Instaurer le paiement en ligne pour ses activités, le cas du Cercle des Mycologues de Lanaudière et de la Mauricie

Cercle des Mycologues promeut l’étude et la connaissance des champignons

Le Cercle des Mycologues de Lanaudière et de la Mauricie a pour mission de vulgariser les connaissances sur les champignons à travers diverses activités, principalement des excursions en forêt. Fondée il y a plusieurs années, l'association compte aujourd'hui environ 300 membres, une clientèle variée allant des retraités aux familles. Les activités du Cercle se concentrent au printemps, en été et en automne, périodes propices à la cueillette des champignons. Pour gérer efficacement ses nombreuses activités et sa communauté de membres, le Cercle a ressenti le besoin de s'équiper d'un outil numérique performant.

Quel logiciel choisir pour son OBNL?

Lors de notre échange, Sonia Loubier, trésorière du Cercle, explique avoir choisi Yapla pour plusieurs raisons : sa flexibilité, sa convivialité et sa sécurité. Yapla s'est avéré être une solution idéale pour répondre aux besoins spécifiques du Cercle.

Un outil qui simplifie la gestion des membres et le renouvellement des adhésions

Avant d'adopter Yapla, la gestion des membres se faisait via un formulaire PDF à imprimer et à envoyer par la poste, ce qui impliquait une saisie manuelle des informations dans un fichier Excel et un logiciel de gestion comptable. Cette méthode demandait beaucoup de temps et d'efforts.

«Yapla est un très gros avantage pour les membres puisque ça leur permet d'économiser certains coûts liés à l’impression et à l’envoi des formulaires, et c’est un gain de temps pour eux aussi.»

Avec Yapla, les adhésions en ligne ont simplifié le processus. Les membres s'inscrivent et toutes les données sont automatiquement enregistrées sur la plateforme. Les cartes de membre sont éditées via Yapla, et les factures sont envoyées par courriel, éliminant ainsi la gestion manuelle.

Le Cercle propose plusieurs types d'adhésions, dont des adhésions individuelles et familiales, ainsi que des adhésions sur deux à trois ans avec un prix dégressif. Une adhésion spéciale et gratuite est également disponible pour les bénévoles. Pendant la pandémie de COVID-19, le Cercle a pu offrir une année d'adhésion gratuite à tous les membres inscrits en 2020, et reporter facilement les adhésions de ceux ayant opté pour des durées plus longues.

Un outil pour organiser les excursions

Le Cercle des Mycologues profite de la richesse fonctionnelle de Yapla pour organiser ses événements grâce à la fonctionnalité dédiée.

«Le module présente les mêmes avantages que pour les adhésions, c’est-à-dire qu’en termes de gestion administrative et de paiement en ligne, tout est automatisé, on sauve de l’énergie!»

Yapla permet également de limiter le nombre de participants lorsque nécessaire, par exemple lors des excursions dans des forêts privées. Le jour J, la liste des participants est facilement accessible et les présences sont relevées aisément.

Une solution pour promouvoir ses activités

Pour promouvoir ses activités, le Cercle utilise un groupe Facebook et la fonctionnalité infolettre de Yapla pour informer sa communauté des événements et des formations. Le site web, créé grâce à Yapla, est régulièrement mis à jour pour refléter les dernières nouvelles et activités du Cercle.

Mot pour la fin de Sonia

Je voudrais souligner la qualité du service client. Que l’on soit une petite organisation ou non, nous avons le droit à un super service! À chaque fois que j’ai envoyé des demandes, j’ai eu des réponses rapides et toujours complètes, bien expliquées. On m’a même proposé un échange téléphonique un jour car j’étais vraiment dans le besoin d’échanger avec quelqu’un sur une problématique très particulière. Et le problème a été réglé en moins de deux. Je me suis senti traité comme un client important.

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Solène, chargée marketing