CRM OBNL : 8 étapes pour réussir la mise en place d’un nouveau logiciel pour son OBNL

CRM pour OBNL, de quoi parlons-nous? 

Un CRM (customer relationship management) peut être défini comme un outil qui aide à gérer les interactions avec les membres et les autres parties prenantes (bénévoles, donateurs, participants à vos évènements, etc.) de l'OBNL. 

L'objectif principal d'un CRM pour un OBNL est double. Il vous permet d'améliorer l'engagement de votre communauté et la satisfaction de vos parties prenantes. Tout en vous offrant une vue d'ensemble de vos données, un historique et un panel de fonctionnalités qui vous font gagner du temps au quotidien.

Voyons ensemble 8 étapes pour vous aider dans la mise en place d’un CRM associatif qui fera la différence!

1. Clarifier les objectifs du CRM de votre OBNL

Avant de partir à la recherche d’un nouveau système CRM, il est essentiel d'identifier ce que vous voulez réaliser avec le nouveau logiciel. 

Commencez par lister l’ensemble des besoins de votre OBNL. Il peut s’agir par exemple de : 

• Collecter les inscriptions et les paiements en ligne des adhérents, donateurs, participants aux évènements, etc.
• Valider les dossiers des adhérents pour certains types d’adhésion
• Faciliter l’accès aux données à l’ensemble des administrateurs de l’organisation tout en contrôlant et limitant les accès selon les rôles de chacun
• Gagner du temps sur certaines tâches administratives : envoi des factures, des reçus fiscaux , etc.
• Effectuer des communications ciblées : rappels de renouvellement d’adhésions aux membres, remerciements à vos donateurs, consignes avant évènements à vos participants, etc.
• Assurer la conformité des données personnelles de vos membres (Loi 25)

Rédiger un cahier des charges pour le projet CRM de votre organisme vous aidera à définir clairement vos besoins. Il vous sera toujours utile si vous décidez de vous faire accompagner pour mettre en place votre CRM.

La mise en place d’un nouveau CRM implique des évolutions dans la façon de travailler des équipes de votre organisation. Il est donc essentiel de les accompagner, et pour cela, rien de mieux que de les impliquer dès le début du projet. 

L’objectif est d’associer les besoins de votre OBNL à des besoins logiciels / fonctionnels clairs et le plus exhaustifs possible. Pour cela vous pouvez dresser un tableau simple comme ceci sur Excel par exemple :

2. Trouver un CRM adapté à son OBNL

En parallèle de votre état des lieux et si ce n’est pas déjà fait, vous pouvez jeter un coup d'œil aux offres de CRM disponibles sur le marché. 

Pour vous aider, voici une liste de critères (non-exhaustifs) sur lesquels vous pouvez vous appuyer pour comparer les différentes offres sur le marché : 

• Prix,
• Fonctionnalités disponibles,
• Évolutivité de la plateforme,
• Facilité d’utilisation,
• Documentation à disposition (tutoriels vidéo, aide en ligne),
• Disponibilité de l’équipe support pour répondre à vos questions, 
• Disponibilité de Services Professionnels pour accélérer la prise en main de l’outil, etc.

En complément, n’oubliez pas de jeter un coup d'œil aux avis des clients. Cela vous aidera à trancher si vous hésitez entre plusieurs outils ! Enfin, quelle que soit la taille de votre OBNL, il est peut-être judicieux de vous orienter vers une solution CRM dédiée aux organismes à but non lucratif comme Yapla.

3. Tester Yapla, le CRM qui soutient votre engagement

Yapla est la plateforme de paiement et de gestion tout-en-un de référence pour les OBNL. Simple à mettre en place et à utiliser, cette plateforme permet à votre organisation de se doter d’un CRM efficace.

Yapla offre de nombreux avantages aux dirigeants d’OBNL et leurs équipes. L’aspect tout-en-un permet de collecter les paiements de votre communauté (adhésions, dons, billetteries…) tout en adoptant un système de gestion efficace pour votre organisation : 

• Collectez des données pertinentes, sécurisées et conformes au RGPD. Vous pouvez créer tous les formulaires personnalisés dont vous avez besoin pour collecter des informations ou des documents, recruter des bénévoles, sonder les membres… Tout ceci de manière sécurisée et conforme au RGPD.
• Faites la différence auprès de votre communauté grâce à un système de communications automatiques et personnalisées. Vous envoyez toujours le bon message, aux bonnes personnes et au bon moment : messages de remerciements, rappels de renouvellement des adhésions, informations avant un évènement…
• Renforcez votre stratégie de communication et créer davantage de lien entre votre communauté et votre organisme grâce à l’outil intégré de newsletters
• Automatisez votre facturation et la gestion de vos reçus fiscaux : à chaque transaction, vos factures et vos reçus sont automatiquement édités et envoyés aux bons contacts. 

Yapla accorde une grande importance aux utilisateurs et s'engage à vous aider à réussir. Si vous vous sentez bloqué ou si vous avez besoin de conseils dans l’utilisation de Yapla, le Centre d'Assistance de Yapla est là pour vous aider. Avec une multitude de ressources, d'articles et de tutoriels disponibles, vous pouvez facilement trouver les réponses dont vous avez besoin pour tirer le meilleur parti de la plateforme. 

Yapla, c’est aussi tout une équipe d'experts est toujours disponibles pour prendre en charge votre projet. 

4. Demander une démonstration

Vous avez encore des doutes sur le meilleur logiciel à choisir? Demander une démonstration pour valider votre choix. 

