Gérer sa chorale avec Yapla, le cas de Choeurs sans frontières

Chœurs sans frontières: Promouvoir le chant choral francophone

Chœurs sans frontières est un OBNL fondé en 2006, dédié au développement et à la promotion du chant choral francophone, en particulier la chanson actuelle harmonisée. Alain Lanctôt, président du Conseil d'Administration, nous explique comment l'organisation, entièrement gérée par des bénévoles, utilise Yapla pour simplifier la gestion des membres et des événements. L'association compte plus de 1200 membres enregistrés dans sa base de données, avec un minimum de 600 membres actifs chaque année.

Le besoin d'un outil numérique pour alléger la charge de travail

Face aux nombreuses tâches administratives, Chœurs sans frontières avait besoin d'un outil pour centraliser la gestion des membres, des événements et des communications. Alain a découvert Yapla grâce à Charles Decroix, ancien directeur général de l'Alliance Chorale du Québec, et a été séduit par les possibilités offertes par la plateforme.

Pourquoi choisir Yapla pour la gestion du choeur?

Une solution complète pour gérer les adhésions

Chœurs sans frontières utilise Yapla pour automatiser et centraliser la gestion des adhésions, ce qui permet de regrouper toutes les informations des membres de manière efficace. Alain explique que Yapla a permis de réduire considérablement la charge de travail grâce à l'automatisation des tâches administratives. L'association gère plusieurs types de membres, ce qui nécessite une plateforme flexible et adaptée à leurs besoins.

Facilitation de l'organisation des colloques

Yapla est également utilisé pour organiser des événements tels que des colloques et des week-ends chantants. Chaque année, Chœurs sans frontières organise un colloque en janvier et le week-end des folies chantantes, réunissant entre 450 et 525 participants. Yapla permet de centraliser les inscriptions, de gérer les informations des participants et de générer automatiquement les attestations de participation, simplifiant ainsi l'organisation de ces événements.

Développer sa communication avec Yapla

La fonction infolettre permet à Alain d'envoyer des bulletins de liaison numérisés et tenir les membres informés des actualités. Chœurs sans frontières utilise cette fonctionnalité pour promouvoir ses ventes de partitions de musique sous forme de PDF, réduisant ainsi la charge de travail et les envois papier.

Les projets futurs pour Chœurs sans frontières

Alain souhaite développer des formations en ligne, telles que des cours de solfège et des sessions sur les droits d'auteur, pour offrir des alternatives en période de pandémie et permettre une participation plus large. L'association envisage également de créer une nouvelle catégorie de membres pour personnaliser davantage les communications et améliorer la gestion des données.

Mot de la fin pour Alain

Nous sommes très contents d'utiliser une plateforme québécoise. Nous avons vraiment un sentiment de proximité avec vous et c’est un réel plus pour notre association. En plus, la plateforme est vraiment accessible financièrement alors, merci Yapla!

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Solène, chargée marketing