Manifestations et fêtes associatives sur la voie publique : 6 choses à ne pas oublier

Pour de nombreuses associations, le mois de septembre est synonyme de rentrée et de reprise des activités. Certaines sont même très probablement déjà lancées dans les préparatifs des événements associatifs de rentrée et du reste de l’année ! Quand on organise un événement pour son association, la liste des choses à penser est souvent très longue, pour autant, cela ne doit pas nous faire oublier nos bonnes pratiques habituelles en termes de sécurité !

La grande majorité des fêtes et manifestations associatives se déroule sans heurt et laisse de beaux souvenirs tant aux organisateurs qu’aux participants. Pour autant s’il devait survenir un accident, on chercherait forcément des responsables et ils peuvent être multiples : votre association en tant qu’organisateur, le maire en qualité d’autorité de police et, d'une manière générale, toutes les personnes en cause dans le dit accident (bénévoles, spectateurs, participants...).

Afin de réduire au maximum ces risques d’accidents, nous vous proposons six règles d’or, issues de l’expérience des assurés de notre partenaire SMACL Assurances, pour organiser au mieux vos prochains événements ! 
 

1. Faire de la sécurité, une priorité 

Pour assurer la sécurité de votre événement associatif, il est essentiel de veiller aux

• respect des procédures : effectuer toutes les demandes d’autorisation…
• normes de sécurité : limiter le risque incendie, éviter les bricolages électriques…
• obliga­tions légales et réglementaires lors de l’installation de tentes, gradins, scènes, etc. 

Si les consignes de sécurité ne sont pas respectées, ou si les conditions clima­tiques sont défavorables, vous ne devrez pas hésiter, en tant qu’organisateur, à annuler une manifestation.

Il faut également admettre que la sécurité a un coût que vous devez intégrer dans le budget prévisionnel de votre manifestation.

Retrouvez davantage d’informations et de conseils sur comment gérer la sûreté et la sécurité des événements avec ce référentiel du gouvernement. 

2. Communiquer les règles de sécurité aux participants de votre évènement

Que ce soient les bénévoles, spectateurs, ou vous en tant qu’organisateur, tous les ac­teurs doivent être sensibilisés aux consignes de sécurité. La communication des consignes de sécurité en amont et pendant l’événement est primordiale. Pensez à anticiper les éventuels panneaux de signalisation de sécurité 

Pour sensibiliser au mieux vos participants, pensez à communiquer les règles de sécurité en amont de votre événement ! Pour ce faire, vous pouvez par exemple faire un email général quelques jours avant l’événement qui rappelle toutes les consignes à respecter. 

Vous utilisez une billetterie en ligne comme Yapla pour vos événements associatifs ? Facilitez-vous la vie et utilisez des communications automatiques. De cette façon, d’une pierre deux coups en quelques clics, vous assurez que tous vos participants recevront un email de sensibilisation et de rappel de l’événement, à la date de votre choix.

3. Se renseigner sur le programme des manifestations

Il est nécessaire de s’intéresser à toutes les manifestations organisées sur le territoire communal afin d’éviter toute négligence. Une manifestation qui aurait lieu sur un site proche géographiquement pourrait engager votre responsabilité. Nous vous invitons donc à porter une atten­tion particulière aux évènements tels que les rave-parties, feux d’artifice...

4. Rédiger des conventions et les relire avec attention

Les paroles s’envolent, les écrits restent ! Vos conven­tions avec vos prestataires doivent être rédigées avec attention mais également signées. Elles ont pour but de définir les obligations de chacune des parties qui méritent d’être bien étudiées. Il en est de même des clauses relatives aux responsabilités et aux règles de sécurité.

5. Fermer la route à la circulation

En cas d’occupation de la voie publique, la circulation doit être fermée. Il suffit pour cela de demander un arrêté d’interdiction, et le communiquer aux forces de l'ordre le plus en amont possible de la manifestation. Cette quatrième règle doit s’accompagner, sur le terrain, en amont et au moment de la manifestation, de la pose d’une signalétique adaptée : barrières, panneaux, etc.

6. Vérifier que tous les acteurs soient assurés

La cinquième règle d’or, primordiale, consiste en la nécessité de vérifier que tous les acteurs de la manifestation soient bien assurés. À commencer par votre association ! Soyez vigilant concernant les exclusions de garantie de votre contrat d’assurance et la qualité d’assuré, notamment en ce qui concerne les “collabo­rateurs bénévoles”. Dans certains cas, un avenant au contrat sera nécessaire. Concernant les tiers, vous pouvez leur demander une attestation d’assurance auprès de leur assureur.

Article écrit en collaboration avec SMACL Assurances. 

« SMACL Assurances - 141 avenue Salvador-Allende, CS 20000, 79031 NIORT CEDEX 9. Société d’assurance mutuelle à cotisations fixes régie par le Code des assurances RCS Niort n° 301 309 605. Les contrats de SMACL Assurances sont distribués par votre Caisse Régionale de Crédit Agricole, immatriculée auprès de l’ORIAS en qualité de courtier (www.orias.fr). Les mentions de courtier en assurances de votre Caisse sont disponibles sur https://www.credit-agricole.fr/mentions-courtiers.html ou dans votre agence Crédit Agricole. Sous réserve de la disponibilité de cette offre dans votre Caisse Régionale. »

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Solène, chargée marketing