Lors de la démonstration, vous pourrez découvrir le logiciel, son fonctionnement et ainsi évaluer la capacité de l’outil à répondre à vos besoins. 

Pour être sûr de ne manquer aucun point important, n’oubliez pas de lister toutes vos questions en amont de votre démonstration. 

Certains logiciels comme Yapla proposent aussi des webinaires de découverte de la solution. Au même titre que la démo, cela permet de faire un premier tour d’horizon de la plateforme avec les explications d’un expert.

5. Définir une stratégie de migration sur le CRM

Pour assurer une transition réussie de l'ancien système vers le nouveau, nous vous invitons à élaborer une stratégie de configuration de votre outil et de migration des données. 

Votre stratégie va dépendre de la complexité de vos besoins ainsi que de la quantité de données à migrer. Dépendamment de votre situation, vous allez naturellement vous orienter vers l'une de ces approches stratégiques : 

1. Approche parallèle : Garder l’ancien système en marche tout en implémentant le nouveau CRM en parallèle. Cette approche permet de comparer les données et de s'assurer que le nouveau système fonctionne comme prévu. Cependant, cela engendre bien souvent une double charge de travail, sans compter les risques de confusion entre les deux systèmes parallèles
2. Le mode progressif : Vous migrez les données et configurez votre CRM par étapes ou phases, chaque phase représentant une partie spécifique des données. Cette approche permet une migration plus contrôlée et permet à votre équipe de se concentrer sur des ensembles de données, des flux de travail ou des domaines fonctionnels spécifiques. Elle permet également de tester et de valider les configurations au fur et à mesure de la migration. Toutefois, cette approche peut être plus complexe, et peut nécessiter une coordination supplémentaire pour garantir la réussite de la migration. 
3. La stratégie directe : Cette stratégie consiste à arrêter l'ancien système et à démarrer immédiatement le nouveau système. Cette approche est généralement plus rapide et nécessite moins de ressources. Cependant, elle comporte un risque plus élevé de perte de données dû à l'arrêt de l’ancien système. Cette approche convient aux petites migrations peu complexes et ne présentant qu'un risque minimal pour l’organisation.

Vous avez un doute sur l’approche à adopter ? Notre équipe des Services Professionnels est experte et peut vous aider. 

"Notre accompagnement avec Yapla a été une brique essentielle de notre nouvelle stratégie numérique, qui nous a considérablement facilité la vie et nous a procuré un CRM beaucoup plus performant." - Vincent Montigny, membre du conseil d’administration de l’ARCES

6. Migrer vos données et configurer votre nouveau CRM

Votre projet se structure petit à petit et l’adoption de votre nouveau CRM commence à prendre forme. L’heure est à la transition! 

Dans un premier temps, vous pouvez concevoir un rétro-planning de la migration sur votre CRM en décrivant les différentes tâches à réaliser pour avancer. Nous vous invitons à construire ce planning en équipe. C’est une belle opportunité d’impliquer les membres de votre équipe dans le projet CRM.

L’une des tâches principales consiste à migrer vos données associatives. Pour cela, il vous faut préparer les fichiers d’imports de vos données. Vous avez besoin de la liste des données à migrer (vos contacts, membres, donateurs, événements…) ainsi que leur typologie (texte, nombre, case à cocher, date, fichier…). 

La migration de données est centrale dans la réussite de votre projet CRM. Avant de procéder à la migration de toutes vos données, effectuez quelques tests et vérifiez que les chiffres coïncident bien entre les fichiers sources vs. votre CRM. 

Conseil de nos experts : éviter de procéder à la migration de vos données vers le CRM durant les périodes d’activités chargées telles que la rentrée associative, la période de renouvellement des adhésions, etc. Privilégier plutôt les périodes plus calmes afin d’être en mesure de vous consacrer pleinement au projet pour assurer sa réussite.

Si vous avez besoin d’aide, nos experts peuvent vous accompagner dans cette étape délicate de la migration de vos données sur Yapla.

7. Former les équipes de l’organisation à l’utilisation du CRM 

L'arrivée d’un nouveau logiciel n’est pas appréhendé de la même manière par tout le monde. Certains membres de l’équipe sont moteurs du changement tandis que d'autres émettent des craintes et ont besoin d’être accompagnés.

Former votre équipe de votre OBNL à l’utilisation du CRM est une étape essentielle pour garantir la réussite de la transition.

Par exemple, vous pouvez mettre un place un point régulier d’échange dédié au projet de mise en place du nouveau logiciel. L’idée est de créer à la fois un moment d’échange durant lequel chacun peut se sentir libre d’exprimer ses idées, ses besoins, ses craintes tout en étant constructif en équipe pour organiser la suite du processus d’adoption du logiciel.

Enfin, vous pouvez choisir de vous former sur le terrain ou de faire appel aux services du logiciel pour vous accompagner. Yapla par exemple proposent des formations qui permettent d’accélérer la prise en main de l’outil. 

Bilan pour réussir l’adoption d’un CRM pour son OSBL

• Clarifiez vos besoins: pourquoi souhaitez-vous mettre un place un CRM pour votre organisme? 
• Comparez les outils, testez-les et n’hésitez pas à demander des démonstrations
• Structurer et planifier la migration sur votre CRM, allez-y étape par étapes
• Impliquez les équipes tout au long du processus
• Sollicitez l’aide d’experts pour vous aider dans la prise en main de votre CRM

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Solène, chargée marketing