Comment rendre votre prochaine Assemblée Générale attractive et engageante?

Si les Assemblées Générales sont souvent perçues comme une véritable épreuve, il s’agit toutefois d'événements clés dans la vie d’un OBNL. Une AG est un moment crucial pour rassembler les membres, discuter des projets, des objectifs et des enjeux stratégiques et élire les membres du conseil d'administration. Voyons ensemble quelques clés pour transformer vos Assemblées Générales en véritable vecteur d’engagement!

Comprendre les origines du désengagement des membres lors des assemblées générales

De nombreux facteurs peuvent conduire les membres à être désengagés lors des assemblées générales. Pourtant, ces réunions devraient être justement un rendez-vous fédérateur source d’engagement et de dynamisme pour votre organisation à but non lucratif (OBNL). 

Plusieurs éléments peuvent expliquer ce désengagement : 

• Le  manque de temps, de compétences ou encore de ressources pour organiser l'événement. Souvent, on se rend compte une semaine avant l'assemblée générale que l'organisation est en retard. L’organisation de dernières minutes va souvent de paire avec un manque de communication attrayante auprès des membres pour les inviter à participer. 
• La manière dont les sujets sont présentés lors de ces réunions. Les présentations qui se concentrent principalement sur les chiffres peuvent ne pas susciter suffisamment d'intérêt et ne pas communiquer efficacement les actions et les objectifs de l'OBNL.
• La transparence constitue également un obstacle. Les assemblées générales virtuelles, organisées via des plateformes telles que Teams ou Google Meet, peuvent présenter des problèmes de visibilité lors des votes. Il peut être difficile de savoir si le vote s'est déroulé correctement et qui a réellement participé. 
• Des pratiques inefficaces de gestion des assemblées générales dans le passé peuvent également laisser un mauvais souvenir aux membres en entraînant leur désengagement. 
• La transformation numérique, le télétravail et l'évolution des attentes en matière de gouvernance sont autant de facteurs qui influencent la motivation des membres à s’engager et s’impliquer aux AG. 

Les gestionnaires d’OBNL doivent prendre en compte ces évolutions et explorer des solutions innovantes pour rendre leurs assemblées générales plus attrayantes et engageantes pour leurs membres.

4 bonnes pratiques pour (re)donner envie aux membres de participer à vos AG

1. Impliquer les membres dès la création de l'événement

Pour créer une assemblée générale attrayante, il est essentiel d'impliquer les membres dès le début du processus. Par exemple, vous pouvez organiser des consultations ou des sondages auprès des membres pour recueillir leurs préférences sur la date, le format et les sujets à aborder lors de l'événement. 

Vous pouvez également créer un comité d'organisation composé de membres engagés, qui participeront à la planification et à la promotion de l'assemblée générale. 

En impliquant les membres dès le départ, vous créez un sentiment d'appartenance et de responsabilité, ce qui les incitera davantage à participer activement lors de l'événement.

2. Définir un ordre du jour clair en équipe

L'élaboration d'un ordre du jour clair et pertinent est essentielle pour maintenir l'intérêt des membres lors de l'assemblée générale. En plus des points financiers habituels, considérez l'assemblée générale comme un événement global de votre organisation. 

Par exemple, vous pouvez inclure des présentations sur les réalisations de l'année écoulée, les projets futurs, les défis et opportunités à venir. 

Prévoyez également du temps pour des discussions interactives et des échanges d'idées entre les membres.

3. Adopter le mode de participation hybride

Proposez un mode de participation hybride à l’assemblée générale, combinant une participation en personne et en ligne, est devenu une pratique courante pour attirer un plus grand nombre de participants. 

Vous pouvez organiser votre assemblée générale dans une salle physique tout en offrant une possibilité de participation en ligne via une plateforme de visioconférence. Cela permet aux membres de choisir la méthode qui leur convient le mieux en fonction de leur disponibilité et de leurs préférences. 

En proposant un mode hybride, vous élargissez la portée de votre assemblée générale et facilitez la participation des membres qui se trouvent dans des régions éloignées ou qui ont des contraintes de déplacement.

4. Envoyer des invitations percutantes

L'envoi d'invitations percutantes est essentiel pour susciter l'intérêt des membres et les inciter à participer à l'assemblée générale. Préparez un courriel efficace avec Yapla et appuyez-vous sur notre modèle de convocation à l’Assemblée Générale pour créer une invitation efficace. 

Mettez en avant les points forts de l'événement, tels que des conférenciers invités, des ateliers interactifs ou des activités spéciales. Assurez-vous également d'inclure les détails pratiques, tels que la date, l'heure, le lien de connexion pour la participation en ligne, et encouragez les membres à confirmer leur présence.

Comment animer son AG de façon dynamique et engageante? 

Gérer les pouvoirs automatiquement 

Lorsqu'il s'agit de procurations et de droits de vote, les outils numériques peuvent vous aider à simplifier et à automatiser le processus. Par exemple, au lieu de fournir des procurations en personne ou par courrier, vous pouvez utiliser des outils spécifiques qui envoient des invitations sécurisées par courriel. Cela facilite la participation et rend le processus plus fiable.

Gagner du temps lors des votes

Les votes lors d'une assemblée générale peuvent parfois prendre beaucoup de temps. Avec les outils numériques, vous pouvez mettre en place des systèmes de vote en ligne qui permettent à tous les participants, y compris ceux en mode hybride, de voter rapidement. 

