Transformer son site web en logiciel de gestion pour association

Mais, dans le secteur associatif, peu ont les moyens d’investir dans un site web efficace. Et souvent, quand l’investissement a pu être fait, maintenir cette efficacité est relégué au second plan. De plus, un tel site web rajoute du travail administratif à l’OBNL: il faut récupérer les informations des visiteurs qui achètent ou contribuent, les noter dans l’outil de gestion, envoyer une communication … Ces tâches sont nécessaires mais accaparent des ressources déjà limitées.  

C’est sur ce constat que Yapla a été imaginé. D’un côté, Yapla permet aux associations, fondations ou autre OBNL de rayonner avec un site web promotionnel et transactionnel sur mesure. De l’autre, Yapla offre les outils dont ces organismes ont besoin pour la gestion du quotidien: dons, événements, membres ... Le lien entre les deux fonctionnalités de Yapla ? Les applications de gestion sont intégrées, en continuité avec le système de gestion de contenu du site web, créant une seule plateforme tout-en-un. Cela permet une synchronisation des données entre les outils et d’automatiser de nombreuses tâches. En résumé, de faire gagner du temps et de l’argent.

Doter son OBNL d’un site web efficace, et le gérer plus simplement

Pour maintenir l’efficacité du site web, il faut qu’il soit mis à jour régulièrement avec les dernières nouvelles, événements ou photos. Mais faire vivre le site web demande du temps, que peu de gestionnaires ont.
La plateforme tout-en-un de Yapla permet de résoudre ce problème en automatisant les processus de renouvellement du contenu. Chacune des applications de gestion se synchronisent avec le site web pour leur donner une vitrine et une plateforme d’achat de façon instantanée. Le site web devient donc à la fois l’outil de promotion mais aussi l’outil de collecte de paiements ou de dons.

Recevoir des dons en un clic sur son site Yapla

La première étape est de configurer une campagne dans l’application Dons avec les objectifs et le système de donation de son choix. Il suffit d’un clic de plus pour afficher la campagne ainsi que le système de récolte de dons dans le site Yapla. Avec une plateforme tout-en-un, plus besoin de trouver comment “faire parler” la base de données des donateurs, la plateforme de dons et le site web !

Recruter ses membres avec un site Yapla

Grâce à la synchronisation entre le site web et l’outil de gestion des membres, Yapla est capable d’afficher et de mettre à jour automatiquement les informations des membres affichées sur le site web. Par exemple, il suffit d’un clic pour créer un annuaire en ligne qui géolocalise les membres. Cet annuaire se met à jour automatiquement à chaque nouvelle adhésion. De plus, la synchronisation permet aux prospects d’adhérer en ligne, en fonction du processus de paiement, de validation et des documents requis par l’association.

Promouvoir ses événements et gérer les inscriptions sur son site web

Lorsqu’une fondation ou association utilise deux plateformes différentes pour gérer ses événements et son site web, elle s’ajoute du travail à chaque fois qu’il y a un changement (par exemple de lieu ou d’heure). En effet, il faut aller modifier manuellement les deux plateformes pour les mettre à jour. Yapla élimine cette perte de temps car il suffit de mettre à jour les informations une seule fois pour que les applications Événements et Site Web montrent les nouveaux détails. De plus, synchroniser ces deux applications permet aussi au gestionnaire de vendre en ligne les billets, directement dans son site web: c’est un vrai atout pour le rayonnement de l’OBNL!

Gérer les revenus et la comptabilité automatiquement grâce au tout-en-un

Yapla permet de rendre le site web transactionnel, c’est à dire d’y vendre des services ou activités et d’y collecter des dons. La plateforme tout-en-un inclut aussi une application Comptabilité qui va se synchroniser avec les applications de gestion des membres, événements ou dons. Ceci permet de consolider tous les revenus, automatiquement par poste comptable. Ainsi les revenus générés à travers le site web sont prêts à être remontés dans le logiciel comptable, sans être ajustés manuellement au préalable.

Gérer les données de son OBNL, plus efficacement

Pour faire vivre le site web efficacement, Yapla intègre donc au sein de sa plateforme les outils de gestion dont les associations ont besoin au quotidien. Dans cet aspect, Yapla est un peu comme un CRM ou un ERP, c’est-à-dire un logiciel qui gère l’ensemble des données. Mais, contrairement à un logiciel traditionnel, Yapla est personnalisable pour répondre aux besoins exacts de tous les OBNL, que ce soit une association, une fondation, ou un organisme communautaire.

