6 astuces pour recruter des bénévoles pour vos événements

L'organisation d'un événement nécessite souvent de nombreux coups de main, et le recrutement de bénévoles peut aider à soutenir l’équipe qui organise l'événement. 
Cependant, même en tant qu’OBNL, vous avez besoin de bénévoles ayant des compétences et des expériences pertinentes pour soutenir votre événement de façon efficace. Dans cet article, nous vous partageons des outils et des astuces pour recruter des bénévoles pour vos événements!

1. Identifiez vos besoins en matière de bénévolat

Avant de vous lancer dans votre processus de recrutement de bénévoles, il est primordial d’identifier les aspects précis de votre événement pour lesquels vous avez besoin d’aide et le nombre de bénévoles que vous jugez nécessaires. Par exemple, pour un événement en présentiel, vous pourriez avoir besoin de bénévoles pour assurer: 

• Mise en place et démontage
• Billetterie et enregistrement des invités
• Placer les participants (salle de spectacle par exemple)
• Gestion de parking
• Contrôle des foules
• Vente ou distribution de marchandises
• Nettoyage
• Logistique
• Service à la clientèle

Pour des événements virtuels, les bénévoles sont principalement requis pour l'assistance en ligne, et vous pouvez avoir besoin d'eux pour effectuer certaines tâches bien avant les dates de l'événement. Les bénévoles peuvent remplir des rôles tels que:

• Soutien au marketing par courriel - Si vous n'utilisez pas de CRM à but non lucratif, vous pourriez avoir besoin de bénévoles en tant qu'assistants marketing pour soutenir vos campagnes de courriel et leur suivi.
• Agent de soutien à la clientèle - Il peut s'agir de répondre à des questions sur la plateforme de votre événement ou de fournir un soutien technique aux participants pendant l'événement. 
• Public de démo - Vous pourriez également avoir besoin de recruter des bénévoles pour servir de public lors de l'essai de vos plateformes d'événements virtuels afin d'identifier d'éventuels bugs.

Outil - Canvas pour identifier vos besoins en matière de bénévolat

Le tableau ci-dessous a pour vocation de vous aider à identifier vos besoins de recrutement de bénévoles. Remplissez chaque case afin d’avoir une vue globale sur vos besoins de recherche avant de lancer cette dernière.

2. Comprenez qui sont les bénévoles et quelles sont leurs attentes

Les bénévoles sont comme des employés non rémunérés et ils réfléchissent soigneusement avant de s'engager dans une organisation ou un événement. Par conséquent, pour attirer et recruter les meilleurs bénévoles pour votre événement, vous devez comprendre ce qui les motive.

De plus en plus, les bénévoles sont en recherche d’épanouissement personnel à travers le bénévolat. Parmi les motivations des bénévoles nous retrouvons souvent l’envie d’être utile, le désir de faire de belles rencontres et de passer de bons moments.  

Il est bon de savoir aussi que les bénévoles de tout âge souhaitent souvent plus de responsabilités dans leur organisation.

Soigner la présentation de votre OBNL pour donner envie aux bénévoles de vous rejoindre

Les bénévoles vont se renseigner sur votre OBNL avant de vous rejoindre. Il est donc important que les éléments d’informations soient accessibles mais aussi que l’image de votre OBNL donne envie. 

Aujourd’hui il est très important d’avoir un site Internet pour avoir de la visibilité. Vous pouvez en créer un grâce à de nombreux outils comme Yapla par exemple. Alimentez vos réseaux sociaux. En fonction du public visé, vous pouvez être présents sur certains réseaux sociaux : Facebook de manière générale, mais aussi Tik Tok si vous adressez de jeunes populations.

Pensez à décrire votre projet d’OBNL de manière claire et synthétique. Puis, assurez-vous que cette dernière est bien à jour sur votre site Internet, vos réseaux sociaux ou encore vos différentes présentations de votre OBNL.
    
Dans cette présentation, vous devez faire transparaître: le projet, la cause défendue ou les publics adressés et en faire une présentation unique.

