7 conseils pour organiser un événement (et vous démarquer)

1. Quatre questions fondamentales à se poser pour organiser son évènement

Pour mettre toutes les chances de votre côté de réussir votre événement, nous vous conseillons fortement de toujours commencer par vous poser ces 4 questions pour définir un cadre et un objectif précis: 

1. Pourquoi souhaitez-vous organiser cet évènement?
2. Qui souhaitez-vous toucher? 
3. Quelles ressources avez-vous à disposition? 
4. Où et quand votre évènement aura lieu?

Les réponses à ces 4 questions vous guideront tout au long de l’organisation de votre événement. 

 

2. Innover dans le format de son évènement pour se démarquer: quelques idées

Une fois que vous avez identifié clairement votre besoin, vous pouvez réfléchir au meilleur format et au contenu pour votre évènement. Vous pouvez organiser un événement dont le format et le contenu sont totalement alignés avec la nature de votre OBNL: 

• un regroupement de professionnels peut proposer un séminaire de formation, 
• un club sportif peut organiser un tournoi,
• un club de théâtre peut mettre en scène un spectacle,
• etc. 

Mais il est aussi possible de prévoir des événements qui ne sont pas directement liés à l'objet principal de l'association. Ainsi, un ordre profesionnel peut par exemple organiser une activité oenologique pour fédérer ses membres.

Pour vous renouveler et toujours donner envie à votre communauté de se participer à vos évènements, n’hésitez pas à innover dans le format, le contenu et le programme de votre évènement: 

• Course en karting,
• Évènement de jeux vidéos en réalité virtuelle,
• Concert de musique avec une buvette zéro déchet,
• Pique-nique avec des jongleurs et des cracheurs de feu,
• Activité oenologique,
• Conférence en compagnie d’intervenants reconnus dans le secteur, etc. 

Autant d’idées qui sortent de l’ordinaire et qui peuvent vous aider à vous démarquer. N'oubliez pas de tenir compte du cadre que vous avez préalablement défini: votre cible, vos ressources disponibles, votre budget d’évènement, vos moyens humains, etc.

 

3. Créer le rétroplanning de son évènement associatif

Nous le dirons jamais assez: l'anticipation est la clé!

Invitations, déco, traiteur, photographe, signalétique, parking, hôtesses, badges, supports de présentation, contraintes règlementaires, billetterie… La logistique d'un évènement ne s'improvise pas.

Nous vous recommandons fortement de définir un rétroplanning des tâches à effectuer pour ne rien oublier. Pour ce faire, vous pouvez utiliser quelques outils comme Excel, Gantt, Asana, Monday ou encore Jira, Zoho Projects et Wrike.  

Voici les grandes étapes que vous pouvez intégrer à votre rétroplanning, cela s'applique pour tout type d'événement, qu'il s'agisse d'un congrès, un festival ou encore un spectacle: 

1. Poser le cadre, l'objectif et le public cible de son évènement

   Il s'agit des fameuses 4 questions fondamentales vues plus tôt :)

   • Clarifier les buts de l'événement: service aux membres, collecte de fonds, sensibilisation, formation, réseautage, etc. 

   • Identifier le public cible.

   • Choisir une date qui convient à votre public cible.

   • Réserver le lieu de l'événement.

2. Élaboration du budget

   • Estimer les coûts (location du lieu, matériel, nourriture, marketing, etc.).
   • Prévoir les sources de financement (sponsors, ventes de billets, subventions).

3. Planification des activités et du programme

   • Définir le déroulement de l'événement et les activités prévues.
   • Organiser les interventions, stands, ateliers ou conférences.

4. Logistique et matériel

   • Lister le matériel nécessaire (sonorisation, éclairage, sièges, stands, etc.).
   • Prévoir la logistique (transports, signalétique, sécurité).

5. Communication et promotion

   • Élaborer un plan de communication (courriels, affiches, réseaux sociaux, presse, etc.).
   • Créer les supports de communication (invitations, flyers, site web).