Automatiser la gestion des membres

Avec Yapla, en synchronisant le site web et l’outil de gestion des membres, il n’y a plus besoin de mettre à jour le CRM manuellement. Par exemple, lorsqu’un membre adhère, ses informations seront automatiquement ajoutées à la base de données de l’association. Autre exemple où Yapla élimine la mise à jour manuelle de la base de données: il est possible de créer une zone sécurisée sur le site web, que seuls les adhérents peuvent accéder, et où ils peuvent directement modifier leurs informations ou encore ajouter des documents.

Gérer des donateurs plus efficacement

Yapla permet de créer une base de données sur mesure: les organismes collectant des dons peuvent ainsi remonter les données dont ils ont vraiment besoin pour atteindre leurs objectifs. De plus, la synchronisation entre l’application Site Web et Dons permet d’automatiser des tâches administratives lourdes qui empêchent les gestionnaires de se concentrer sur la campagne. Par exemple, lorsqu’un donateur contribue en ligne, l’application Dons enregistre directement les informations demandées dans la base de données et envoie automatiquement une communication personnalisé de remerciement ainsi que le reçu fiscal.

Organiser des événements et gérer les inscriptions

Gérer ses événements à partir de la plateforme tout-en-un Yapla permet de simplifier les processus administratifs liés aux inscriptions. Par exemple, si un tarif de l’événement affiché sur le site web est seulement disponible aux membres de l’OBNL, Yapla vérifie automatiquement si la personne inscrite y a effectivement droit. Cela veut dire qu’il n’y plus besoin de vérifier à la porte la validité des inscriptions ! Grâce à cette synchronisation des applications, il est aussi possible de proposer la possibilité d’adhérer à l’association dans le processus d’inscription à l’événement. Si le participant adhère, la base de données des membres sera mise à jour automatiquement. Une formidable façon de promouvoir son programme adhérent sans s’ajouter aucun travail !

Automatiser les communications pour y passer moins de temps

Une des activités les plus chronophages de la gestion d’OBNL est la communication avec les bénéficiaires de services, les donateurs ou encore le grand public. Grâce au tout-en-un, Yapla réduit grandement les frais d’administration des associations en automatisant le  processus de communication.  ​

Des courriels automatiques pour les membres, donateurs ou participants

Comme pour le cas de l’envoi automatique du reçu fiscal suite à un don en ligne (voir Gérer les données de son OBNL, plus efficacement, section Gérer des donateurs), Yapla est capable d’automatiser l’envoi de courriels transactionnels, c’est-à-dire ceux liés à une action, comme l’achat en ligne d’un billet ou le rappel d’un renouvellement d’adhésion. C’est la synchronisation des applications qui permet cette automatisation: avec le tout-en-un, les gestionnaires gagnent des centaines d’heures en n’envoyant plus manuellement de communications transactionnelles ! ​

Campagnes d'infolettres

La plateforme tout-en-un de Yapla inclut une application Infolettre. Elle permet aux gestionnaires de produire des infolettres plus rapidement. En effet, le tout-en-un permet de retrouver directement dans l’infolettre les différents articles créés pour le site web. Plus besoin de copier-coller les images et textes du site web au logiciel d’infolettres ! Si l’infolettre est promue sur le site web (avec par exemple une boîte pour s’inscrire à la campagne), Yapla ajoute automatiquement le courriel du visiteur qu’y s’y inscrit dans la liste d’envoi.

Intégration des résaux sociaux

Autre type de communication automatisable grâce au tout-en-un: la promotion des médias sociaux. Il est de bonne pratique pour le SEO et le développement commercial de promouvoir ses médias sociaux en affichant leurs icônes sur le site web. Yapla fait cela automatiquement, sans que le gestionnaire ait besoin de coder ou modifier la plateforme. Il est aussi possible d’afficher les flux des médias sociaux. Encore une fois, le tout-en-un permet de faire cela automatiquement, sans code ou mise à jour manuelle !

Gérer son association plus efficacement grâce au logiciel de gestion tout-en-un

Le tout-en-un permet tout simplement de gagner du temps et de l’argent, tout en atteignant une gestion d’un niveau professionnel. Chez Yapla, nous croyons que les avantages du tout-en-un devraient être à la portée de tous les OBNL, fondation, association ou organisme communautaire. N’hésitez pas à visiter notre site web pour en apprendre plus ou à communiquer avec nous.

Pour voir comment chaque application individuelle fonctionne: yapla.com/ca-fr 
Voir comment la synchronisation entre les applications de gestion et du site web fonctionne: yapla.com/ca-fr/aide-yapla/site-web/
Pour ouvrir votre compte gratuit: yapla.com/fr/signup
Pour avoir une démo de la plateforme: yapla.com/ca-fr/soutien/contact
Pour toute autre question ou commentaire, contactez nous ici! 

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Solène, chargée marketing