Donnez une identité visuelle à votre OBNL, si ce n’est pas déjà le cas:

• Faites en sorte d’utiliser toujours les mêmes couleurs et votre logo à la bonne taille pour qu’on puisse vous reconnaître
• Utilisez des logos et des visuels de bonne qualité pour donner envie
• Adoptez toujours le même ton quand vous prenez la parole

D'ailleurs, si vous avez besoin d’aide pour valoriser votre marque d’OBNL, notre partenaire l’agence Riposte est là pour vous accompagner! 

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3. Créez des postes de bénévoles précis

Après avoir identifié les besoins de votre événement, et les attentes des bénévoles, l'étape suivante consiste à créer des postes spécifiques et à déterminer le nombre de bénévoles dont vous avez besoin pour chaque poste. 

Établir des fiches de postes de bénévolat

Pour ce faire, vous devrez rédiger des fiches et de poste qui vous seront utiles pour créer vos offres de bénévolat. La fiche de poste est une fiche destinée à rester en interne de votre OBNL et qui regroupe les principales informations: 

• Rôle du bénévole
• Compétences-clés
• Matériel et formations nécessaires 

Cette fiche de poste est essentielle car elle va vous aider à rédiger une description convaincante d'offres de bénévolat.

Rédiger des annonces d’offres de bénévolat

La description de votre offre est l'un des éléments constitutifs de la stratégie de recrutement de bénévoles de votre organisation. Vous souhaitez qu'elle soit synthétique, concise, claire, inspirante, transparente et directe. 

Assurez-vous que vos descriptions d’annonces comprennent :

• des mots-clés qui attirent l’oeil
• un rappel du projet
• compétences, les connaissances et l'expérience nécessaires
• qualités souhaitables
• préférences de lieu
• engagements de temps

Lorsque vous rédigez votre annonce, pensez à bien mettre en avant les différents avantages pour que les potentiels bénévoles sachent ce qu'ils ont à gagner. Voici quelques idées d'incitations pour les bénévoles sur des événements:

• Accès illimité à l'événement
• Nourriture et boissons offerts
• Certificat de participation ou lettre de recommandation
• Événement d’équipe convivial après l'événement

Vous pouvez proposer toute autre incitation susceptible d'intéresser le type de bénévoles que vous ciblez. Donnez-leur suffisamment de raisons pour qu'ils veuillent se porter volontaires pour votre événement plutôt que pour d'autres événements prévus au même moment.

4. Organisez votre recherche de bénévoles

Il existe de nombreuses façons de faire savoir au monde entier que votre association recrute des bénévoles. Cependant, communiquer de partout de façon massive ne garantit pas l’efficacité de votre recherche. Il vaut mieux communiquer de façon ciblée pour avoir un meilleur impact.

Pour cela, il est important de considérer les nouveaux enjeux et les tendances de recrutement des bénévoles. Notre partenaire Espace OBNL en parle justement dans cette capsule vidéo : 

Voici quelques idées d'endroits où trouver des volontaires :

• Envoyez un courriel à votre base de données de bénévoles existante. Si vous avez déjà fait appel à des bénévoles par le passé, utilisez vos ressources et contactez-les en priorité!
• Parlez-en à vos collègues et aux organisations partenaires. Demandez à vos collègues du secteur qui ont déjà fait appel à des bénévoles de vous recommander. 
• Sollicitez à vos anciens participants. Envisagez d'utiliser les anciens participants à votre événement comme bénévoles pendant votre événement. Comme ces personnes sont déjà familiarisées avec votre événement et son contenu, elles peuvent être idéales pour répondre à vos besoins. Cela vous permettra au passage de faire de la publicité pour votre événement en question.
• Utilisez les plateformes de bases de données de bénévoles. Les bases de données de bénévoles sont des sites web ou des logiciels qui mettent en relation des bénévoles avec des organismes à but non lucratif qui en ont besoin. Je Bénévole est un bon exemple de plateforme de mise en relation d’OBNL x bénévoles.
• Lancez un appel sur les réseaux sociaux. Utilisez Facebook, Instagram, Twitter et vos réseaux sociaux habituels pour annoncer votre recherche de bénévoles. Vous pouvez publier l'appel aux bénévoles sur votre site web, et le poster directement sur les médias sociaux avec un lien vers votre site avec plus d'informations. 
• Inscrivez votre offre sur d'autres sites et forums. Placez un avis de recherche sur des sites d'annonces populaires ou des forums que les bénévoles visitent souvent.