6. Gestion des inscriptions et des participants

   • Mettre en place le système d’inscription.
   • Prévoir des confirmations et des rappels aux participants.
   • Pensez à tester Yapla si vous ne l'avez pas encore fait pour créer votre billetterie gratuitement

7. Coordination du personnel et des bénévoles

   • Recruter et former les bénévoles et le personnel.
   • Définir les rôles et les responsabilités.

8. Préparation des intervenants et des animations

   • Coordonner avec les intervenants, artistes, formateurs, ou animateurs.
   • Prévoir des répétitions ou des réunions de préparation.

9. Gestion de l’événement le jour J

   • Mettre en place un planning détaillé pour le jour de l'événement.
   • S'assurer que tout le staff et les bénévoles connaissent leurs tâches.

10. Évaluation post-événement

    • Recueillir des retours des participants.
    • Analyser les points positifs et les aspects à améliorer.

 

4. Respecter les démarches réglementaires en évènementiel

La loi est assez stricte en ce qui concerne l'organisation d'événements pour les OBNL. L'organisateur de l'événement est responsable de toute infraction aux dispositions légales ou réglementaires. Par conséquent, il est essentiel de compléter les déclarations nécessaires et d'obtenir les autorisations requises à l'avance :

• Vous prévoyez de diffuser de la musique ? Vous devez suivre les procédures auprès de la SOCAN (Société canadienne des auteurs, compositeurs et éditeurs de musique).
• Vous voulez installer un stand de boissons? Au Québec, vous devez demander un permi de réunion 
• Votre événement a-t-il lieu sur la voie public? Vous devrez soumettre une demande d'autorisation auprès de la ville concernée ou de l'autorité compétente.
• Vous organisez une vente ou une tombola? Le prix doit consister en des biens tangibles, et l'OBNL doit demander l'autorisation auprès des autorités locales. Dans les grandes villes comme Toronto, la demande pourrait devoir être adressée à des autorités municipales spécifiques.

De plus, n'oubliez pas de souscrire à des assurances complètes pour couvrir toute circonstance imprévue (inondations, annulations, etc.). Pour plus d'informations sur les dispositions légales applicables, vous pouvez vous référer aux codes municipaux locaux et aux directives spécifiques à votre région.

Note : Si votre événement associatif rassemble plus de 1 500 personnes, un service de sécurité pourrait être requis.

 

5. Communiquer avant, pendant et après son événement

Pour assurer le succès de votre événement associatif, la communication est cruciale à chaque étape. 

Avant l'événement : réussir les invitations et la promotion

Pour attirer un maximum de participants, il faut des invitations et une promotion efficace:

• Communiquez à des heures clés, au moment où votre public est réceptif, et à intervalles réguliers de préférence,
• Privilégiez des messages d'invitation faciles à appréhender et à relayer (n'hésitez pas à partager des images de vos précédents évènements),
• Partagez et valorisez le programme de l’évènement pour susciter l’intérêt, sans pour autant tout dévoiler afin de laisser un peu de surprise!
• N’hésitez pas à partager les coulisses et préparatifs de votre événement, ce format de communication est de plus en plus à la mode, il permet à vos participants de se projeter et de créer du lien avec votre équipe, 
• En outre, pensez à tenir informés vos invités du nombre de places restantes. Cela leur donnera peut-être envie de se dépêcher pour ne surtout pas rater cet événement unique.

Courriels, réseaux sociaux, flyers, affiches... quels que soient vos canaux de communications, n'oubliez pas d'inclure toutes les informations essentielles: date, heure, lieu, programme et comment s'inscrire et d'ajouter une touche personnelle pour engager votre audience.

 

Pendant l'événement: créer et partager du contenu en direct

La communication pendant l'événement est tout aussi importante. Vous pouvez par exemple publier des stories sur Instagram et Facebook pour montrer l'ambiance en temps réel. Faites des lives pour capturer les moments forts et permettre à ceux qui ne peuvent pas être présents de suivre l'événement. Prenez un maximum de belles photos et vidéos que vous pourrez réutiliser pour la promotion de votre prochaine édition.

Interviewez des participants pour recueillir leurs impressions et partagez ces témoignages en direct. Cela montre l'authenticité et l'enthousiasme autour de votre événement. Partagez également les surprises et moments spéciaux pour marquer le coup et donner envie à ceux qui ne sont pas venus de participer la prochaine fois.

