Comment l’ARCES boost l’engagement de sa communauté avec Yapla

L’ARCES, le réseau français des professionnels de la communication, de l'enseignement supérieur et de la recherche

L’ARCES est le réseau français des professionnels de la communication de l'enseignement supérieur et de la recherche. Fondée en 1985, cette association professionnelle réunit plus de 140 établissements et des milliers de membres issus de l’enseignement supérieur et de la recherche en France: Universités, Écoles d’ingénieurs, Écoles de commerce/management, centres de recherche, etc.

L’OBNL mène une triple mission: 

• Accompagner la réflexion stratégique dans un environnement complexe
• Développer l'expertise métier des équipes        
• Offrir un espace de partage d'expériences et d'entraide

L’ARCES propose de nombreuses formations et organise des évènements tels que le Prix de l'enseignement supérieur et de la recherche dans le but de valoriser les membres et partager leurs actions de communication les plus originales, les plus abouties, les plus inspirantes.

Les défis: Développer son OSBL et l’engagement de sa communauté au sein d’un écosystème en transition 

Les outils numériques ont toujours fait partie du quotidien des équipes de l’ARCES et ont contribué au développement de l’association. Néanmoins, les besoins et la réalité des équipes ainsi que de la communauté ont évolué avec le temps. 

Par exemple, la gestion des inscriptions pour devenir membre ou encore pour participer aux différentes sessions de formations était devenue trop lourde et chronophage pour les équipes.

« On sentait que l’organisation était en crise de puissance, les outils en place nous limitaient. Par exemple pour nos communications, l'outil que nous avions avant très coûteux, on devait payer à chaque nouvel envoi d'infolettres. » 

L’ARCES a développé son propre réseau social privé qui permet aux membres de partager des informations de natures Ressources Humaines (opportunités de postes) et de créer un véritable lieu d’échange et de partage accessible.

Si ce réseau social est très utile pour fédérer la communauté et s’il est aussi très apprécié par cette dernière, l’animer, le gérer et l’administrer et implique un gros travail pour l’équipe qui doit par exemple donner les accès de façon manuelle. L’un des défis est d’automatiser l’accès à ce réseau social à tout nouvel adhérent. 

De manière générale, il fallait trouver une solution qui permette de maintenir et faire évoluer le potentiel du réseau tout en diminuant la charge de travail pour l’équipe. 

« Ce réseau social demandait un travail considérable sans que les moyens et que les ressources internes suivent pour autant. La question de la modernisation de l'outil en ligne s'est posée courant 2010. » 

Dynamiser la communauté

Un autre des défis de l’ARCES est de développer l’engagement de la communauté. Cela nécessite de mettre en place de nouvelles initiatives plus impactantes tout en respectant la limite des ressources disponibles en matière de temps et de budget.

Un écosystème en transformation

L’ARCES se développe au sein d’un écosystème complexe en perpétuelle transformation et doit faire face des défis importants tels que: 

• La fusion des universités françaises,
• Les enjeux de territorialisation,  
• Les problématiques sociales, 
• Ou encore la transition écologique… 

En tant que communicants au sein des établissements, les membres de l’ARCES ont plus que jamais besoin se réunir pour construire une stratégie de communication efficace. 

Les solutions: Une combinaison d’outils complémentaires et adaptés aux OBNL professionnels 

Pour faire face à ces nombreux défis, la direction de l'ARCES a décidé d’opérer une transition importante et d’adopter Yapla.
 

Adopter Yapla, une suite de gestion tout-en-un intégrée

L’ARCES a sérieusement envisagé de changer de perspective et a fait appel à Yapla en 2015. Au départ, il était simplement question de refondre et moderniser le site web de l’organisation. 

Conquis par l'aspect tout-en-un de Yapla et les nombreuses autres fonctionnalités à disposition, les équipes de l’ARCES ont commencé à utiliser la plateforme pour son système de collecte et de gestion des adhésions ainsi que la solution d'infolettre intégrée. 

« La fonctionnalité Infolettres de Yapla nous a permis de monter en puissance et de communiquer de façon plus régulière avec notre communauté tout en structurant notre stratégie et notre ligne éditoriale ! » 

Se faire accompagner par des experts en transition numérique pour les associations

Les Services Professionnels Yapla ont accompagné l’organisme dans l’adoption de l’outil pour assurer que ce dernier réponde aux besoins propres à l'OBNL tout en offrant les formations nécessaires aux membres de l’ARCES pour être autonomes sur Yapla.

Par exemple, pour être conforme aux statuts de l'association, de nombreuses conditions sont à respecter pour être adhérent de l'association. Il fallait donc mettre en place un système d'adhésion en ligne qui respecte les conditions propres à l'association. 

« Nous ne sommes pas spécialistes, nous avons particulièrement apprécié le support technique de Yapla qui est toujours disponible pour nous aider. On est toujours accompagné sur la montée en compétences avec l’outil et sur la résolution d’éventuelles difficultés ».

Connexion Jamespot x Yapla

Le réseau social privé de l’ARCES est intégré sur Jamespot et synchronisé avec Yapla grâce à un API. 

Leader europoéen des solutions collaboratives dans le cloud, Jamespot fait réussir le collectif des organisations en renforçant leur communication interne, leur collaboration et la cohésion de leurs équipes en interne grâce à sa solution modulable et ses fonctionnalités no code. 

L’association entre Jamespot et Yapla permet ainsi aux membres de l’ARCES d’échanger entre eux de manière plus simple et plus efficace, pour une meilleure communication interne et un engagement renforcé au sein de la communauté! 

« Nous avons choisi Yapla, car c'est un acteur de l'économie sociale et solidaire tourné vers le monde associatif et qui en cela avait des liens avec d'autres acteurs, notamment l’éditeur de solutions collaboratives Jamespot. »

Les résultats: Un meilleur impact et une communauté plus engagée 

• Une organisation interne plus efficace
• Une meilleure gestion de la base de membres
• Une montée en puissance des communications
• Plus de temps pour développer le réseau
• Des économies grâce à la centralisation des outils