5. Mettez un processus de recrutement de bénévoles en place

Au mieux vous êtes organisé dans votre recrutement, au plus vous vous assurez de recruter les meilleurs bénévoles pour chaque poste disponible. 

Votre processus de recrutement peut comprendre ces différentes étapes : 

• pré-qualification des candidats
• rencontre / entretien 
• sélection
• formation
• intégration

Pré-qualifiez vos candidats

Vous pouvez concevoir un questionnaire simple et rapide qui sera à administrer à chaque bénévole candidat. Ce questionnaire doit vous aider à identifier leurs principales compétences, les domaines qu'ils souhaitent servir et les raisons pour lesquelles ils sont intéressés par le bénévolat lors de votre événement. 

N’hésitez pas à poser tout autre questions qui vous permettrait d'identifier leurs points forts et de conclure s'ils les candidats correspondent bien aux postes disponibles. 

Organisez des entretiens

Pré-sélectionnez les candidats en fonction de leurs réponses au questionnaire et proposez-leur un petit entretien. Vous pouvez vous rencontrer en physique ou même en visioconférence grâce à des outils comme Google meet, Skype ou encore Zoom. L'objectif de cette rencontre est d’en savoir plus sur leurs préférences et leurs compétences afin de vous aider à décider où chacun des candidats pourrait s'intégrer dans votre organisation.

Formez vos bénévoles

Après vos différents entretiens, faites votre sélection et informez les bénévoles de vos choix. Fixez une date pour l’éventuelle formation que vos bénévoles devront suivre. 

Le parcours d’intégration des bénévoles n’est vraiment pas à négliger. Un bénévole qui développe un sentiment d’appartenance au groupe que représente votre OBNL va naturellement être plus investi dans son rôle. 

D’autre part, il est important de garder en tête qu’un bénévole fier et engagé peut devenir votre meilleur ambassadeur! Les bénévoles et vos membres de façon générale sont vos premiers porte-paroles. Ils peuvent être un relais de communication très efficace pour vos besoins en matière de recrutement d’autres ressources humaines, de promotion de votre événement ou plus largement de recherche de sponsors, de donateurs, etc.

Intégrez vos bénévoles rapidement

Les bénévoles ont souvent besoin de se mettre en action rapidement, cela augmente considérablement le sentiment d’appartenance à votre OBNL.

Gardez en tête que ce qui va de soi pour vous n’est pas évident pour les bénévoles qui arrivent. N’ayez pas peur de donner trop d’informations. Elles sont au contraire rassurantes.

C’est pourquoi, vous avez tout intérêt à prévoir une liste de choses simple à faire dès l’arrivée de vos bénévoles:

• Ajouter les bénévoles aux groupes Whatsapp, Discord, Facebook…
• Demander aux nouveaux de se présenter au reste du groupe.
• Leur proposer d’aller liker la page Facebook ou de s’ajouter aux collaborateurs sur LinkedIn par exemple.
• Créer des temps de rencontre : réunion de présentation de l’équipe, jeu d’équipe en présentiel ou à distance, permettre à chaque bénévole de présenter ses actions, cela permet de valoriser les bénévoles déjà en mission.
• Mettre un organigramme à disposition. C’est le meilleur moyen pour les nouveaux de repérer qui est qui et qui fait quoi dans l’organisation.
• Prévoir un temps de formation: outils et logiciels à utiliser, contexte de l’OBNL, son histoire, son origine, les objectifs ou encore les activités proposées… 
• Constituer une base de connaissances : Faire des tutoriels vidéos pour l’utilisation des logiciels, laisser accès aux comptes-rendus de réunions, d’activités… Cela favorise l’autonomie des bénévoles qui n’osent pas vous poser trop de questions et qui veulent bien faire.
• Avoir un temps d’échanges sur les missions de bénévolat : revoyez avec les bénévoles leurs attentes et disponibilités, montrez-vous à l’écoute des besoins et des envies.
• Mettre en place un rapport d’étonnement pour améliorer en continue l’accueil et la formation des bénévoles.