 

Après l'événement: remercier et partager les résultats

Une fois l'événement terminé, n'oubliez pas de remercier tous les participants, bénévoles et sponsors pour leur soutien. Vous pouvez par exemple partager un récapitulatif des moments forts et des résultats de l'événement sur vos réseaux sociaux et votre site web. 

 

Exemples de messages pour son évènement 

Modèle d’invitation à un évènement

Objet (s'il s'agit d'un courriel): Votre invitation pour le(la) [nom de l'évènement]

Cher(e) [Destinataire],

Nous avons le plaisir de vous inviter à notre événement [Nom de l'événement], qui se tiendra le [Date] à [Lieu]. Venez partager un moment convivial avec nous et découvrir [Objectif ou thématique de l'événement].

Au programme :

• [Activité principale ou intervenant spécial]
• [Autre activité intéressante]

Réservez dès maintenant votre place pour ne rien manquer de cette journée riche en [Type d'activités prévues] et en surprises!

Cliquez ici pour vous inscrire: [Lien vers la billetterie]

Nous avons hâte de vous retrouver et de partager ce moment avec vous. N'hésitez pas à relayer cette invitation à vos collègue / amis / proches qui pourraient être intéressés!

À très bientôt,

L'équipe [Nom de votre OBNL]

 

Modèle de remerciements après un évènement

Objet (s'il s'agit d'un courriel): Un grand merci d’avoir participé à [nom de l'évènement]

Cher(e)s [Destinataire],

Un immense merci pour votre présence et votre soutien lors de [Nom de l'événement] qui s'est tenu le [Date]. Grâce à vous, cet événement a été un véritable succès!

Quelques résultats marquants :

• [Résultat important 1]
• [Résultat important 2]
• [Résultat important 3]

Nous sommes ravis d'annoncer que notre prochain rendez-vous aura lieu le [Date du prochain événement]. Cliquez ici pour vous inscrire: [Lien vers la billetterie]

Encore merci pour votre participation!

Cordialement,

[L'équipe organisatrice de l'événement]
[Nom de l'OBNL]

 

6. Dresser le bilan de son événement

Une fois que votre événement associatif est terminé, vient le moment de dresser le bilan postmortem.

Il est facile de négliger la rédaction de son bilan d'événement, surtout lorsqu'on est épuisé et pressé de clôturer, mais cette étape est importante car elle vous permet de: 

• Récapituler les informations et de garder une trace de l'événement pour faire un point sur les résultats finaux par rapport aux objectifs qui étaient fixés.
• Identifier les points forts et les axes d'améliorations de l'organisation pour déterminer la stratégie à adopter pour les événements à venir.
• Faciliter la communication sur les résultats et d'informer les différentes parties prenantes.

 

7. S'équiper d'un outil de gestion évènementiel adapté pour les OBNL

Pour organiser votre événement dans les meilleures conditions, s’équiper d’un outil de gestion efficace est indispensable. 

Yapla met à votre disposition un outil de gestion complet d’événement et de billetterie en ligne : 

• Un espace de réservation en ligne agréable pour vos participants avec un formulaire et des tarifs personnalisables, 
• Des outils de communication vous permettant de créer des invitations personnalisées à partager facilement, 
• Billetterie facile à partager. Yapla vous permet de créer des billets en ligne pour votre événement, 
• Le suivi de vos ventes de billets d'évènement en temps réel,
• Des codes de réduction pour vos billets d'événement et une tarification différente, avec un tarif préférentiel pour les membres de votre association par exemple,
• La gestion facile des imprévus (annulations, remboursements, etc.). 

 

Vous voilà fin prêts à vous lancer dans l'organisation d'un événement pour votre OBNL.

L'anticipation est la clé du succès! En définissant clairement vos objectifs, en innovant dans le format et le contenu, et en vous équipant des bons outils tout-en-un comme Yapla, vous maximiserez l'efficacité et l'impact de votre événement.

N'oubliez pas de vous conformer aux exigences légales et de remercier tous les participants pour leur soutien.

Nous vous souhaitons beaucoup de réussite dans votre évènement! 

 

 

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Solène, chargée marketing