Le numérique, votre meilleur allié pour respecter le timing et susciter de l’engagement! Des solutions comme AG-CONNECT permettent aux participants d'utiliser leur téléphone portable comme un boîtier de vote pour les participations présentiels et mixtes. 

Gagner en lisibilité des résultats avec un affichage synthétique 

Il est important de rendre les résultats des votes clairs et facilement compréhensibles. Vous pouvez utiliser des outils numériques pour créer des graphiques et des tableaux synthétiques qui affichent les résultats de manière visuelle. 

Vous pouvez par exemple utiliser Excel pour créer rapidement des graphiques montrant le pourcentage de votes pour ou contre une décision, ce qui permet aux participants de comprendre facilement les résultats.

Gagner en qualité et crédibilité de gouvernance 

La bonne organisation et gestion de votre assemblée générale vous aidera à gagner en qualité et crédibilité de gouvernance. 

L'utilisation d'outils numériques efficaces peut justement vous aider à renforcer la confiance de vos membres en leur montrant que vous cherchez à faciliter leur participation. 

Quels leviers activer à la fin de l’Assemblée Générale?

Clôturer l’AG avec un récapitulatif et un plan d’action

Il est important de mettre en place un récapitulatif visuel et un plan d'action qui résume tout ce qui a été discuté et les décisions prises lors de l'Assemblée Générale. Cela permet d'anticiper les différents choix qui pourraient découler des votes et d'orienter les membres vers les prochaines directives.

Rédiger et partager le procès-verbal 

Il est essentiel de rédiger et de communiquer le procès-verbal de l'Assemblée Générale dans un délai maximum de 7 jours après l'événement. Des outils tels que AG-CONNECT peuvent faciliter la rédaction et l'envoi du procès-verbal avec une signature électronique.

Conserver les données de l’AG

Nous vous recommandons vivement de conserver toutes les informations et les données relatives à l'Assemblée Générale. Cela permet de garder une trace des décisions passées, des débats et des arguments avancés afin de garantir la transparence dans les processus de prise de décision.

Ces informations peuvent être utiles pour comprendre le contexte de décisions ultérieures, pour analyser l'évolution des positions et pour évaluer l'efficacité des politiques mises en place.

En conservant les données des votes et des discussions, vous disposez d'une documentation précieuse en cas de contestation ou de litige. Si des questions légales ou des désaccords surgissent ultérieurement, il est possible de se référer aux enregistrements pour résoudre les conflits de manière objective.

Communication post-assemblée: récapitulatif et remerciements

La communication post-assemblée est cruciale pour maintenir l'engagement des membres ! 

N’oubliez pas de remercier les participants et de fournir aux absents un récapitulatif de ce qui s'est passé lors de l'assemblée.

Gardez vos membres en action et profitez de cette communication pour promouvoir les initiatives et événements à venir.

Feuille de route : 4 étapes pour préparer votre prochaine assemblée générale

1. Découvrez et testez AG-CONNECT, la solution digitale pour les Assemblées Générales des OBNL

Aussi bien adapté aux organismes professionnels que communautaires, AG-CONNECT favorise la bonne gouvernance au sein des organisations!

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2. Présentez vos idées au prochain conseil d'administration (CA) 

Profitez de la prochaine rencontre avec les membres décideurs de l’association pour faire part de vos idées et suggestions en vue de dynamiser vos Assemblées Générales. 

Commencez par contextualiser votre démarche en expliquant pourquoi proposez-vous ces idées. Allez droit au but et évitez de vous perdre dans les détails. Mettez surtout l'accent sur les résultats et les avantages et retombées positives attendues comme par exemple : 

• Hausse du taux de participation aux Assemblées Générales
• Plus de transparence et une meilleure communication des actualités et décisions
• Un meilleur engagement des membres dans les activités de l'association… 

3. Définissez les éléments pour la prochaine assemblée générale en équipe 

Travaillez en équipe pour définir les détails importants de votre prochaine assemblée générale. Commencez par définir une date qui convient à tous, décidez du mode de participation (en personne, en ligne ou hybride), élaborez un ordre du jour détaillé et répartissez les rôles et responsabilités entre les membres de l'équipe.

4. Préparez des communications percutantes d'invitation et anticipez la communication post-AG 

Accordez une attention particulière à la préparation des communications pour inviter les membres à l'assemblée générale.

Adoptez des outils qui vous aident dans la création de contenu pour concevoir des invitations attrayantes et efficaces, par exemple : 

• ChatGPT peut vous aider à rédiger votre communication, à optimiser et corriger votre texte
• Créez des visuels captivants facilement avec Canva, Figma ou encore Unsplash 

Anticipez également la communication après l'assemblée en préparant des messages de suivi et de remerciements! 

Enregistrement de notre webinaire 

Pour plus de conseils et d'astuces, nous vous invitons à visionner l'enregistrement de notre webinaire gratuit à ce sujet. Pour voir la vidéo et recevoir le support de présentation et les différents outils présentés durant le webinaire, inscrivez-vous ici:

Voir l'enregistrement

En conclusion, le numérique est votre meilleur allié pour susciter de l'engagement lors de votre assemblée générale. En utilisant des outils numériques comme Yapla pour promouvoir votre AG et AG-CONNECT pour gérer les pouvoirs, accélérer les votes, rendre les résultats lisibles et renforcer la qualité de votre gouvernance, vous pouvez créer une expérience dynamique et engageante pour tous les participants! 

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Solène, chargée marketing