6. Organiser les bénévoles pour qu’ils soient opérationnels et efficaces sur l'événement

Une fois les recrutements terminés, assurez-vous de préparer et d’organiser les équipes de bénévoles à leur rôle. Il y a plusieurs choses à faire avant le jour-j de l'événement mais aussi après l'événement. Voici quelques idées à prendre en compte:

Avant l'événement

Créez une synergie entre vos membres et les bénévoles. Désignez une personne centrale qui coordonne les bénévoles et leur assigne leurs tâches respectives. Si les bénévoles doivent travailler avec un membre du staff, faites-leur savoir avec qui ils travaillent. 
Prévenez vos membres qu'ils travailleront avec des bénévoles et donnez-leur des directives sur ce qu'ils peuvent confier à ces derniers.
Pour préparer l'événement, donnez un code vestimentaire aux bénévoles ou fournissez-leur des kits à l'avance si possible. Précisez également les heures d'arrivée le jour de l'événement ou l'heure de connexion s'il s'agit d'un événement en ligne.

Le jour de l'événement

Informez à nouveau les bénévoles des tâches prévues pour la journée. Aidez-les à considérer que leur rôle fait partie intégrante de la réussite de l'événement et motivez-les à donner le meilleur d'eux-mêmes. 
Expliquez une nouvelle fois à vos bénévoles les lignes directrices et les meilleures pratiques de l'événement, puis attribuez à chaque volontaire ses tâches spécifiques. S'il y a un absent, compensez en faisant appel à un "remplaçant". Dans l'idéal, prévoyez des volontaires supplémentaires en réserve pour combler le vide dans une telle situation.

Après l'événement

Faites un compte rendu aux participants, montrez que vous appréciez leur travail et demandez-leur leur avis sur leur expérience. Demandez-leur quels sont les défis qu'ils ont rencontrés et s'ils ont pu atteindre leurs objectifs. Reconnaître les succès et les accomplissements de chacun est une bonne manière de valoriser et donc de fidéliser vos bénévoles à long terme.
Vous pouvez organiser une petite fête après l'événement pour les remercier et leur donner envie de venir vous soutenir encore la prochaine fois. 
Pensez également à mesurer le retour sur investissement des bénévoles. Demandez-vous si cela valait la peine de recruter des bénévoles et ce que vous pouvez faire de mieux pour tirer le meilleur parti du programme à l'avenir.
En fonction de votre bilan, n’hésitez pas à faire évoluer les rôles et les responsabilités des bénévoles. Il s’agit d’un excellent moyen de donner envie à ces volontaires de rester engagés dans votre OBNL.

En résumé!

Avant de vous lancer dans un quelconque processus de recrutement:

• Gardez en tête que les attentes des bénévoles et les pratiques de recrutement évoluent!
• Faites le point sur vos besoins en matière de bénévolat pour votre événement mais aussi pour votre OBNL de façon générale
• Clarifiez les missions, les postes à pourvoir et l’organisation de votre événement et de votre OSBL.

Pour recruter les meilleurs bénévoles pour votre organisme: 

• Structurer votre recherche et essayez d’établir un petit processus de recrutement simple mais efficace s’il n’en existe pas déjà (on a plus de chance de réussir un petit plat en cuisine en suivant une recette qu’en laissant son imagination partir dans tous les sens!)
• Diversifiez vos canaux de recrutement et communiquez, en interne et en externe

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Solène, chargée marketing