aux différents types de communication.

7.  Automatisez la personnalisation des communications

De nombreuses communications doivent être personnalisées en fonction du destinataire et de ses intérêts. Cherchez les fonctionnalités qui le font automatiquement pour vous et vous évitent ainsi d’envoyer les mails un à un. En voici des exemples :

Personnaliser une communication avec des informations sur le destinataire :
Utilisons l’exemple de notre application newsletters : la fonctionnalité Mot clef du destinataire personnalise automatiquement chaque communication avec les informations de votre choix.

Pour utiliser correctement cette fonctionnalité, assurez-vous d’abord d’avoir les renseignements nécessaires pour tous vos destinataires, sous peine d’avoir des communications avec des informations manquantes.

Personnaliser le contenu en fonction des intérêts des destinataires :
Il est possible de personnaliser les sections et les sujets d’une même newsletter en fonction du groupe auquel les destinataires appartiennent (voir section 2).
Cette fonctionnalité vous évite de dupliquer les newsletters et de modifier manuellement les sections à chaque envoi.

8. Faites relire et tester vos newsletters par d’autres personnes

Produire une newsletter est un travail de longue haleine. Le sens du détail, même chez les rédacteurs les plus rigoureux, peut s’émousser rapidement. Gagnez en efficacité en chargeant une autre personne de la relecture et des tests. Demandez-lui par exemple de :

• Relire les introductions mais aussi les articles;
• Regarder le rendu visuel de la newsletter; l’alignement, la qualité des images…
• Cliquer sur les boutons et les liens pour s’assurer qu’ils renvoient aux bonnes pages;
• Ouvrir la newsletter sur son mobile ou sa tablette.

9. Utilisez les statistiques pour gagner continuellement en efficacité

À titre d’exemple, les utilisateurs de l’application newsletters de Yapla MC ont accès à de nombreuses statistiques qui les aident à continuellement améliorer leurs newsletters.

Les groupes de destinataires VS les groupes de lecteurs :
Comparez la proportion de chaque groupe de destinataires dans le référentiel général et dans la liste de ceux qui ont ouvert la newsletter. Si un groupe est majoritaire, vous pourrez vous concentrer sur des sujets plus en accord avec leurs préférences.

Le nombre d’ouvertures :
Il est dit qu’un bon taux d’ouverture est d’environ 25%. Si votre taux est significativement plus bas, pensez à utiliser un autre moyen de communication plus approprié pour atteindre votre cible.

Le nombre de clics sur les liens et le nombre de partages sur les réseaux sociaux :
Suivez ces statistiques pour identifier quels sujets sont les plus populaires. Vous pourrez ainsi facilement ajuster votre stratégie et le calendrier éditorial.

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Solène, chargée marketing